Secrétaire à la Direction du CCAS

Contexte 

La commune de Saint-Martin-d’Hères est la 2ème ville du département de l’Isère (38 500 habitants). Elle est au cœur du développement de nombreux projets et accueille le Domaine Universitaire avec près de 50 000 étudiants et employés. Ville dynamique, innovante et solidaire, attachée à un service public de qualité, efficiente et ancrée dans la proximité avec les usagers, elle fait partie de l'agglomération de Grenoble Alpes Métropole (près de 450 000 habitants).

Missions de la direction

Le CCAS de la ville de Saint-Martin-d’Hères décline l’ensemble de ses missions en secteurs d’action sociale qui développent leurs interventions en complémentarité et en transversalité, avec une attention particulière pour les personnes en situation de fragilité : l’action sociale gérontologique, le service accueil, aides et accompagnement social et l'action sociale de proximité/développement social proposée au sein des 5 maisons de quartier.

Contexte de la mission

Agent.e du pôle administratif de direction composé de deux rédacteurs assistantes de direction et un adjoint administratif. Ce pôle est chargé de traiter l'ensemble des dossiers administratifs de la Direction du CCAS. Il est également l'interlocuteur administratif des partenaires du CCAS.

Sous la responsabilité hiérarchique directe du rédacteur chargé du suivi de l'administration générale, l'adjoint administratif est amené à être en lien constant avec les chefs de service du CCAS, les différents services de la ville, les partenaires institutionnels ainsi que les candidats dans le cadre des recrutements.

Les missions exercées nécessitent des qualités organisationnelles et de relations humaines.

Secrétariat de l'administration générale du CCAS :

1. Recrutements :

• publication des avis de vacances de poste, recueil des candidatures, organisation des commission d'entretien, envoi des convocations, réponses, suivi du PV et transmission des dossiers.

2. Conseil d'administration :

• mise en signature des décisions, délibérations et suivi des conventions, télétransmission, classement, archivage et publications règlementaires.

3. Secrétariat de l'administration générale :

• Accueil téléphonique de la Direction.

• Traitement du courrier.

• Suivi du courrier électronique, de la boite mail du CCAS, diffusion des informations.

• Suivi des parapheurs.

• Gestion de l'agenda de la Directrice, organisation des réunions internes et/ou avec les partenaires.

• Suivi des arrêts de travail.

• Gestion des ordres de missions.

• Frappe et mise en forme de courriers, comptes rendus, divers documents.

• Organisation de l'accueil de stagiaires et suivi des conventions.

• Gestion du classement et de l'archivage des documents, dossiers papier et numérique

Participation à l'activité générale :

• Participer aux réunions de service, de groupes de travail et à toute activité transversale correspondante.

• Effectuer une polyvalence de service si nécessaire.

Profil recherché

Connaissances

• Techniques de secrétariat

• Environnement territorial de la collectivité

• Environnement de la Fonction publique territoriale

Savoir faire et qualités

• Maîtrise de l'outil informatique

• Utiliser Internet, intranet et une messagerie électronique

• Réactivité, gestion du temps et repérage des priorités

• Méthode et rigueur

• Capacité d'organisation

• Aisance relationnelle

• Discrétion professionnelle

• Sens du travail en équipe

• Esprit d'initiative

• Disponibilité

• Diplomatie

• Autonomie dans les tâches confiées

• Sens des responsabilités et du service public