SECRETAIRE GENERALE DE MAIRIE EN CDD

Le service Intérim Territorial du CDG31 basé à Labège, recherche pour une collectivité située à 33 kms au sud est de Toulouse, un(e) secrétaire générale de mairie en CDD.

Conseille l'autorité territoriale et met en œuvre les décisions retenues.

Accompagne les services municipaux dans le déploiement des actions.

Assure la sécurité juridique et financière de la commune en contrôlant l’ensemble des actes et des différents projets communaux.

Accueille et renseigne la population.

Management

• Management des services

Développer une culture du service public

Préparer pour le maire la démarche des entretiens annuels et réaliser l’évaluation des agents placés directement sous son autorité

• Recrutement

Concevoir une offre d’emploi attractive au regard des attendus des postes à pourvoir

Identifier les cv au regard des compétences nécessaires à la collectivité (adéquation Homme/Poste)

Participer aux jurys de recrutement

Politiques publiques

• Assistance et conseil auprès de l’autorité territoriale

Accompagner, conseiller et structurer les processus décisionnels

Bâtir une relation de confiance avec le maire

Préparer et assurer le suivi de l’exécution des décisions du maire (préparation, transmission et notification des arrêtés du maire, tenue du registre, …)

Assurer l’organisation des conseils municipaux : définition et diffusion de l’ordre du jour, préparation des dossiers pour les membres du conseil

Participer aux conseils municipaux : intervention lors du conseil municipal pour exposer les dossiers,

Elaborer et mettre en œuvre les décisions du conseil municipal : rédaction et transmission, affichage et notification des délibérations, préparation et diffusion des procès-verbaux, tenue du registre, application des décisions

• Mise en œuvre des projets communaux 

Mettre en place et faire appliquer les projets communaux

Rechercher des informations juridiques, fiscales

Préparer des rapports

Analyser les données

Rechercher les financements : subventions, emprunts, …

Mettre en forme les dossiers

Assurer la coordination entre les différents partenaires

Collaborer et coordonner avec les maîtres d’œuvre et techniciens                      

Finances

• Préparation du budget, élaboration et suivi des procédures :

Préparer le budget et en assurer son suivi

Elaborer les prévisions budgétaires

Rédiger les documents budgétaires (budget, compte administratif, décision modificative, …)

• Gestion de l’exécution budgétaire :

Suivre l’exécution budgétaire : facturation (contrôle, justification, émission des mandats et bordereaux) et recettes (préparation des justificatifs, établissement des titres de recettes et bordereaux)

Rectifier les écarts entre prévisionnel et réalisé

Elaborer les solutions de dématérialisation des dépenses et recettes

• Optimisation des ressources financières :

Rechercher des financements (subventions et autres)

Assurer la mobilisation des subventions et des dotations

Identifier les marges de manœuvre financières et les seuils d’alerte pour la commune

• Planification des investissements :

Réaliser le planning de financement des investissements

Effectuer le suivi financier des investissements

• Gestion de la dette et de la trésorerie :

Analyser les évolutions de la trésorerie

Etudier et sélectionner les propositions bancaires en matière de trésorerie et d’emprunt

Minorer les coûts financiers par une trésorerie minimale et la gestion de l’encours

• Gestion des inventaires

Création des fiches inventaires

Gestion des travaux en cours

Affaires juridiques

• Veille à la sécurité juridique de la commune 

Contrôler la légalité des actes administratifs et juridiques produits par la collectivité

Effectuer une veille juridique et alerter les élus sur les nouvelles mesures législatives qui peuvent impacter la commune

Mettre en œuvre et suivre les affaires juridiques

Gérer et suivre les assurances communales

• Marchés publics

Définir les besoins

Gérer la procédure de mise en concurrence

Collaborer et coordonner avec les maîtres d’œuvre et techniciens

Contrôler l’exécution financière

• Coordination des relations institutionnelles

Identifier et mobiliser les partenaires

 Gestion du personnel

• Gestion des carrières

Rédiger les actes administratifs (arrêtés de nomination, de titularisation, …) et assurer le suivi des dossiers individuels des agents (nomination, avancement, mise à disposition, retraite, …)

Réaliser les procédures RH (entretien professionnel, formation, saisine des instances…)

Etablir et suivre les contrats (remplacement, CAE, …)

• Préparation et réalisation des payes

• Préparation et réalisation des déclarations sociales trimestrielles et annuelles

