Secrétaire 50% - F/H

Forum réfugiés-Cosi est une association sans but lucratif, qui
›      accueille, héberge et accompagne les demandeurs d’asile et les réfugiés de toutes origines afin d’accélérer leurs démarches administratives et leur intégration en France,
›      apporte un conseil juridique aux étrangers retenus en centres de rétention administrative,
›      défend et promeut les droits humains et la démocratie dans le monde, en lien avec les associations locales et les pouvoirs publics,
›      gère un centre de documentation et de formation à destination des professionnels des migrations et du grand public,
›      développe des actions de sensibilisation et de plaidoyer pour faire progresser le droit d’asile.

Au sein d’une structure de premier accueil pour demandeurs d’asile situé à Lyon, sous la responsabilité du chef de service et vous venez compléter le pôle secrétariat existant qui est composée d’une personne à temps plein.

Vous avez pour missions principales l’accueil téléphonique, le traitement du courrier, l’archivage et le classement des dossiers, de la gestion de stock et du suivi administratif et des achats.

Vous vous attachez également à faciliter le travail de tous par une gestion rigoureuse de toutes les informations écrites et orales et vous avez un devoir de confidentialité et de réserve.

Vos missions sont :

• Gérer l’accueil téléphonique : réception/communication des messages,
• Enregistrement des courriers à destination des usagers
• Suivi quotidien des courriers, télécopies et courriels (arrivée et départ),
• Assurer la gestion du matériel : suivi et maintenance de l’équipement du service (copieur, procédure informatique, matériel bureautique …),
• Occasionnellement peut être amené à prendre des notes et/ou des comptes rendus de réunion
• Gestion du planning des RDV,
• Gestion du stock petit matériel et fournitures administratives
• Passer les commandes de fournitures ou de services auprès des différents prestataires
• Classement des fichiers et archivage des dossiers,
• Réalisation des saisies informatiques
• Tenue à jour du répertoire des adresses courantes
• Supervision de l’affichage institutionnels, du service et légal
• Actualisation du fichier des contacts

Rémunération et avantages : Sur la base de la convention collective FEHAP51, salaire brut
annuel entre 10337 et 11061 euros (selon expérience sur poste similaire) incluant une prime
conventionnelle de 5% versée bi-annuellement, mutuelle, CSE (Tickets restaurants, offres
culturelles, etc.).

Horaires de travail : 
Lundi : 13h30 à 17h30 ;
Mardi : 13h30 à 17h30 ;
Mercredi : 8h30 à 12h30
Vendredi : 8h30 à 12h30 puis 13h30 à 15h30. 

Poste à pourvoir : CDI à temps partiel à pourvoir dès que possible

Affectation : SPADA Lyon

• Baccalauréat minimum
• Intérêt pour le secteur social
• Bon relationnel, diplomate et esprit d’équipe
• Maitrise des outils de bureautique notamment Word, Excel et d’un système de base de données
• Très bonnes compétences rédactionnelles
• Rigueur et sens de l’organisation, adaptation aux changements, réactivité
• Maitrise de l’anglais