Responsable du service secrétariat et flux

Fondée en 1987 en Suisse, UNILABS est une entreprise leader du diagnostic bénéficiant de plus de 30 ans d’expérience dans le domaine. Notre vaste réseau s’étend sur 14 pays à travers le monde. Depuis notre création, notre objectif est de renforcer le secteur de la santé en fournissant des informations diagnostiques, des preuves basées sur la science et des outils nécessaires pour prendre des décisions de traitement éclairées et adaptées, avec l'ambition de soutenir les professionnels de santé et d'améliorer la vie de milliards de personnes à travers le monde. 

En France, UNILABS bénéficie d’un écosystème intégré composé de 4 modalités, afin d’apporter une réponse adaptée aux besoins en diagnostics en biologie médicale, anatomo-cyto-pathologie, génétique et biologie de la reproduction.  Les 2 300 collaborateurs, dont 250 médecins et pharmaciens, répartis sur plus de 160 sites et 24 plateaux techniques à travers le territoire, adressent plus de 7 millions de patients chaque année. Les équipes se mobilisent au quotidien pour apporter aux patients et aux professionnels de santé le meilleur service d’analyse. Centre d’excellence en biologie de la reproduction, UNILABS accompagne 5000 couples chaque année dans leur projet de parentalité, à la fois leader français du traitement de la fertilité et l’un des rares laboratoires français à être certifié pour réaliser le diagnostic prédictif de la trisomie 21. 

Avec plus de 25 millions d’analyses effectuées par an, UNILABS France contribue directement à améliorer et sauver des vies, en apportant des réponses concrètes et opérationnelles aux patients et aux professionnels de santé : cette culture s’exprime à travers un mantra ouvert sur les autres qui incarne et résume les valeurs d’Unilabs : Le CARE BIG. 

Praxea est un établissement privé de santé à taille humaine spécialisé dans le secteur de l'ACP. Il analyse plus de 10 000 prélèvements d'anatomie et cytologie pathogiques / mois dans des spécialités riches et variées (gastro, gynéco, uro, digestif, pneumo…).

Praxea s’engage pour une politique d’inclusion et tous les postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.

Rattaché(e) à la Directrice d'exploitation, vous devez planifier, organiser et piloter les activités des secrétariats médicaux en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies. 

Vous supervisez les organisations et les ressources allouées aux activités des secrétariats médicaux, et vous relayez et pilotez les projets liés à la profession.

Vous aurez pour principales missions :

• Recrutement, des secrétaires médicales ; intégration des agents avec suivi en lien avec la référente du secteur

• Responsable des 4 secteurs du secrétariat : FRONT - BACK - EX-CHANGE - FRAPPE

• Management de proximité : animation, coordination du collectif

  • challenger, suivre, poser un cadre, informer, communiquer, participer et organiser des réunions de service, créer et conduire des groupes de travail pour échanges de pratique…;

• Formation des secrétaires médicales et réalisation des entretiens annuels et professionnels ;

• Déploiement de la polyvalence et maintien des compétences ;

• Rédaction de procédures et instructions pour faciliter la montée en compétences des équipes ;

• Déléguer et organiser ses missions quotidiennes ;

• Gestion des plannings et de l’absentéisme des secrétariats médicaux en lien avec les services concernés ;

• Organisation, coordination et supervision des projets et des missions relevant des secrétariats médicaux ;

• Réalisation de contrôles, d’audits organisationnels des secrétariats médicaux et propositions d’actions d’amélioration ;

• Responsable de la relation médicale avec les médecins pathologistes sur place ;

• Responsable de la relation médicale avec les praticiens externes ; de la transmission des résultats en lien avec le service informatique ;

• Interaction et création des comptes bio serveurs des praticiens ;

• Référent(e) du logiciel informatique métier, actuellement TD HC (veille et formation des secrétaires, harmonisation des pratiques et d’utilisation de l’outil, process);

• Participation à des groupes de travail institutionnels, déploiement d’outils et de procédures ;

• Reporting à la Direction.

Vous justifiez impérativement d'une première expérience supérieure de 5-10 ans, dans une fonction similaire (établissement privé ou public) avec un management d'équipe d'environ 10 personnes et avez attitude positive avec un esprit "can-do".

Une connaissance en tant qu'administrateur Bioserveur serait un atout.

Votre sens du service, votre enthousiasme et votre rigueur sont les conditions d’une parfaite intégration au sein de notre établissement. Vous appréciez le travail en équipe et avez un bon sens du relationnel.

Confronté(e) à des contextes parfois difficiles, vous savez faire preuve d’adaptation et garder la maitrise de la situation dans un environnement dynamique.

L’établissement s’engage à accompagner ses collaborateurs dans les meilleures conditions possibles et assurer leur sécurité dans le cadre de leur activité.