Secrétaire (H/F)

Créée en 1967, l’Association d’Entraide et de Reclassement Social, assure l’accueil, l’hébergement, l’accompagnement et l’insertion sociale de personnes en situation d’exclusion. L’AERS se compose d’un siège social qui apporte support et conseil à 3 pôles sociaux et médico-sociaux (Santé-solidarité, Justice, Logement-hébergement) répartis sur le territoire de Montpellier.

L’AERS aujourd’hui, c’est :

• Plus de 80 professionnels qualifiés et pluridisciplinaires qui réalisent les missions confiées dans le respect des cadres fixés par leurs habilitations et agréments ;
• Près de 600 personnes hébergées, soignées et accompagnées chaque année ;
• Près de 2000 mesures par an, confiées par les magistrats du département ;
• Un parc immobilier locatif de plus de 150 logements.

L’AERS recherche pour son Pôle Justice, situé à Montpellier à deux pas du Tribunal Judiciaire, un Secrétaire (H/F), en CDI, à temps complet.

Une période de tuilage est prévue.

Missions principales du poste :

Vous travaillez en proximité et sous l'autorité de la Cheffe de service du Pôle Justice.

Vos principales missions sont :

• Accueil physique et téléphonique
• Gestion des courriers et emails
• Classement / Dématérialisation
• Facturation : saisie et suivi de la facturation du service (via Chorus Pro)
• Correspondance avec avocats, parquet et greffier
• Rédaction, mise en page, édition de documents divers
• Rédaction de comptes rendus de réunion
• Gestion des mandats judiciaires (création des dossier, tenue de tableaux de bords)
• Mise à jour de procédures internes
• Assistance du cadre pour la gestion du planning du service (notamment en cas d'absence imprévue d'un intervenant)

Liste non exhaustive et évolutive en fonction de vos compétences.

Le Pôle Justice de l'AERS :

Le Pôle Justice intervient sur Montpellier à la demande des magistrats, sur mandat judiciaire.

Il met en œuvre :

• Des mesures d’investigation (enquête de personnalité, enquêtes sociales rapides)
• Des mesures d’accompagnement (contrôle judiciaire)
• Des mesures alternatives aux poursuites et complémentaires à la peine (composition pénale et stages judiciaires)

Plus d’infos sur https://aers-asso.fr/pole-justice/

Conditions d'emploi :

• Travail en journée du lundi au vendredi
• Mutuelle d'entreprise prise en charge à 50%
• Rémunération selon profil et expérience
• Participation aux frais de transport en commun pour moitié
• Des congés supplémentaires offerts

• Diplôme de type BTS Assistant de Direction et/ou expérience similaire

• Une expérience dans une structure juridique ou socio-judiciaire serait un plus

• Maîtrise du pack Office :
• Word, notamment publipostage
• Excel niveau avancé : TCD, formules SI, RECHERCHEV
• Outlook : emails et agenda
• Powerpoint

• Sens de la communication adaptée à l'interlocuteur
• Capacité rédactionnelles et de prise de note
• Sens de l’organisation et de la priorisation
• Trier, hiérarchiser et classer les informations
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Travail en équipe et relation partenariale