Secrétaire Administratif·ve (H/F)

Les Coqs Rouges est une association d’éducation populaire reconnue pour son engagement en faveur de l’inclusion, de la citoyenneté et de la jeunesse. Basée à Bordeaux, elle propose une variété d’activités sportives, culturelles et sociales destinées à tous, avec une attention particulière accordée aux jeunes. Structurée autour de pôles d’activités (jeunesse, sport, culture, événementiel), elle repose sur une gouvernance associative et des équipes salariées dynamiques, engagées dans un projet à fort impact local.

Poste basé à Bordeaux – CDI – Temps plein

Dans le cadre de sa structuration, notre association recherche deux Secrétaires Administratif·ves pour renforcer son équipe. Véritable interface entre les différents publics, les services internes et la direction, vous assurez l’ensemble des tâches administratives courantes et jouez un rôle central dans l’accueil et l'information des usagers.

Rattaché·e à la direction générale, vous intervenez de manière transversale auprès des pôles jeunesse, administratif, culturel et sportif, dans un environnement associatif dynamique.

Vos principales missions :

Accueil et gestion de l'information

• Assurer un accueil physique de qualité auprès des adhérents, parents, visiteurs, partenaires, salariés, intervenants et bénévoles, en incarnant les valeurs d’écoute, de bienveillance et de professionnalisme de l'association.

• Prendre en charge l’accueil téléphonique : filtrage, traitement ou réorientation des appels vers les interlocuteurs compétents, écoute des messages vocaux et transmission rapide des informations pertinentes.

• Répondre avec précision aux demandes d’information formulées par les différents publics (adhésions, inscriptions, fonctionnement des activités, modalités administratives, etc.).

Gestion de la communication électronique

• Traitement quotidien de la messagerie électronique : réponse aux demandes courantes, orientation des courriels vers les services concernés, rédaction de messages clairs et adaptés.

• Envoi de communications groupées (adhérents, salariés, bénévoles, intervenants) avec attention portée à la pertinence et à la clarté des informations diffusées.

Suivi administratif et gestion des adhésions

• Utilisation des logiciels métiers (MonClub, iNoé) pour le traitement des inscriptions, l’édition de factures, l’enregistrement des règlements ou remboursements, et la gestion des données adhérents (exports Excel, mise à jour des dossiers).

• Vérification des dossiers d’adhésion et d’inscription au Pôle Jeunesse (documents justificatifs, règlements, pièces administratives), relances si besoin, et transmission des listes aux services concernés.

• Élaboration de documents administratifs : envoi et réception de courriers, rédaction de lettres à la demande de la direction ou des administrateurs, édition de reçus fiscaux CERFA.

Participation à la vie associative

• Appui logistique et administratif lors des événements associatifs, assemblées générales, réunions du conseil d’administration ou commissions.

• Collaboration avec les équipes internes, les bénévoles, les intervenants et les partenaires institutionnels.

Les Horaires :

• du lundi au vendredi de 9h30 à 12h30 et de 13h30/14h à 17h30/18h

Convention Collective nationale du sport : IDCC n°2511

Processus de recrutement :

• Envoi d’un CV et d’une lettre de motivation

• Entretien téléphonique

• Contrôle de références si sélectionné(e) pour la phase finale

• Entretien en présentiel avec la direction et la présidence.

• Des tests de compétences bureautiques pourront être réalisés

Ce recrutement s’inscrit dans le cadre d'un remplacement. Vous rejoindrez une équipe de 7 personnes investies et pluridisciplinaires. Ce poste, en CDI, a été pensé pour accompagner durablement la structuration de l’association et renforcer sa stabilité organisationnelle.

Expérience & formation

• Expérience significative (minimum 1 an) dans une fonction similaire, idéalement au sein d’une structure associative.

• Formation administrative ou secrétariat appréciée.

Compétences professionnelles

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des messageries électroniques

• Aisance rédactionnelle avec une orthographe irréprochable

• Capacité à hiérarchiser les priorités, gérer les urgences et faire preuve d’autonomie

• Connaissance du fonctionnement d’une association valorisée : gouvernance, bénévolat, relations adhérents

Qualités personnelles attendues

• Sens de l’accueil, diplomatie et courtoisie

• Rigueur, ponctualité, fiabilité

• Réactivité, esprit d’initiative, adaptabilité

• Bon relationnel, esprit d’équipe et sens du service