SECRETAIRE DE DIRECTION

OHS de Lorraine, Association à but non lucratif depuis 1920 reconnue d’utilité publique, met tout en œuvre pour assurer une prise en charge de qualité des jeunes enfants, adolescents, adultes et personnes âgées confrontés aux conséquences multiples d’un état de santé déficitaire ou d’une situation sociale devenue contraignante. L’OHS Lorraine emploie 1850 salariés au sein de 55 établissements ou agréments sanitaires, sociaux et médico-sociaux au sein de ses filières Enfance et Handicap, Adultes et Personnes Agées, Sociale.

Au sein de l’établissement La Parenthèse, Village Répit Famille, sous la responsabilité hiérarchique de la Direction, vous organisez et menez un ensemble de missions afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative du nouvel établissement et contribuer à son rayonnement et à son développement sur le territoire.

Vos missions :

• Gestion de l’accueil : réceptionner les appels téléphoniques, accueillir les clients et les orienter

• Gestion administrative : Réceptionner, trier et classer le courrier, suivre des indicateurs d’activité divers,

• Coordination avec les services internes et les partenaires : préparation des éléments administratif relatifs aux Ressources Humaines, aux services financiers et à la qualité

• Coordination des fonctions logistiques avec les prestataires : activités, intervenants extérieurs, commande des repas, suivi des contrats de maintenance et sécurité etc…

• Constitution des dossiers des personnes accueillies au sein du Village, aide financière, PCH, APA, ANCV etc…

• Gestion comptable courante : gestion de la caisse, suivi des factures etc…

Niveau d’études : BTS Assistant de direction, Licence Administration Économique et Sociale (AES) ou diplôme équivalent.

Savoirs

• Connaissance des prestations : Maîtrise des droits des usagers et du cadre réglementaire du secteur.

• Outils bureautiques : Excellente maîtrise de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint).

• Gestion administrative : Maîtrise des procédures de secrétariat de direction.

• Environnement sectoriel : Compréhension des enjeux du médico-social ou de l'hôtellerie (souhaité).

Savoir-faire

• Capacités rédactionnelles : Rédaction de courriers officiels, comptes-rendus et rapports.

• Accueil et relationnel : Aptitude à représenter l'image de la structure auprès des interlocuteurs.

• Organisation : Planification des agendas et gestion des priorités en toute autonomie.

• Méthodologie : Rigueur dans le traitement des dossiers et le suivi administratif.

Savoir-être

• Confidentialité : Respect absolu du secret professionnel et discrétion exemplaire.

• Qualités relationnelles : Sens de l’accueil, diplomatie et empathie.

• Autonomie : Capacité à prendre des initiatives tout en respectant les consignes.

• Rigueur : Précision et fiabilité dans l'exécution des tâches.

Conditions du poste

Rémunération : Selon le profil et l'expérience du candidat.

Cadre conventionnel : Application des dispositions de la Convention Collective rénovée FEHAP du 31 octobre 1951.

Vous souhaitez relever ce défi ?

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