Sécretaire / Assistant administratif H/F

« Allier un cadre de vie agréable avec un poste qui correspond à mes envies professionnelles »

POURQUOI VENIR TRAVAILLER AU GRAND ANNECY ?

Le Grand Annecy est une communauté d’agglomération de plus de 213 000 habitants (34 communes), qui assure des compétences variées : développement économique et tourisme, aménagement du territoire, mobilités transport, accompagnement de la transition écologique (air énergie climat), production et distribution de l’eau potable, collecte et valorisation des déchets, gérontologie.

Elle est engagée dans des projets structurants pour son territoire, ses citoyens et ses agents.

LE GRAND ANNECY RECRUTE

Pour sa DIRECTION DES AFFAIRES GÉNÉRALES

UN SECRÉTAIRE / ASSISTANT ADMINISTRATIF (H-F)

Cadre d'emplois des Adjoints Administratifs territoriaux (catégorie C)

Assurer le suivi et la coordination des agendas et secrétariats de la Présidente, des élus et de la Direction des Affaires Générales

Au sein de la direction des affaires générales, en qualité d’assistant de gestion administrative, vous assurez l’organisation de l’agenda de la Présidente, le suivi et la coordination de ses réunions, vous veillez à l’accueil de qualité des invités et partenaires dans le cadre de réunions officielles, et vous êtes en charge du suivi administratif courant (circuit des parapheurs, mise en forme de notes et courriers, préparation des dossiers papiers), et de la gestion de déplacements (réservations train, hôtels, salles de réunions…).

Vos missions

• Organiser, suivre et coordonner les rendez-vous et réunions de plusieurs agendas (Présidente, élus, direction): invitations/convocations, réservations de salles, qualité de l’accueil et convivialité, organisation logistique, préparation des dossiers, organisation des déplacements…

• Réaliser des travaux de secrétariat : prendre des notes, mettre en forme des courriers/comptes rendus/supports de présentation, saisir des données, assurer le suivi de tableaux de bord…

• En l’absence du chef de service « secrétariat général » effectuer les engagements comptables et assurer le suivi comptable des dépenses associées

• Assurer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs internes et externes, analyser les demandes et leur niveau d’urgence ou de priorité, orienter, assurer le suivi des demandes

• Organiser, suivre et diffuser le courrier reçu/produit par la direction et le cabinet (distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents).

Missions annexes

• Organiser le classement et l'archivage de documents.

• Assurer la fonction de « correspondant » des Moyens généraux (interface avec d’autres directions).

Pour des précisions sur le poste, vous pouvez contacter :

Elise ETIENNE, Directrice des affaires générales (04 50 63 48 49) ou la Direction des ressources humaines (04 50 63 48 63)

Profil recherché, osez postuler !

• Vous êtes en possession d’une formation type Bac professionnel dans le domaine du secrétariat ou de la gestion administrative et avez une expérience en secrétariat.

• Vous maîtrisez la prise de notes rapide et les outils bureautiques et pratiquez des logiciels spécialisés (courrier, suivi comptable…)

• Vous êtes capable d’organiser votre travail de façon à pouvoir gérer efficacement plusieurs demandes simultanées, d’identifier et de hiérarchiser les priorités, d’adapter votre planning et votre rythme de travail lorsqu’une tâche urgente le nécessite.

• Vous savez tenir compte des priorités et contraintes permettant d’organiser un agenda complexe et changeant.

• Vous savez accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs.

• Vous filtrez les appels : identifier les interlocuteurs, évaluer l'urgence et l'importance de l'appel et choisir l'attitude adaptée.

• Vous savez vous adapter et travailler avec des partenaires multiples, internes et externes.

• Vous faites preuve d’une grande discrétion

• Vous savez travailler en équipe , avez le sens de l’écoute, et savez prendre le recul nécessaire pour analyser une demande

Rejoignez-nous en qualité d’assistant administratif !