Responsable Scolarité (F/H)

Fondée en 1875, l’Université Catholique de Lille est un établissement pluridisciplinaire unique en France qui fédère 5 Facultés, 18 Écoles, Grandes Écoles et Instituts, avec plus de 43 000 étudiants dans 350 parcours de formation en 2025. L’Université Catholique de Lille intègre également un groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total), et des quartiers d’innovation sociale. Plus grande Université privée associative à but non lucratif de France, elle s’appuie sur des valeurs humaines et chrétiennes qui l'animent depuis l'origine. En lien étroit avec ses partenaires, elle est actrice des transitions du monde contemporain par ses projets de recherche, d’entrepreneuriat, d’inclusion des populations les plus vulnérables et de transition énergétique et sociétale. L’Université est une association reconnue d’utilité publique (labellisée EESPIG et ESPIC). Sans actionnaire, non-lucrative, ses résultats sont 100% réinvestis pour créer ou pérenniser des actions sociales et au service de l’innovation. www.univ-catholille.fr

ESSLIL – École des Sciences de la Société de l'Université Catholique de Lille – propose des formations pluridisciplinaires dans les domaines du travail social, de la sociologie, du management et des transformations sociétales.

Dans un contexte de développement de son offre de formation et d'évolution de son organisation, ESSLIL recherche son ou sa Responsable de scolarité.

Vous aimez manager, organiser, coordonner et accompagner les équipes ? Vous souhaitez mettre vos compétences au service d'un projet éducatif porteur de sens ? Rejoignez-nous !

Rattaché(e) au Secrétariat général, vous assurez le management de l’équipe scolarité (6 personnes), pilotez son activité et veillez à la fiabilité des procédures administratives et académiques.

Vous prenez également en charge la gestion administrative d'une filière de formation, en lien étroit avec son responsable pédagogique.

À l'interface entre les équipes administratives, les responsables pédagogiques, les enseignants, les étudiants et les services transversaux, vous contribuez au bon fonctionnement de l'école et à la qualité du parcours étudiant.

Vos missions

1.    Manager et organiser le service scolarité

• Animer, encadrer et fédérer l'équipe autour d'objectifs partagés.

• Organiser et répartir les activités, définir les priorités et anticiper les périodes de forte activité ;

• Favoriser l'autonomie, la coopération, la polyvalence et le développement des compétences des collaborateurs ;

• Assurer le suivi RH de proximité : organisation du travail, gestion des congés et absences, entretiens annuels et identification des besoins de formation ;

• Veiller à la continuité et à la qualité du service rendu.

2.    Piloter et sécuriser les activités de scolarité

• Superviser l'ensemble des processus de scolarité, de l'admission à la diplomation des étudiants, en garantissant leur fiabilité et leur conformité aux procédures institutionnelles ;

• Assurer directement la gestion administrative d'une filière de formation, en lien avec son responsable pédagogique ;

• Veiller à la bonne organisation des activités de scolarité : inscriptions aux cours, planification, examens, jurys, résultats et suivi administratif dans le respect des règlements des études.

• Coordonner la préparation de l'année universitaire : calendriers, emplois du temps, planification des enseignements et organisation des examens, en lien avec les instances de l’école.

• Élaborer et actualiser les règlements et guides des études, en lien avec la direction et les responsables pédagogiques.

• Coordonner les activités du service avec les responsables pédagogiques et les services transversaux.

• Mettre en place des contrôles et indicateurs de suivi permettant d'anticiper les difficultés.

3.    Faciliter la collaboration et la qualité des relations avec les équipes pédagogiques et transversales

• Travailler en étroite collaboration avec les responsables pédagogiques pour garantir la bonne organisation des formations ;

• Accompagner les évolutions des programmes et des modalités d'évaluation dans leurs dimensions administratives ;

• Assurer la fluidité des échanges entre le service de scolarité, les équipes pédagogiques, la direction et les services transversaux ;

• Veiller à la qualité de l'information et de l'accompagnement des étudiants, identifier les situations particulières susceptibles d'affecter leur scolarité et assurer leur orientation vers les interlocuteurs compétents ;

• Contribuer aux projets de développement et d'ouverture de nouvelles formations.

4.    Accompagner les évolutions et améliorer les pratiques

• Contribuer à la simplification, à la fiabilisation et à l'harmonisation des processus ;

• Formaliser, actualiser et harmoniser les procédures et les outils de suivi du service ;

• Accompagner les évolutions du logiciel de gestion de scolarité et favoriser sa bonne appropriation par les collaborateurs ;

• Participer aux projets transversaux de l’école ;

• Assurer un reporting régulier auprès de la Secrétaire générale et contribuer à la réflexion collective sur l'organisation du service.

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

Votre profil

Titulaire d'une formation supérieure de niveau Bac +3 minimum, ou disposant d'une expérience professionnelle équivalente, vous justifiez d'une expérience significative dans la coordination d'activités administratives, idéalement dans l’enseignement supérieur ou la formation, ainsi que d’une expérience en management d'équipe.

Nous recherchons une personne capable de conjuguer compétences organisationnelles, rigueur administrative et management de proximité, dotée d’un intérêt pour le secteur académique.

Vos compétences et qualités

• Management et leadership : vous savez fédérer une équipe, déléguer, responsabiliser et accompagner le développement des compétences.

• Organisation et pilotage : vous savez structurer l'activité, anticiper les échéances, définir des priorités et prendre des décisions.

• Rigueur et maîtrise des processus : vous êtes capable de comprendre, appliquer et faire appliquer des procédures administratives et réglementaires, tout en garantissant la fiabilité des opérations.

• Maîtrise des outils : vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques et les logiciels de gestion, et savez exploiter des données pour construire des outils de suivi et de reporting.

• Qualités relationnelles : vous faites preuve d'écoute, de diplomatie et d'assertivité, et savez instaurer des relations de travail constructives.

• Autonomie et esprit d'initiative : vous savez analyser les situations, proposer des solutions et solliciter les arbitrages nécessaires.

• Adaptabilité et conduite du changement : vous accompagnez les évolutions des pratiques et de l'organisation avec pragmatisme.

Une connaissance des processus de scolarité et du fonctionnement de l'enseignement supérieur constitue un atout.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Un poste associant management d'équipe, pilotage administratif et gestion opérationnelle d'une formation.

• Un rôle central dans le fonctionnement d'une école pluridisciplinaire en développement.

• Des projets variés, pour contribuer concrètement à l'évolution des pratiques et de l'organisation.

• Un environnement collaboratif, en lien étroit avec la direction et les équipes pédagogiques.

• Une mission porteuse de sens, au service des parcours de formation et de la réussite des étudiants.

Ce que nous proposons :

• Rémunération : Entre 35 et 44 KE sur 13 mois

• Carte Titres restaurant EDENRED (valeur de faciale du titre : 10 euros (avec prise en charge de l’employeur à hauteur de 60%)

• Mutuelle/Prévoyance

• Forfait mobilité durable donnant droit au remboursement des frais de transport (sous forme d’abonnement) à hauteur de 75%

• Divers bons cadeaux offerts par le CSE

• Evénements fédérateurs