Secrétaire de Direction F/H

Présente en France depuis 1881, l'Armée du Salut est plus qu’une simple organisation caritative. A travers la Fondation, nous trouvons le prolongement social des valeurs spirituelles et humanistes de l'Armée du Salut. Elle met son engagement et sa compétence au service de tous ceux qui souffrent. Prévention, aide à la réinsertion, secours d'urgence la mission de la Fondation de l'Armée du Salut est globale.

La Fondation Armée du Salut intervient principalement dans le domaine de l’action sociale et médico-sociale, de la protection et l’accompagnement de l’enfance et de l’adolescence, du soin, du handicap ou de la dépendance et du secours/aide alimentaire.
Plus de 200 établissements et services présents dans 11 régions et 2 800 salariés sont au service des personnes fragilisées.

Travailler pour la Fondation de l'Armée du Salut, c'est contribuer à une mission qui a du sens et évoluer dans un environnement où vous pouvez monter en compétences et vous professionnaliser.

Dans le cadre d'un remplacement arrêt maladie, Le Nouvel Horizon vous propose de rejoindre son pôle administratif en qualité de Secrétaire de Direction en Contrat à Durée Déterminée.

PERMIS B exigé

Gestion des dossiers de recrutement

• Création de dossiers papiers et numériques,

• Planification des entretiens d’embauche,

• Enregistrement des comptes-rendus,

Accueil des nouveaux salariés

• Création du compte intranet,

• Prise de rendez-vous à la médecine du travail,

• Rédiger les mails pour annoncer l'arrivée du nouveau salarié,

• Mettre à jour les tableaux de bord,

• Gérer les dossiers d’adhésion mutuelle et de la prévoyance,

• Remettre les clefs et/ou téléphone.

 Organisation de la réunion annuelle d’expression des salariés

• Planification, convocations, suivi des participants

• Diffusion auprès des salariés après réponse de la Direction.

 Gestion des congés et des absences

• Affichage des congés d’été, diffusion des informations.

Organisation des formations

• Réservation des billets de train et hôtel,

• Lien avec les aides comptables par suite des confirmations de paiement,

• Gestion des tableaux de suivi en lien avec la secrétaire et la RRH,

• Distribution des attestations de réalisation.

 Baux glissants

• Centraliser les dossiers,

• Élaborer les contrats de sous-location, rédiger les avenants

• Faire les attestations lors de la remise des clefs,

• Créer les conventions tripartites.

 Gestion des heures de délégations

• Centralisation des fiches, enregistrement, gestion et contrôle sur tableau de suivi,

• Archivage.

 Coordination des réunions CSE/ GRAND CVS

• Convocations, liste d'émargement, préparation des éléments pour la Direction.

Organisation des déplacements des membres de la Direction

Gestion de l’agenda de la Directrice

Notes de service et d’information

• Rédaction et mise en forme, affichage, diffusion auprès des salariés,

• Tri et réactualisation de toutes les notes de service.

Élaboration et gestion de questionnaires satisfaction personnes accompagnées

Organisation des entretiens annuels et professionnels

• Programmation en lien avec les membres de la Direction, convocations, gestion et suivi.

Par ailleurs le descriptif de la fonction peut être modifié par la Directrice de l’Établissement si nécessaire, avec notification écrite, tout en respectant l'essence de la fonction et la qualification.

Autres activités

• Traitement de diverses commandes de la Direction,

• Gestion du courrier, boîte mail générique,

• Collaboration avec les autres pôles et les partenaires extérieurs.

Horaire de travail : du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 13h à 17h

Rémunération suivant convention NEXEM - CHRS

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

• Capacité d’écoute

• Discrétion en toute circonstance

• Rigueur et organisation

• Communication adaptée en fonction de l’interlocuteur

• Utilisation de l’outil informatique (Pack Office)

• Prise d'initiative

• Diplôme : Titulaire d’un BTS, Bac +2

Ces compétences sont votre plus grande force ? Alors ce poste est fait pour vous !

Difficultés et contraintes du poste

• Intégrer les priorités du service et les sollicitations des supérieurs hiérarchiques.

• Respecter les procédures mises en place dans l’établissement.

Ce que nous vous offrons :

• Travailler dans un environnement bienveillant et solidaire

• Faire partie d'une aventure humaine et professionnelle passionnante

• Possibilité de formation et de développement

Prêt(e) à relever le challenge ! Nous vous attendons.