• Préparation et mise en place du plan de formation

• Gestion du planning des absences (congés annuels, congés maladie, autorisations d’absence, …)

 Gestion des affaires générales

• Préparation et mise en forme des actes administratifs et les actes d’état civil

Rédiger les arrêtés municipaux

Tenir à jour le registre des arrêtés

Enregistrer et rédiger les actes de décès, de naissance, de mariage, de reconnaissance d’enfant antérieure à la naissance

Rédiger les certificats des parrainages civils

Etablir les documents statistiques pour l’INSEE

Délivrer les permis d’inhumer et transports de corps

Tenir à jour des registres d’état civil

• Organisation des élections et suivi des listes électorales

Assurer les inscriptions et radiations des listes électorales

Suivre la révision des listes électorales, mise à jour ou refonte

Etablir et envoyer les cartes d’électeurs

Assurer l’organisation matérielle des élections (bureau de vote, listes d’émargements, procès-verbal, …)

Participer aux opérations de dépouillement et à la communication des résultats

• Mise en œuvre des décisions municipales en matière d’urbanisme

Réceptionner et enregistrer les demandes d’urbanisme

Transmettre les dossiers aux services instructeurs (CCTDL et ABF)

Gérer les délais d’instruction

Traiter les décisions proposées et notifier aux pétitionnaires

Tenir le registre d'urbanisme

Suivre et appliquer le Plan Local d’Urbanisme (PLU)

• Affaires Scolaires

Collaborer avec la directrice et suivi du personnel communal affecté à l’école

Suivi des inscriptions et des effectifs de l’école

Secrétariat du RPI Gibel/Montgeard

• Mise en œuvre de la procédure concernant la divagation des animaux

• Gestion du secrétariat

Maîtriser l’outil informatique

Rédiger et taper le courrier administratif

Frapper le courrier du maire

Préparer les convocations et invitations diverses

Gérer l’agenda du maire

Gérer le classement et de l’archivage

Gérer les de stocks de fournitures et préparation des commandes administratives

Suivre la maintenance et l’entretien des équipements administratifs

 Accueil et renseignement de la population

• Elaborer et animer un dispositif d’accueil de la population

Accueillir les usagers

Réceptionner les appels téléphoniques

Délivrer les actes d’état civil

Enregistrer les PACS

Etablir les demandes d’attestation d’accueil

Enregistrer les déclarations de pertes de documents administratifs

Recenser les jeunes au service national

Réceptionner les objets trouvés

Réceptionner les inscriptions aux manifestations communales (repas des aînés, fête locale, vide grenier, …)

 Gestion des équipements municipaux

• Planifier la gestion des locaux et des équipements

• Suivre et mettre à jour les contrats d’assurance, déclarer les sinistres

 Aide sociale

• Préparer et constituer les dossiers de demande sociale avec le CCAS

• Préparer l’ordre du jour des réunions du CCAS et les délibérations

Expérience confirmée en tant que secrétaire générale de mairie ou dans une fonction équivalente au sein d’une collectivité territoriale.

Maîtrise approfondie des règles de fonctionnement des collectivités territoriales, des procédures administratives, budgétaires et financières.

Excellente connaissance des actes administratifs, de l’état civil, des marchés publics et des règles de droit public.

Expertise en gestion des ressources humaines, paie et déclarations sociales.

Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableurs, logiciels de gestion) et des outils de dématérialisation (ChorusPro, eMagnus ou équivalents).

Sens aigu de l’organisation, rigueur administrative et capacité à gérer des dossiers complexes.

Excellentes qualités relationnelles, sens du dialogue et de la médiation pour assurer l’accueil du public et la coordination avec les élus, les services et les partenaires.

Capacité à travailler en autonomie, à prioriser les missions et à rendre compte avec précision.

Rigueur, discrétion et éthique professionnelle irréprochable.

Capacité à manager une équipe et à conduire des projets transversaux.

Connaissance des enjeux locaux et des politiques publiques territoriales serait un atout supplémentaire.

Logiciel Berger-Levrault

Travail en bureau, déplacements sur le territoire

Horaires pouvant être irréguliers, avec amplitude variable en fonctions des obligations liées à la fonction : disponibilité par rapport aux élus, conseils municipaux, commissions et élections

Pics d’activité liés aux échéances budgétaires et aux projets de la collectivité

Devoir de réserve et sens du service public