SECRETAIRE (F/H) A LA DIRECTION DE LA COORDINATION DES SOINS & DE LA QUALITE

Les Hôpitaux Civils de Colmar (HCC) constituent l'établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire Centre Alsace. Ses activités sont réparties sur trois sites principaux : Louis Pasteur, Pasteur 2 et le Centre pour Personnes Agées.
Les HCC proposent l'ensemble des disciplines médicales, chirurgicales et psychiatriques d’un établissement de référence, y compris des spécialités rares (neurochirurgie, neuroradiologie,…) : plus de 4000 professionnels y exercent.

 

Ce poste à 50 % est à pourvoir rapidement.

MISSION PRINCIPALE
La secrétaire participe à l’activité de la direction de la coordination des soins en répondant aux objectifs et aux missions qui lui sont attribués. Elle travaille sous la responsabilité directe du Coordonnateur Général des Soins et des Directeurs des Soins. Elle dispose de relations fonctionnelles avec l’ensemble des cadres de santé, de la DRH et des autres Directions.

DESCRIPTIF DES TACHES

• Réaliser l'accueil physique et téléphonique ;
• Gestion des agendas électroniques et boîte mail de la Direction des Soins ;
• Préparation et suivi des rendez-vous : candidats, agents des HCC ;
• Gérer le courrier quotidiennement : réception, tri, classement, mise en forme des réponses ;
• Contribuer à la gestion des recrutements : prise de rendez-vous, préparer les dossiers d’entretien, transmissions

des dossiers retenus à la DRH, classement des non retenus, suivi base de données ;

• Veille des candidatures et des avis de vacances de postes logiciel de recrutement Taleez (suivi, tri, acceptation et refus des candidatures) ;
• Organisation et préparation, suivi mensuel des Journées d’accueil des nouveaux arrivants et formations (C-Page, Cristal Link, EASILY, SRD Restauration, Hygiène) ;
• Création et mise en forme de documents excel, word, powerpoint ;
• Gestion des dossiers et suivi des mouvements du personnel (dispo, congé parental, retraite) ;
• Classement, archivage ;
• Contribuer à la gestion documentaire électronique ;
• Préparation du calendrier annuel des réunions monitrices hôtelières, suivi et mise à jour de la liste des monitrices.

CARACTERISTIQUES DU POSTE

• La Secrétaire est sous la responsabilité directe du Coordonnateur Général et des Directeurs des Soins, elle participe à l’activité de la Direction de la Coordination des Soins en répondant aux objectifs et aux missions qui lui sont attribuées ;
• Elle dispose de relations fonctionnelles avec l’ensemble des Cadres de Santé, de la DRH et des autres Directions.

Horaires et congés : à définir, (25 CA + 2 HAB + 2HS + et 6 jrs de RTT) elle remplace la secrétaire à temps plein.

COMPETENCES REQUISES

• Bonne connaissance de l’établissement et du milieu hospitalier, capacité de travail en équipe pluridisciplinaire ;
• Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power Point) et des logiciels  (C-Page, Coswin, Copilote, Taleez) ;
• Bonnes capacités rédactionnelles ;
• Rigueur, esprit de synthèse ;
• Ouverture d’esprit, sens relationnel, autonomie, confidentialité, discrétion.