SECRETAIRE ADMINISTRATIF UNIVERSITAIRE de la Faculté Libre de Lettres

L’Institut Catholique de Toulouse (ICT), établissement d’enseignement supérieur privé d’intérêt général (EESPIG), héritier de l’Université médiévale fondée en 1229, est un lieu d’enseignement et de recherche. Il rayonne aujourd’hui sur les régions Occitanie et Nouvelle Aquitaine. Il est composé de facultés (droit, lettres et sciences humaines, philosophie, théologie et droit canonique), d’écoles et instituts (ESQESE, IERP, ISSR, ISFEC, IULCF, IAMS…) et forme environ 3700 étudiants de la licence au doctorat selon les disciplines, en formation initiale, formation continue.

Nous rejoindre, c’est la garantie d’appartenir à une communauté universitaire prestigieuse et engagée. Notre établissement pluridisciplinaire vous permettra à la fois d’élargir le spectre de vos compétences, et de vous créer un réseau de professionnels étendu.

Sous la responsabilité du Doyen de la Faculté Libre de Lettres, vos missions consistent à :  

Mission 1 : Accueillir, orienter 

Tout au long de l’année, assurer l’accueil téléphonique, physique et mails et être l’interface privilégiée dans la gestion administrative des parties intéressées. Informer, orienter.  

Mission 2 : Inscription et gestion administrative des dossiers 

Gérer les dossiers des candidats, assurer le suivi administratif de l’étudiant tout au long de la scolarité  

Réaliser la procédure d’inscription dans le logiciel de gestion (inscription pédagogique). 

Mission 3 : Planification 

Paramétrer le logiciel de gestion avec l’offre/programmation de formation, saisir les emplois du temps et réserver les salles, communiquer ces emplois du temps aux parties intéressées, gérer les changements tout au long de l’année et communiquer auprès des différents interlocuteurs. 

Mission 4 : Examens 

A partir du calendrier universitaire, gérer l’organisation matérielle des examens, réceptionner les copies d’examens et saisir les notes, préparer les jurys d’examen, les PV de notes, les relevés universitaires et les diplômes.  

Mission 5 : Participer à la communication 

Ce que nous recherchons :

👩🏻🎓EXPERIENCES / QUALIFICATIONS :

· Bac +2 et expérience exigée de 1 à 2 ans dans un établissement d’enseignement supérieur ou organisme de formation  

· Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur et des techniques de secrétariat 

💡LES COMPETENCES/CONNAISSANCES RECHERCHES :

· Maîtrise avancée des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

· Très bonne capacité rédactionnelle et de communication.

✨VOUS ETES ✨ :

✔️Autonome et proactif/ve

✔️ Rigoureux/se et appliqué.e
✔️Doté/e d’une grande discrétion et d’une capacité d’adaptation, vous savez vous organiser pour gérer les priorités
✔️ Vous savez faire preuve d’initiative et d’analyse dans un esprit collaboratif

Ce que nous offrons :

· CDI

·       Salaire mensuel brut entre 1900 et 2000 euros pour un temps plein (selon profil & expérience)

·       18,5 h/semaine

·       Acquisition 1 RTT/mois

·       6 semaines de congés payés

·       Prise en charge à 50% de tous les abonnements transports collectifs

·       Une restauration collective proposant des repas pour moins de 4 € !

·       Des locaux spacieux et rénovés en plein cœur de la ville rose

 Si vous souhaitez rejoindre une équipe investie et motivée n’hésitez plus, postulez !

Prise de poste : Dès que possible