Secrétaire administrative et universitaire

L’Institut Catholique de Toulouse (ICT), établissement d’enseignement supérieur privé d’intérêt général (EESPIG), héritier de l’Université médiévale fondée en 1229, est un lieu d’enseignement et de recherche. Il rayonne aujourd’hui sur les régions Occitanie et Nouvelle Aquitaine. Il est composé de facultés (droit, lettres et sciences humaines, philosophie, théologie et droit canonique), d’écoles et instituts (ESQESE, IERP, ISSR, ISFEC, IULCF, IAMS…) et forme environ 3700 étudiants de la licence au doctorat selon les disciplines, en formation initiale, formation continue.

Nous rejoindre, c’est la garantie d’appartenir à une communauté universitaire prestigieuse et engagée. Notre établissement pluridisciplinaire vous permettra à la fois d’élargir le spectre de vos compétences, et de vous créer un réseau de professionnels étendu.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec les directeurs des études, les enseignants et les étudiants afin de contribuer au bon déroulement des programmes et d’en faciliter l’organisation au quotidien.

Véritable pivot de la vie universitaire, vous jouez un rôle clé dans la coordination administrative, pédagogique et logistique de l’établissement.

Assistance administrative et suivi des étudiants

• Réceptionner, trier et traiter les correspondances (courriers et e-mails) avec professionnalisme et discernement, ainsi que gérer les appels téléphoniques

• Assurer la gestion documentaire : collecte, traitement, classement, archivage et mise à jour des informations

• Accompagner les étudiants, enseignants et intervenants tout au long de l’année universitaire

• Gérer les notes, bulletins universitaires et diverses attestations étudiantes

• Organiser la collecte des sujets, la reprographie et la transmission des copies aux enseignants pour correction

• Assurer le pointage de la CVEC

• Établir et distribuer les cartes étudiantes

Gestion de l’information et suivi des dossiers

• Collecter et analyser les données nécessaires à la prise de décision

• Assurer la préparation, le suivi et la mise à jour des dossiers administratifs et pédagogiques

• Participer à l’élaboration de contenus et assister aux réunions et jurys

• Suivre les actions décidées et en assurer le reporting

• Rendre compte régulièrement de l’avancement des missions, des priorités et des points de vigilance

• Diffuser les informations pédagogiques auprès des étudiants, enseignants, intervenants, parents et de l’équipe administrative

Organisation et logistique

• Réserver les salles de cours et assurer leur bonne attribution

• Organiser la logistique des examens internes (contrôle continu, partiels et rattrapages)

• Planifier les emplois du temps et créer les groupes/classes

• Utiliser et alimenter le logiciel de gestion pédagogique (ERP AURION)

Communication interne et externe

• Accueillir et orienter les différents interlocuteurs internes et externes

• Assurer un premier niveau de réponse aux demandes et rediriger si nécessaire vers les bons interlocuteurs

• Garantir la fluidité de la circulation de l’information au sein de l’établissement

Expériences / Qualifications

• Diplôme de niveau Bac +2 minimum en secrétariat, assistanat de direction, gestion administrative, gestion des organisations ou domaine équivalent

• Une première expérience sur un poste administratif est souhaitée, idéalement dans un environnement universitaire, scolaire ou de formation

Compétences / Connaissances recherchées

• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, Outlook)

• Aisance avec les outils numériques et logiciels de gestion (ERP, idéalement AURION)

• Excellentes capacités rédactionnelles et très bonne maîtrise de l’orthographe

• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais

• Bonne compréhension des processus administratifs et pédagogiques

• Rigueur dans le suivi et la gestion des dossiers

• Sens de l’organisation et de la priorisation des missions

Qualités recherchées

• Sens du service, de l’accueil et du relationnel

• Discrétion absolue et respect strict de la confidentialité

• Réactivité, adaptabilité et gestion du stress, notamment en période de forte activité

• Esprit d’équipe et capacité à travailler en collaboration avec différents interlocuteurs

• Autonomie, sens des responsabilités et esprit d’initiative

• Dynamisme, implication et professionnalisme au quotidien

• Aisance relationnelle avec des publics variés (étudiants, enseignants, direction, intervenants externes)

Les candidatures sont à déposer au plus tard le vendredi 17 juillet 2026.

Le poste est à pourvoir avec une prise de poste prévue le 26 août.