secrétaire de direction

Aujourd’hui présente dans plus de 130 pays dans le monde, l’Armée du Salut est engagée depuis plus de 140 ans dans la lutte contre toutes les exclusions et pour l’intégration de tous dans la société. 

A travers plus de 200 établissements et services, implantés dans 12 régions en France, la Fondation de l'Armée du Salut lutte contre l’exclusion sociale, l’exclusion liée au handicap ou au grand âge et pour l’intégration des plus jeunes dans la société.

Reconnue d'utilité publique, elle vient en aide aux plus fragiles, de la naissance à la fin de vie. Elle agit notamment auprès des jeunes de 3 à 21 ans, des personnes isolées et des familles en difficulté ou sans domicile, des personnes porteuses de handicap handicap et des personnes âgées dépendantes.

Tout ce travail est rendu possible par l’engagement de 3 000 salariés et un vivier de 9 000 bénévoles.

Travailler pour la Fondation de l'Armée du Salut, c'est contribuer à une mission qui a du sens et évoluer dans un environnement où vous pouvez monter en compétences et vous professionnaliser.

MISSIONS

L’assistante RH et de direction est un membre du comité de direction. Elle assure une double mission : anime, organise, et suit la gestion des ressources humaines (gestion des temps de travail, contrôle de gestion social, suivi budgétaire, gestion des carrières, recrutement, santé au travail …), et assiste le directeur dans l’organisation quotidienne de son travail. Elle effectue des reportings réguliers à la direction.

EN TANT QU’ASSISTANTE RESSOURCES HUMAINES

L’Assistant(e) ressources humaines assure un rôle de pivot dans la vie de l’Institution. Elle est située à l’interface entre la direction, les équipes de professionnels et les autres fonctions supports de manière à :

Garantir le respect du cadre réglementaire inhérent au droit du travail, à travers l’élaboration des outils et des processus nécessaires

Participer à l’amélioration des conditions et de l’organisation du travail

Assurer, en concertation avec la direction, la gestion des ressources humaines :

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Contrats de travail

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Création et organisation des dossiers des salariés

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Traitement des variables de paie

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Articulation avec le siège pour l’exécution de la paie

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Relais entre le siège et les salariés : contrats, affiliations mutuelle, arrêts de travail, requêtes spécifiques RH, etc.

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Suivi de la programmation et de la réalisation des congés payés

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Gestion quotidienne des plannings des différents services (CDI, CDD, environ 80 salariés) avec le logiciel OCTIME

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Enregistrement et suivi des arrêts maladie, des accidents du travail et des maladies professionnelles

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Accueil des nouveaux salariés dans le respect de la procédure établie

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Suivi du plan de développement des compétences (organisation des formations, conventionnement avec les organismes, demandes de remboursement OPCO)

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Suivi des procédures spécifiques (inaptitudes, discipline, etc.) en lien avec le service juridique

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Suivi des affichages obligatoires

Sur demande de la direction, concevoir et mettre à jour tout document inhérent à la gestion des ressources humaines (règlement intérieur, livret du salarié, DUERP, etc.)

Construire et alimenter les tableaux de bord destinés à l’analyse des indicateurs RH :

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Tableau des effectifs

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Mouvements de personnels

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Formations

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Données sociales

Préparer les déclarations et les rapports annuels obligatoires des établissements

Nouer des relations qualitatives avec les interlocuteurs du siège, les représentants du personnel, la médecine du travail, la DIRECCTE, le conseil juridique, les organismes sociaux (retraite, mutuelle, prévoyance), etc.

Participer à la démarche qualité en faisant toute proposition visant l’amélioration des outils de gestion des ressources humaines

EN TANT QU’ASSISTANTE DE DIRECTION

Assurer la rédaction, la mise en forme et la diffusion (après validation de la direction) des comptes rendus de réunions, dans le respect des délais impartis

Organiser le classement et l’archivage

Organiser et faciliter la circulation des documents (informations, notes, consignes, etc.) nécessaire au bon fonctionnement de l’établissement

Tenir à jour les différents outils de suivi et les procédures

Préparer les réunions du CSE et du CSSCT (invitations, supports, documents, etc.)

Gérer les candidatures, préparer les entretiens de recrutement

Être force de proposition pour l’amélioration continue des procédures inhérentes aux

salariés

Assurer un relais entre la direction et les salariés

Participer à l’organisation des élections (CSE, CVS)

Mobiliser les autres membres du CODIR dans le cadre des procédures communes (ex. admission d’un nouveau résident)

Profil et compétences spécifiques:

A l’aise dans la relation, il/elle sait accompagner les salariés tout en posant un cadre de travail lui permettant de mener à bien l’ensemble de ses missions. Très organisée, il/elle sait prioriser ses actions et optimiser son temps de travail. il/elle a un bon esprit de synthèse, est très rigoureux-se, et sait faire preuve d’anticipation et d’initiative. il/elle maîtrise la législation sociale, a déjà pratiqué sur le logiciel OCTIME et est très à l’aise avec les outils bureautiques ; il/elle connaît la CCN51.