Secrétaire administrative (H/F)

Vous intervenez principalement au sein du Dispositif Protection de l’Enfance, Hébergements Diversifiés et Placement Familial « Les Chenevières » du Pôle Social de l’Acodège qui regroupe plusieurs services intervenant dans le champ de la protection de l’enfance :

Les unités d’hébergement collectif CAP-ENVOL : Ils accueillent et accompagnent les enfants et adolescents présentant des difficultés sociales âgés de 11 à 16 ans.

Leur mission est « d’apporter aux mineurs ou jeunes majeurs, en situation de danger avéré ou de risque de danger, l’accompagnement éducatif, la protection, la sécurité, l’aide psychologique et les conditions d’éducation et de développement physique, affectif, intellectuel et sociaux auxquels ils ont droit ».

Le service « Les Appart’-SAEHD » : Il prend en charge 45 jeunes adolescents âgés de 15 à 19 ans en offrant un panel d’hébergements diversifiés (Appartements semi-collectifs, studios rue Devosges, quartier intergénérationnel Atout’âge, Résidences ADOMA, ALIS…).

Sa mission est « d’apporter aux mineurs ou jeunes majeurs, en situation de danger avéré ou de risque de danger, l’accompagnement éducatif, la protection, la sécurité, l’aide psychologique et les conditions d’éducation et de développement physique, affectif, intellectuel et sociaux auxquels ils ont droit ».

Le Service d’Accueil Familial (SAF) : Il accueille et accompagne les enfants et adolescents présentant des difficultés sociales âgés de 0 à 18 ans qu’il confie à une équipe d’assistants familiaux domiciliés sur l’ensemble du département de la Côte-d’Or.

Sa mission est « d’apporter aux mineurs ou jeunes majeurs, en situation de danger avéré ou de risque de danger, l’accompagnement éducatif, la protection, la sécurité, l’aide psychologique et les conditions d’éducation et de développement physique, affectif, intellectuel et sociaux auxquels ils ont droit ».

Vous intégrez une équipe composée de 6 salariées, au sein d'une organisation comprenant également une équipe de cadres, un directeur adjoint et une directrice. Vous travaillerez en collaboration avec l'ensemble de l'équipe et contribuera pleinement à la dynamique collective de la structure.

Vos missions seront les suivantes:

• Réfèrent du Dossier Usager Informatisé (admissions, éléments administratif, intégration des informations, archivage)

• Gestionnaire de la commande de fourniture bureautique, d'hygiène et d'entretien

• Gestionnaire des sinistres et déclaration à l'assurance

• Mise en forme et envois des écrits du Service d'Accueil Familial

• Binôme avec le/la collègue de l'accueil quand il y a une absence (déplacement à la poste, mise en forme de tous les écrits), CMU, accueil physique et téléphonique...

• Diplôme :Apprécié

• Expérience sur un poste similaire : Apprécié

• Année d’expérience : 2 ans 

• Utilisation du Dossier Dématérialisé de l’Usager nécessaire

• Utilisation du Pack Office nécessaire

Vous disposez des compétences et qualités suivantes :

Savoir être professionnel :

• Rigueur et organisation (savoir gérer les priorités, respecter les délais et assurer un suivi administratif fiable)

• Aisance relationnelle et sens de l'accueil (être à l'écoute, disponible et communiquer avec courtoisie avec les différents interlocuteurs)

• Discrétion et respect de la confidentialité (savoir traiter tes informations sensibles avec professionnalisme et réserve)

Savoir-faire / Compétences :

• Maitrise des outils bureautique (traitement de texte, tableurs, messagerie électroniques et outils de gestion)

• Gestion administrative et documentaire (rédaction et mise en forme de courriers et documents, classement, archivage et suivi des dossiers)

• Accueil et gestion des communications (accueil physique et téléphonique, transmission des informations et orientation des interlocuteurs)