SECRETAIRE DE MAIRIE EN CDD

Le service Intérim Territorial du CDG31 basé à Labège, recherche pour une collectivité située à 30 kms au sud ouest de Toulouse, un(e) secrétaire de mairie en CDD.

Activités principales

Accueil physique/téléphonique et renseignement de la population

• Accueillir et renseigner le public

• Aider les administrés dans leurs démarches administratives

• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques

Secrétariat du Conseil municipal :

• Etablir et adresser les convocations,

• Rédiger les délibérations,

• Transmettre les actes au contrôle de légalité

Gestion du personnel

• Veiller à la tenue et à la mise à jour du dossier individuel de l’agent

• Assurer le suivi de carrière des agents

• Rédiger les arrêtés et les contrats

• Etablir la paie (calcul, la liquidation, échéancier de la paie, états de fin d’année…)

• Préparer les demandes de saisine de la CAP et du CST

• Assurer la gestion administrative du temps de travail (planning, congés annuels, gestion des absences, Compte épargne temps…)

• Gérer les demandes d’aide sociale (CNAS ….)

• Assurer le suivi des formations et des habilitations (élaboration du plan de formation)

• Conseiller et renseigner les agents sur la carrière

• Diffuser les informations auprès des agents

Préparation et rédaction des documents budgétaires et comptables :

• Réaliser des prévisions budgétaires (masse salariale, formations, coût lié au personnel, montant des investissements…)

• Préparer et suivre l’exécution du budget

• Préparer et suivre les dossiers de subventions

• Suivre les marchés publics

Suivi des dossiers assurance (personne, bâtiments, responsabilité civile)

Accueil et renseignement de la population

Gestion des affaires générales :

• Préparer et mettre en forme les actes administratifs du Maire et les actes d’état civil,

• Organiser les élections et effectuer le suivi des listes électorales

• Enregistrer et suivre les demandes d’urbanisme

• Recensement militaire

Activités annexes

• Rédaction des baux locatifs

• Recensement de la population

• Collecte des données pour le bilan social

• Assurer le suivi des liens avec les structures intercommunales et les partenaires.

Connaissances des domaines de compétences des communes et leur organisation

Connaissances du statut de la Fonction publique territoriale

Maîtrise des règles comptables et budgétaires de la comptabilité publique

Connaissances des règles juridiques d’élaboration des actes administratifs, connaissance des règles des actes d’état civil

Connaissances des procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats

Savoir planifier son travail et gérer les priorités

Respecter les délais réglementaires

Etre en capacité de vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs

Savoir élaborer et suivre un budget, préparer les dossiers de mandatements, des dépenses et recettes, des demandes de subventions et des déclarations financières

Savoir mettre en œuvre les décisions des élus

Qualités rédactionnelles requises

Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel…) et Berger Levrault

Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)

Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d’écoute et de compréhension

Excellentes qualités relationnelles

Autonomie

Qualités organisationnelles

Etre force de proposition