Secrétaire Hôte d'Accueil (F/H)

Fondée en 1875, l’Université Catholique de Lille est un établissement pluridisciplinaire unique en France qui fédère 5 Facultés, 18 Écoles, Grandes Écoles et Instituts, avec plus de 43 000 étudiants dans 350 parcours de formation en 2025. L’Université Catholique de Lille intègre également un groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total), et des quartiers d’innovation sociale. Plus grande Université privée associative à but non lucratif de France, elle s’appuie sur des valeurs humaines et chrétiennes qui l'animent depuis l'origine. En lien étroit avec ses partenaires, elle est actrice des transitions du monde contemporain par ses projets de recherche, d’entrepreneuriat, d’inclusion des populations les plus vulnérables et de transition énergétique et sociétale. L’Université est une association reconnue d’utilité publique (labellisée EESPIG et ESPIC). Sans actionnaire, non-lucrative, ses résultats sont 100% réinvestis pour créer ou pérenniser des actions sociales et au service de l’innovation. www.univ-catholille.fr

En chiffres (en 2025)

• 5 Facultés

• 18  Écoles, Grandes Écoles et Instituts

• 43 000 étudiants

• 350 parcours de formation

• 1 groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total)

• 2 quartiers d’innovation sociale

• 15 chaires de recherche

• +580 universités partenaires à l’international

La Faculté de Droit/Issy les Moulineaux recrute un(e) Secrétaire Hôte d’Accueil (F/H) en Contrat à Durée Indéterminée.

Premier point de contact physique et téléphonique, vous incarnez l'image de marque de la faculté. Votre rôle est d'accueillir, d'orienter et de renseigner les différents publics (étudiants, parents, intervenants, partenaires) tout en assurant un support logistique et administratif de premier niveau pour le bon fonctionnement du campus.

Accueil et Orientation

• Réception physique : Accueillir les visiteurs (étudiants, enseignants, partenaires), identifier leur demande et les orienter vers les services concernés (Scolarité, Admissions, Pédagogie, Direction, etc.).

• Standard téléphonique : Gérer les appels entrants, traiter les demandes, prendre les messages et transférer les communications.

• Accompagnement étudiants : explication des procédures, renouvellement des cartes étudiantes, orientation sur le campus, réservation de salles d’étude, etc.

 Support Administratif de Premier Niveau

• Gérer des agendas suivant les besoins de l’équipe de direction, assurer les prises de rendez-vous, contrôler les échéances

• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports…), et les diffuser

• Répondre aux demandes d'informations des autres services de la faculté, et de l'extérieur

• Gérer le courrier : réception, distribution, affranchissement.

• Gérer la réception des diplômes : vérification, enregistrement, et distribution.

• Organiser des réunions, et leur logistique (ex : anticiper la création de badge visiteur, accès parking, etc.). Accueil des visiteurs ayant rendez-vous.

• Réserver des salles

• Assurer la gestion de la documentation et des dossiers. En charge du classement et de l’archivage selon les modalités prévues.

• Aide à l'événementiel : Participer à la préparation logistique de certains évènements (ex : examens ou cérémonie de remise de diplômes).

• Saisie des absences d’étudiants (réception des justificatifs, et rôle d’alerte vis-à-vis de l’équipe scolarité)

• Gestion de l'affichage sur le campus

Organisation logistique

• Assurer la gestion logistique des déplacements des équipes : recherche et réservation de billets de train, vols, hôtels.

• Comparaison des prix, demande de devis, contact avec les compagnies aériennes et hôtels. Utilisation des logiciels internes de réservation. Veiller à respecter les règles internes en matière de politique de voyage.

• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative et aux réservations.

• Enregistrer des notes de frais afin de permettre le remboursement de frais professionnels engagés, via l’outil interne dédié. Réaliser l’interface avec la comptabilité : vérifier et transmettre les factures après validation du N+1, dans le respect des procédures établies.

Gestion des commandes et factures

• Assurer la réalisation et le suivi des commandes de matériels nécessaires à l’entité : rédiger et suivre les bons de commandes, réceptionner les commandes.

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

Vous possédez un sens relationnel développé. Vous êtes organisé (e), rigoureux (se), polyvalent et vous êtes à l’aise pour vous former rapidement sur de nouveaux outils.

Votre profil :  

• Titulaire à minima d’un Bac professionnel ou niveau équivalent.

• Vous avez idéalement une première expérience sur un poste similaire.

• Démontrer du dynamisme, réactivité et rigueur

• Sens des priorités et de l'organisation

• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

• Maîtrise des techniques de communication orale et écrite, favoriser un environnement agréable et anticiper la qualité de la relation

• Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique

• Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence

• Discrétion et confidentialité

Salaire brut prévu : entre 1940€ et 2100€ bruts