Responsable Ressources Humaines

LE GROUPE

Né à Toulouse il y a près de trente ans, le Groupe INSITU s’est imposé comme pionnier et leader du bureau opéré haut de gamme, bien avant que ce modèle ne devienne une évidence. Guidé par la vision de son fondateur Pascal Fenasse, le groupe a bâti sa croissance sur trois convictions : l’excellence du service, la confiance durable et une attention sincère portée à l’humain.

Devenu acteur intégré du bureau opéré haut et très haut de gamme, le Groupe INSITU imagine pour chaque entreprise un cadre de travail qui reflète sa culture, soutient sa performance et valorise ses talents. Inspirée des codes de l’hôtellerie haut de gamme, l’approche du groupe allie qualité de service irréprochable, souplesse contractuelle et efficacité économique, pour faire du bureau un levier de performance durable.

Nos expertises métiers s’organisent autour de 3 verticales :

• INSITU Work & Space : conception et opération d’espaces de travail flexibles et sur mesure, pensés pour conjuguer performance, bien-être et élégance.

• INSITU Work & Design : imagination et réalisation de lieux de travail sur mesure, où le design révèle l’identité et le savoir-faire de chaque entreprise.

• INSITU Work & Food : intégration d’offres de restauration variées directement au sein des entreprises.

RELATION HIERARCHIQUE : Vous êtes rattaché(e) au Président Fondateur / Direction Générale

EXPÉRIENCE : Poste similaire d’au moins 8 ans d’expérience

MISSIONS PRINCIPALE :

Assurer la gestion administrative et opérationnelle des ressources humaines au quotidien. Garantir la conformité légale des procédures, fluidifier le dialogue social et piloter le cycle de vie des collaborateurs (de l'embauche au départ) en étroite collaboration avec le cabinet RH externe.

Dans cette configuration, le rôle est pivot. Vous êtes l'interface directe entre le terrain (salariés), la direction (Président) et l'expertise technique et juridique externe (Cabinet RH).

ACTIVITES DU POSTE :

Responsabilités et activités clés :

A. Gestion de l'Administration du Personnel (Entrées/Sorties)

•Recrutement & Intégration : Rédaction des annonces, tri des CV, conduite des entretiens de premier niveau.

•Contractualisation : Supervise la rédaction des contrats de travail et des avenants, tout en assurant la réalisation des formalités obligatoires (DUE/DPAE). Interface privilégiée avec le cabinet externe pour coordonner l'ensemble des flux d’informations RH.

•Onboarding : Organisation de la formation des nouveaux entrants (parcours d'accueil, présentation de la culture d'entreprise, outils de travail, carte Swile, mutuelle).

•Prépare les éléments pour embauche des salariés

•Gère les dossiers administratifs des salariés entrants ou sortants

•Planifie les visites médicales des salariés

•Assure la gestion administrative de la mutuelle et de la prévoyance

•Offboarding : Gestion administrative des départs (soldes de tout compte, certificats de travail, entretiens de sortie) en collaboration avec le service comptabilité.

B. Gestion de la Paie et des Temps - Formation

•Préparation de la paie : Collecte et transmission des variables (primes, heures supplémentaires, absences) au cabinet RH distant. Dépose feuilles de paie dans coffre-fort sécurisé.

•Contrôle : Vérification des bulletins de paie

•Congés : Suivi et validation des compteurs de congés payés, RTT et autres absences via l'outil interne EURECIA

•Formation : Gestion et suivi administratif. Organisation des sessions et convocation du personnel. Demande de prise en charge des formations auprès des OPCO

C. Gestion Juridique et Sociale

•Discipline et Litiges : Participe au suivi des contentieux RH et suivi des dossiers

•Ruptures de contrat : Pilotage des procédures de licenciement ou ruptures conventionnelles, en sécurisant le cadre juridique avec le cabinet conseil.

•Relations Individuelles : Être l'interlocuteur privilégié des salariés pour toutes leurs questions (droit du travail, mutuelle, prévoyance)

•Diffuse les informations sur les évolutions réglementaires RH si nécessaire

•Responsable de l’affichage (mise en œuvre et suivi) sur les panneaux de communication

•Mise à jour fiches de poste, entretien annuel et professionnel, dossiers du personnel

•Aider à la préparation des élections des représentants du personnel

D. Pilotage et Coordination

•Interface Cabinet RH : Assurer le lien technique quotidien avec le cabinet externe (externalisation de la paie/conseil juridique).

•Validation Direction : Reporting régulier au Président et soumission des décisions stratégiques ou budgétaires à sa validation.

•Mise en place d’indicateurs de performance RH : Analyse et reporting (turnover, absentéisme, coûts de recrutement…)

•Gestion des talents : Fidélisation, motivation, gestion des carrières

•Marque employeur : Valorisation de l’image de l’entreprise pour attirer et retenir les talents

Savoirs / Connaissances :

Savoir-faire :

•Maîtrise du Droit du Travail : Solides connaissances des procédures législatives (ruptures, contrats)

•Maîtrise du process et techniques de recrutement

•Techniques de Paie : Compréhension des mécanismes de calcul (cotisations, plafonds)

•Outils Informatiques : Maîtrise d'un SIRH, Eurécia de préférence et du Pack Office)

•Veille juridique et sociale

Savoir-être :

•Diplomatie & Écoute : Capacité à gérer des situations humaines complexes.

•Rigueur et méthode

•Confidentialité : Discrétion absolue sur les données personnelles et les décisions de direction.

•Autonomie : Capacité à avancer seule sur les dossiers tout en sachant solliciter le cabinet externe au bon moment.