Secrétaire administrative et universitaire (F/H) – Temps partiel

L’Institut Catholique de Toulouse (ICT), établissement d’enseignement supérieur privé d’intérêt général (EESPIG), héritier de l’Université médiévale fondée en 1229, est un lieu d’enseignement et de recherche. Il rayonne aujourd’hui sur les régions Occitanie et Nouvelle Aquitaine. Il est composé de facultés (droit, lettres et sciences humaines, philosophie, théologie et droit canonique), d’écoles et instituts (ESQESE, IERP, ISSR, ISFEC, IULCF, IAMS…) et forme environ 3700 étudiants de la licence au doctorat selon les disciplines, en formation initiale, formation continue.

Nous rejoindre, c’est la garantie d’appartenir à une communauté universitaire prestigieuse et engagée. Notre établissement pluridisciplinaire vous permettra à la fois d’élargir le spectre de vos compétences, et de vous créer un réseau de professionnels étendu.

Sous la responsabilité du Doyen de la faculté, vous assurez un rôle central dans l’accompagnement administratif des étudiants et dans le suivi de la gestion des formations.

Vous intervenez sur l’ensemble du parcours étudiant, de l’accueil et l’information des candidats jusqu’au suivi administratif de leur scolarité. Vous contribuez également à l’organisation des enseignements, au paramétrage des formations et à la préparation des examens, en lien avec les différents interlocuteurs internes et les enseignants.

Dans un environnement universitaire, vous participez à la qualité du service rendu aux étudiants en garantissant la fiabilité des informations transmises, le respect des procédures et le suivi des échéances administratives.

Assurer l’accueil et l’accompagnement des étudiants

• Assurer l’accueil téléphonique, physique et par mail des étudiants et des candidats.

• Identifier les demandes et orienter les interlocuteurs vers les services ou personnes compétentes.

• Présenter et diffuser les informations relatives aux programmes de formation.

• Apporter une réponse personnalisée aux étudiants en recherchant les informations nécessaires et en assurant un suivi adapté.

Gérer les inscriptions et le suivi administratif des dossiers étudiants

• Constituer, gérer et suivre les dossiers administratifs des candidats et des étudiants.

• Assurer le suivi administratif du parcours étudiant tout au long de la scolarité (diplomation, dossiers d’aides sociales, transferts de dossiers…).

• Réaliser les inscriptions pédagogiques dans le logiciel de gestion Aurion.

• Assurer l’impression et le suivi des cartes étudiantes.

• Effectuer la facturation et assurer le suivi des règlements.

• Rédiger les courriers administratifs courants.

• Garantir la fiabilité et la mise à jour des données administratives.

Participer à la gestion et à la planification des formations

• Paramétrer l’offre de formation et les programmes dans le logiciel de gestion Aurion à partir des éléments transmis par le Directeur d’études.

• Assurer l’affectation des tarifs aux cours proposés.

• Participer au suivi et au développement de la mise en ligne des cours à distance sur Moodle en lien avec le Directeur de cycle.

• Gérer les évolutions et changements intervenant en cours d’année.

• Assurer la communication des informations auprès des étudiants, enseignants et interlocuteurs concernés.

• Veiller au respect des calendriers et des échéances de formation.

Organiser et assurer le suivi des examens

• Participer à l’organisation matérielle des examens à partir des calendriers universitaires.

• Coordonner les échanges avec les enseignants concernant les dates, modalités d’évaluation et besoins spécifiques.

• Planifier les soutenances et les différentes échéances d’examens.

• Préparer les documents nécessaires aux évaluations (fiches d’évaluation, tableaux récapitulatifs des notes).

• Transmettre aux enseignants les informations relatives aux convocations et aux modalités de passage.

• Réceptionner les résultats d’examens et assurer la saisie des notes dans Aurion.

• Classer et archiver les documents relatifs aux évaluations.

• Préparer les conseils d’études et éditer les bilans de notes.

• Assurer l’envoi des bilans aux étudiants.

• Enregistrer les diplômes dans Aurion.

Expériences / Qualifications

• Formation de niveau Bac à Bac +2 dans le domaine administratif, gestion ou secrétariat (BTS Gestion de la PME, BTS Support à l’Action Managériale, ou équivalent).

• Une première expérience réussie sur un poste administratif, idéalement dans un environnement universitaire, scolaire ou de formation, serait appréciée.

Compétences / Connaissances recherchées

• Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative.

• Capacité à appliquer des procédures et des règles avec rigueur.

• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).

• Capacité à prendre en main un logiciel de gestion (la connaissance d’Aurion serait appréciée).

• Capacité à organiser et planifier son activité en respectant les délais.

• Aptitude à assurer le suivi complet des dossiers jusqu’à leur finalisation.

• Capacité à rechercher, analyser et transmettre une information fiable.

• Une connaissance du milieu ecclésial serait appréciée.

Qualités recherchées

• Sens du relationnel et qualité de communication.

• Sens de l’accueil et du service auprès des étudiants et des différents interlocuteurs.

• Rigueur, fiabilité et organisation.

• Discrétion et respect de la confidentialité.

• Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec différents interlocuteurs.

• Réactivité et capacité à gérer les priorités.

• Capacité d’adaptation face aux situations variées.

• Autonomie et capacité à rendre compte de son activité.

• Intégrité et sens des responsabilités.