Responsable événementiel Héméra Jourdan H/F

Fondé en 2016 par des entrepreneurs bordelais, Héméra propose des lieux et des services innovants pour les entreprises et les professionnel.le.s. Nous transformons et exploitons des espaces multi-activités (coworking, événementiel, restauration) dans des lieux uniques et iconiques en Nouvelle-Aquitaine.

Nous exploitons actuellement quatre espaces à Bordeaux, deux à Limoges, un à Agen et un à Belvès dans le Périgord. Ces espaces représentent une surface totale de plus de 10 500 m2 et regroupent une communauté de 1 200 coworkers, principalement des entrepreneur.es et leurs équipes, ainsi qu’un certain nombre d’indépendants et de salariés détachés. Notre ambition est de continuer à nous développer en Nouvelle Aquitaine, nous ouvrons ainsi un espace à Biarritz en juin 2025, puis un espace à Cognac début 2026.

Nous recherchons un.e responsable d’événementiel et exploitation pour notre espace Héméra Jourdan à Limoges.

Construit dans les années 1860, à l'emplacement de l'ancienne abbaye de Saint-Martin des Feuillants, ce bâtiment était l’Hôtel de commandement des armées. Après 10 années d’inoccupation, nous l’avons réhabilité en 2021 pour le transformer en espace de coworking, de réunions et d’événements avec une partie café ouverte au public.

Depuis juin 2022, nous y proposons 122 postes de travail en bureaux privatifs et en espaces ouverts dans le bâtiment principal de 1000 m2. Les bâtiments annexes d’une surface totale de 600 m2 sont loués en baux 3-6-9. Un parc arboré de 6 000m2 , accessible aux usagers des lieux, vient compléter cet ensemble.

Le/la futur.e Responsable événementiel d’Héméra Jourdan exercera des missions variées et riches comprenant quatre volets : la commercialisation et la production événementielle, la gestion opérationnelle et technique du site d’Héméra Jourdan, la gestion administrative, l’accueil et l’animation du site.

Événementiel : commercialisation et organisation opérationnelle

• Commercialiser les espaces de réunion et de réception :

  • réponse aux demandes entrantes (prise de brief, envoi de devis, relance)

  • assurer la visibilité des espaces événementiels Héméra (prospection commerciale, référencement sur les plateformes dédiées, etc.)

• Organiser les événements :

  • Sélectionner en amont et coordonner le jour J les prestataires externes (traiteur et autres fournisseurs)  

  • Assurer les visites de repérage avec les clients et prestataires

  • Mettre en place les espaces privatisés et accueillir les clients

  • Être garant de la qualité d’exécution de la prestation et s’assurer de la satisfaction client

• Créer des événements propres à Héméra, générateur de chiffre d’affaires dans nos espaces Jourdan (incluant le Parc) et Isly

• Réaliser la facturation client : émission des factures et suivi des paiements
  

Gestion opérationnelle et technique de Héméra Jourdan

• Etre garant.e de la tenue et de la propreté des lieux et du bon fonctionnement technique du site ainsi que du parc

• Suivre et gérer les demandes clients et les remontées d’incidents techniques

• Coordonner l’ensemble des prestataires extérieurs intervenant sur le site

• Initier et superviser les travaux de réparation, de remise en état ou de remplacement de matériel défectueux

• Gérer le renouvellement de mobilier et améliorer la décoration des espaces

• Approvisionner en consommables et suivre les stocks

• S’assurer de la sécurité des lieux et du bon fonctionnement des outils d’interventions

• Mettre à jour la signalétique
  

Gestion administrative

• Mettre à jour régulièrement nos outils de gestion

• Gestion du petit administratif du lieu

• Gérer le courrier (dont les contrats de domiciliation) et les colis entrants

• Procéder au paiement des factures fournisseurs

• Réaliser les reporting auprès de l’équipe permettant le suivi des objectifs qualitatifs et quantitatifs fixés en amont

• Fournir du contenu et des informations à l’équipe Héméra pour contribuer à la visibilité et à la notoriété de l’espace
  

Accueil et animation d’Héméra Jourdan

• En binôme avec le/a futur.e responsable du Café Héméra, assurer l’accueil, renseigner les visiteurs

• Soutenir l’animation et l’organisation des événements pour faciliter les rencontres et les échanges entre occupants

• Mettre en place les actions de communication sur le site

• Veiller au bien-être des coworkers et de manière générale s’assurer que la convivialité, l’entraide et la bienveillance règnent dans l’espace

• Assurer un service de qualité pour garantir la satisfaction et la fidélisation des clients

De manière générale, être force de proposition sur l’amélioration des processus et la résolution des problèmes rencontrés. La personne recrutée travaillera main dans la main avec l’équipe d’Héméra Limoges et pourra assurer un back up de la / du responsable d’Héméra Isly.

Nous cherchons un profil doté d’un excellent relationnel, fédérateur, faisant preuve d’un grand sens du service et de la clientèle. La personne recrutée devra être polyvalente, organisée/rigoureuse, capable de travailler en autonomie, réactive et très proactive, avec de bonnes compétences en communication, vente et un sens aigu du détail. Une bonne connaissance et utilisation des outils digitaux est nécessaire. Niveau licence minimum requis avec au moins une précédente expérience réussie dans le secteur événementiel.

Si ce qui vous plait c’est de gérer un espace, y accueillir des événements, suivre des demandes clients de A à Z, alors tu es au bon endroit, rejoins l’équipe Héméra !

Salaire : 28k€ - 32k€ selon profil (dont une partie variable)

Travail possible en soirée et le week-end.

Poste basé à Limoges.

Début : mai 2025