Secrétaire commercial F/H

Notre client est un groupe du secteur automobile. Dans le cadre du développement de ses activités et le renforcement de ses équipes, il recherche un·e Secrétaire commercial·e.

Rattaché·e à la Direction du site, vous avez les missions suivantes :

1- SECRETARIAT 

- Etablir les proforma et propositions commerciales à la demande des vendeurs

- Classer les dossiers des clients après comptabilisation (retour des dossiers du service comptable) 

- Gérer les relations avec la caisse et le service comptable pour les dossiers Véhicules Neufs / Véhicules d'Occasion

2 - ACTION COMMERCIALE 

- Recevoir et accueillir les clients dans la plus grande courtoisie. 

- Etablir le dossier de livraison

- Suivre et mettre à jour informatiquement les fichiers commerciaux : prospects, immatriculation

- Suivre le bon déroulement de la livraison

3 - SUIVI ADMINISTRATIF DES VENTES

- Etablir la « Situation Commerciale » quotidienne ( V.N.) et transmettre au service Import. 

A réception des véhicules, envoyer « l’avis de réception » au service Import. 

Dégagement des L.L.D. 

- Gérer des commandes clients : 

• Réceptionner les bons de commande VN-VO

• Demander l’ouverture de compte au service Comptabilité. 

• Contrôler les prix 

• Valoriser les points vendeurs 

- Règlements : établir un reçu en présence du vendeur quand il s’agit d’espèces, et transmettre des chèques clients VL à la caisse. 

4- LIVRAISON 

- Planifier des rendez-vous livraison, mettre à jour quotidiennement le carnet de RDV livraison. 

- Demander le règlement au client ou confirmer l'acceptation de financement

- Transmettre les règlements à la caisse

- Etablir les factures clients

- Transmettre, chaque début de mois, au secrétariat commercial VN/VO des tableaux mensuels sur les modes de financement

- Enregistrer les commandes et les livraisons

- Mettre à jour les tableaux de bord (livraisons et stocks) 

- Mettre à jour le planning livraison VN/VO par vendeur

- Bloquer toute livraison de VN-VO si le dossier est incomplet, sauf accord du Chef des ventes

5- RELATIONS AVEC LES ORGANISMES EXTERIEURS

- La Préfecture pour les demandes d’immatriculation et cartes grises

S’assurer que les dossiers de demande d’immatriculation sont complets

- Le Trésor Public : s’occuper de l’achat des vignettes

- Les organismes de crédit pour transmission des dossiers, suivi et demandes de dégagement

Remplir le cahier de transmission, pour toute demande de règlement de dossier et s’assurer au préalable que toutes les pièces sont présentes. 

Mettre à jour le tableau de suivi des règlements. 

- Le transitaire pour réceptionner les véhicules et suivre les avaries maritimes en collaboration avec le Directeur de la Concession. 

- Les autres points de dépôts, si besoin, pour réception des véhicules. 

Diplômé·e d'une formation Bac+2/3 MCO, SAM ou GPME, vous avez une première expérience réussie sur un poste équivalent.

Vos atouts pour réussir à ce poste sont les suivants :

- Assiduité, ponctualité, adaptabilité

- Sens de l'accueil

- Rigueur, méthode et efficacité