Responsable Scolarité (F/H)

Fondée en 1875, l’Université Catholique de Lille est un établissement pluridisciplinaire unique en France qui fédère 5 Facultés, 18 Écoles, Grandes Écoles et Instituts, avec plus de 43 000 étudiants dans 350 parcours de formation en 2025. L’Université Catholique de Lille intègre également un groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total), et des quartiers d’innovation sociale. Plus grande Université privée associative à but non lucratif de France, elle s’appuie sur des valeurs humaines et chrétiennes qui l'animent depuis l'origine. En lien étroit avec ses partenaires, elle est actrice des transitions du monde contemporain par ses projets de recherche, d’entrepreneuriat, d’inclusion des populations les plus vulnérables et de transition énergétique et sociétale. L’Université est une association reconnue d’utilité publique (labellisée EESPIG et ESPIC). Sans actionnaire, non-lucrative, ses résultats sont 100% réinvestis pour créer ou pérenniser des actions sociales et au service de l’innovation. www.univ-catholille.fr

En chiffres (en 2025)

• 5 Facultés

• 18  Écoles, Grandes Écoles et Instituts

• 43 000 étudiants

• 350 parcours de formation

• 1 groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total)

• 2 quartiers d’innovation sociale

• 15 chaires de recherche

• +580 universités partenaires à l’international

Dans le cadre d’un remplacement, la Faculté de Droit recrute un(e) Responsable Scolarité (F/H). Poste à pourvoir en CDI à temps complet dès que possible, sur notre campus d'Issy-les-Moulineaux.

Le (la) Responsable Scolarité coordonne l’ensemble des missions et actes relevant du domaine de la scolarité pour l’ensemble des étudiants du campus. Il/elle est le garant de la qualité des processus de scolarité des étudiants.

Vous évoluerez au cœur de projets à fort impact humain, en assurant le bon déroulement de la scolarité des étudiants (conjointement avec les responsables pédagogiques), et en encadrant le service de la scolarité.

Vous témoignez aujourd’hui d’une expérience probante de management et coordination d’un service administratif (avec si possible une bonne connaissance de l’enseignement supérieur, ou d’un organisme de formation), d’une capacité à coordonner des activités administratives, et à être une interface opérationnelle entre plusieurs.

Doté(e) d’un esprit analytique, d’une bonne agilité intellectuelle et d'une aisance relationnelle, vous savez évoluer dans des environnements dynamiques et opérationnels. Polyvalent(e), réactif(ve) et persévérant(e), vous disposez des compétences clés nécessaires pour la mise en œuvre opérationnelle de nos programmes de formation. Rejoignez-nous !

Missions

Organisation administrative et logistique

• Superviser la préparation des emplois du temps de chaque année en lien avec les enseignants et les responsables pédagogiques

• Contrôler le bon déroulement des cours et TD

• Participer à l’élaboration du règlement des études, et garantir sa bonne application sur ce campus.

• Participer à la mise en œuvre et le respect de la procédure disciplinaire.

• Garant de l’organisation, et du bon déroulement des examens.

• Mettre en place et superviser l’organisation des jurys semestriels et annuels et/ou des commissions des études.

Relation aux étudiants

• Contact privilégié des étudiants sur toutes questions concernant l’organisation administrative et logistique des études.

Affaires pédagogiques (en relation avec la Direction de l’entité)

• Participer à la préparation et à l’organisation académique et pédagogique de l’année universitaire.

• Préparer le calendrier universitaire, élaborer le calendrier des examens pour l’ensemble des filières.

• Être associé(e) à l’élaboration de nouveaux projets de développement, en fonction des besoins de l’entité et des étudiants.

Relation avec les Enseignants, Enseignants-Chercheurs et Chargés d’enseignement

• Être l’interlocuteur privilégié des assesseurs (membres COMEX), et des enseignants sur les questions administratives et logistiques.

• Organiser l’accueil des nouveaux enseignants, enseignants-chercheurs et chargés d’enseignement.

• Coordonner l’ensemble des enseignements et systèmes d’évaluation.

Management des personnes

• Manager l’équipe du service de scolarité : superviser, déléguer, coordonner, animer, motiver, former, etc.

• Réaliser les entretiens annuels, et émettre des propositions de formations pour le personnel de son service.

• Être force de proposition pour l’amélioration du fonctionnement du service. Participer au recrutement de personnels et stagiaires en fonction des besoins, et assurer la formation des nouvelles recrues.

Suivi et développement des activités du service

• Assurer une bonne coordination et harmonisation des pratiques avec l’équipe scolarité de Lille (déplacement à Lille ponctuels à prévoir).

• Assurer un reporting régulier de ses activités auprès de son supérieur hiérarchique selon une fréquence définie avec ce dernier.

• De manière générale, être force de proposition d’actions et d’amélioration auprès de son supérieur hiérarchique.

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

• Formation de niveau Bac +5 (ou expérience significative) dans le domaine de la gestion administrative et de l'organisation logistique ou expérience professionnelle équivalente, idéalement suivie d’une expérience de 3 à 5 ans dans une fonction similaire ou équivalente et/ou dans le domaine d'activité du service/entité, ainsi qu'une expérience en management d'équipe.

• Intérêt pour le domaine de compétence de la faculté.

• Excellente maîtrise des outils informatiques Word / Excel, Outlook.

• Connaissance d'un ou des logiciels du système informatique du service/entité souhaitée.

• Être à l’aise avec la prise en main de nouveaux logiciels professionnels.

• Maîtriser l’anglais.

• Avoir le sens du relationnel et de la communication, être organisé et rigoureux, dynamique et réactif, avoir l'esprit d'initiative et être force de proposition, avoir l'esprit d'équipe et pouvoir l’insuffler.

Salaire prévu entre 2940€ et 3200€ bruts mensuel