Secrétaire administratif·ve et universitaire

Rejoignez l’Institut Catholique de Toulouse (ICT), université privée d’enseignement supérieur et d’intérêt général (EESPIG), héritière d’une tradition académique commencée en 1229. L’ICT est un lieu où enseignement, recherche et innovation se conjuguent avec des valeurs humanistes et chrétiennes.

Aujourd’hui, l’ICT rayonne sur les régions Occitanie et Nouvelle-Aquitaine et regroupe :

• Des facultés : droit, lettres et sciences humaines, philosophie, théologie et droit canonique

• Des écoles et instituts : ESQESE, IERP, ISSR, ISFEC, IULCF, IAMS…

• Une communauté de 3 700 étudiants, de la licence au doctorat, en formation initiale ou continue

Sous la responsabilité du Directeur de campus et du Doyen de la Faculté, vous assurez les fonctions de secrétaire administrative et universitaire au sein de la Faculté Libre de Lettres et de Sciences Humaines. À ce titre, vos missions sont les suivantes :

Assistance administrative

• Réception, tri et traitement de la correspondance (courriers, courriels) et des appels téléphoniques

• Rédaction, mise en forme et suivi des courriers du Directeur

• Gestion documentaire : classement, archivage, mise à jour des dossiers

• Commandes de matériel et fournitures, suivi des stocks et contrôle des livraisons

• Accompagnement administratif des étudiants, enseignants et intervenants tout au long de l’année

• Gestion des absences, retards, justificatifs, notes, bulletins et attestations étudiantes

• Suivi des surveillants d’évaluations, collecte des sujets, reprographie et transmission des copies

• Pointage de la CVEC et distribution des cartes étudiantes

  Gestion de l’information et suivi des dossiers

• Collecte et analyse des données nécessaires au pilotage de l’activité

• Préparation, suivi et mise à jour des dossiers administratifs et pédagogiques

• Participation aux réunions, conseils de classe et jurys : préparation des ordres du jour et rédaction des comptes rendus

• Suivi des actions décidées et reporting régulier auprès de la direction

• Diffusion des informations pédagogiques auprès des différents publics (étudiants, enseignants, intervenants, parents, équipes internes)

  Organisation et logistique

• Gestion de l’agenda du Directeur et organisation des rendez-vous

• Organisation des déplacements professionnels

• Préparation logistique des réunions et événements institutionnels

• Gestion quotidienne de l’occupation des salles

• Organisation logistique des examens (contrôle continu, partiels, rattrapages)

• Participation à l’organisation des pré-rentrées et rentrées académiques

• Planification des emplois du temps, création des classes et utilisation de l’ERP (Aurion)

  Communication interne et externe

• Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes

• Interface entre le Directeur, les maîtres de conférences et les partenaires

• Apport d’un premier niveau de réponse aux demandes, orientation et transmission ciblée de l’information

Profil et qualifications :

• Formation Bac +2/3 : BTS, DUT ou Licence (assistanat de direction, gestion administrative, gestion PME-PMI)

• Expérience professionnelle d’au moins 5 ans sur un poste d’assistanat de direction ou administratif, idéalement dans l’enseignement supérieur

Compétences clés :

• Bonne connaissance de l’environnement et des enjeux de l’enseignement supérieur privé

• Maîtrise des processus de scolarité : examens, jurys, notes et bulletins

• Respect strict de la confidentialité et gestion sécurisée des données

• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, outils collaboratifs)

• Expérience avec un ERP de scolarité (ex. : Aurion)

• Connaissance des procédures administratives et pédagogiques internes

Qualités recherchées :

• Autonomie et capacité à prioriser les tâches

• Sens élevé de la confidentialité et de la discrétion

• Aisance relationnelle, diplomatie et qualité d’écoute

• Sens du service et esprit collaboratif