Secrétaire Après-Vente BMW

Présentes en Pays de Savoie depuis 17 ans, nos concessions sont les distributeurs exclusifs des marques BMW, BMW i et MINI. Avec une équipe de 324 collaborateurs, notre groupe familial cultive une identité Premium affirmée tout en maintenant un lien de proximité avec sa clientèle. Explorez ci-dessous les sites implantés en Savoie et en Haute-Savoie en consultant l’ensemble des actualités disponibles sur nos sites web et nos pages Facebook.

Au sein du service Après-Vente BMW de notre concession, vous serez l’interlocuteur(trice) privilégié(e) entre nos clients Premium, nos techniciens et notre équipe administrative. Votre rôle sera essentiel pour garantir une gestion fluide et professionnelle des dossiers techniques et commerciaux, tout en assurant un service client d’excellence.

Vos principales missions consisteront à :

• Gestion des dossiers clients et administratifs : assurer le suivi des interventions réalisées en atelier (révisions, réparations, garanties), rédiger les comptes-rendus techniques et les devis en collaboration avec les mécaniciens, et transmettre les informations nécessaires aux services concernés. Vous serez également en charge de la gestion des dossiers de garantie et des relations avec les assureurs.

• Accueil et relation client : répondre aux appels téléphoniques, orienter les clients vers les bons interlocuteurs, et assurer un suivi personnalisé avant, pendant et après leur passage en atelier. Votre sens du contact et votre écoute seront déterminants pour fidéliser notre clientèle Premium et renforcer leur satisfaction.

• Facturation et encaissement : établir les factures conformément aux prestations réalisées, gérer les paiements (espèces, chèques, cartes bancaires) et assurer le suivi des créances. Vous veillerez à la conformité des documents et à la traçabilité des transactions.

• Planification et coordination : organiser les rendez-vous clients en fonction des disponibilités des techniciens et des priorités, tout en optimisant le planning de l’atelier. Vous serez amené(e) à travailler en étroite collaboration avec les chefs d’atelier et les conseillers de vente pour assurer une rotation fluide des véhicules.

• Gestion des stocks et des commandes : suivre les niveaux de stock des pièces détachées, passer les commandes auprès des fournisseurs et assurer leur réception. Vous participerez également à la mise à jour des fichiers techniques et des bases de données constructeur (BMW, BMW i, MINI).

• Support aux équipes techniques et commerciales : fournir un appui logistique et administratif aux techniciens et aux conseillers de vente, notamment en transmettant les informations techniques ou commerciales nécessaires. Vous serez également en charge de la saisie des données dans les outils informatiques dédiés (logiciels de gestion, CRM, etc.).

Rejoindre notre équipe, c’est évoluer dans un environnement où l’excellence opérationnelle et la satisfaction client sont au cœur de nos priorités. Vous bénéficierez d’un cadre de travail stimulant, d’une formation continue pour maîtriser les outils et processus spécifiques à notre réseau, ainsi que d’une rémunération attractive incluant des avantages liés à notre statut Premium (bonus, participation, etc.).

Pour ce poste de Secrétaire Après-Vente BMW, nous recherchons un(e) professionnel(le) organisé(e), rigoureux(se) et doté(e) d’un excellent relationnel, capable d’évoluer dans un environnement exigeant et orienté client. Votre rôle sera déterminant pour assurer la fluidité des processus administratifs et techniques, tout en garantissant une expérience Premium à notre clientèle.

Vous êtes titulaire d’un BTS ou DUT en secrétariat, gestion administrative ou commerce, idéalement complété par une spécialisation en gestion automobile ou en relation client. Une première expérience en tant que secrétaire, assistante administrative ou dans un service après-vente automobile serait un atout majeur, avec une préférence pour les profils ayant évolué dans un environnement Premium ou constructeur.

Votre profil se caractérise par les compétences et qualités suivantes :

• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques : excellente connaissance des logiciels de traitement de texte (Word, Excel), des outils de gestion (CRM, logiciels de facturation) et des bases de données. Une familiarité avec les systèmes de réservation en ligne ou les plateformes constructeur (BMW, BMW i, MINI) est un plus.

• Rigueur et organisation : capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément tout en respectant les délais et les procédures. Vous faites preuve d’une grande précision dans la rédaction des documents (comptes-rendus, devis, factures) et dans le suivi des informations techniques et administratives.

• Sens du contact et écoute client : aisance relationnelle pour accueillir les clients, répondre à leurs questions et les orienter vers les bons interlocuteurs. Votre discours doit être clair, professionnel et empathique, afin de renforcer la confiance et la fidélisation de notre clientèle Premium.

• Autonomie et polyvalence : capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec les équipes techniques, commerciales et administratives. Vous êtes à l’aise avec les tâches variées (gestion des dossiers, planification, facturation, suivi des stocks) et vous vous adaptez rapidement aux évolutions des processus.

• Respect des normes et des procédures : application stricte des règles de confidentialité, des protocoles de gestion des données clients et des procédures constructeur. Vous êtes attentif(ve) à la conformité des documents et à la traçabilité des transactions.

• Esprit d’équipe et réactivité : collaboration harmonieuse avec les chefs d’atelier, les conseillers de vente et les autres services pour assurer une rotation fluide des véhicules et une satisfaction client optimale. Vous faites preuve de réactivité pour résoudre les problèmes ou répondre aux demandes urgentes.

Vous êtes reconnu(e) pour votre ponctualité, votre présentation soignée et votre capacité à travailler sous pression. Votre passion pour l’automobile et votre sens du service seront des atouts majeurs pour évoluer dans notre environnement Premium. Une expérience en service après-vente ou en concession automobile serait idéale, mais nous encourageons également les profils motivés issus d’autres secteurs à postuler, sous réserve d’une forte orientation client et d’une capacité avérée à gérer des dossiers techniques et administratifs.