Secrétaire Hôte d'accueil

Fondée en 1875, l’Université Catholique de Lille est un établissement pluridisciplinaire unique en France qui fédère 5 Facultés, 18 Écoles, Grandes Écoles et Instituts, avec plus de 43 000 étudiants dans 350 parcours de formation en 2025. L’Université Catholique de Lille intègre également un groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total), et des quartiers d’innovation sociale. Plus grande Université privée associative à but non lucratif de France, elle s’appuie sur des valeurs humaines et chrétiennes qui l'animent depuis l'origine. En lien étroit avec ses partenaires, elle est actrice des transitions du monde contemporain par ses projets de recherche, d’entrepreneuriat, d’inclusion des populations les plus vulnérables et de transition énergétique et sociétale. L’Université est une association reconnue d’utilité publique (labellisée EESPIG et ESPIC). Sans actionnaire, non-lucrative, ses résultats sont 100% réinvestis pour créer ou pérenniser des actions sociales et au service de l’innovation. www.univ-catholille.fr

En chiffres (en 2025)

• 5 Facultés

• 18  Écoles, Grandes Écoles et Instituts

• 43 000 étudiants

• 350 parcours de formation

• 1 groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total)

• 2 quartiers d’innovation sociale

• 15 chaires de recherche

• +580 universités partenaires à l’international

L'école Piktura recrute un poste de secrétaire hôte d'accueil dans le cadre d'une remplacement. Poste à pourvoir le plus rapidement possible à temps complet.

Accueil et interface avec l’extérieur

• Accueillir, renseigner et orienter des personnes (fournisseurs, visiteurs, personnels administratifs, enseignants et/ou étudiants).

• Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques vers les personnes concernées.

• Anticiper la qualité de la relation (par exemple, confirmer un accès au parking avant la venue d’un invité, etc.), favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.

Travaux administratifs courants

• Gérer le courrier : distribution, affranchissement.

• Réaliser la saisie et la mise à jour des données/fichiers, relatifs à son domaine d’activité.

• Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures (courriers, notes, comptes-rendus, tableau, planning, etc.).

• Réceptionner, trier, transmettre/envoyer des documents de diverses natures.

• Réaliser la prise de rendez-vous dans le périmètre de l’entité.

Organisation logistique

• Recueillir les besoins et gérer (ou participer) la réservation des salles et/ou matériels attachés à l’entité. Elaborer et afficher les plannings de salles et matériels.

• Participer à l’organisation logistique de réunions et de certains évènements : veiller au bon déroulement, gérer les commandes de repas/cafés, réservations de salles, etc.

• Participer à l’organisation logistique de voyages/déplacements : réservation de l’hébergement et transport, inscription, etc.

• Participer à l’organisation des évènements de l’école en lien avec les études (rentrée, examens, jurys, diplomation, séminaire d’équipe, réunions pédagogiques, évaluation des enseignements…)

• Participer à l’organisation des évènements en lien avec la communication, la vie étudiante et la promotion de l’école (salons, forums, évènements liés à la vie de l’école)

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

• Formation de niveau Bac minimum, Bac+2 souhaité ou expérience professionnelle équivalente (Bac professionnel secrétariat, BTS assistant manager, BTS assistant de gestion PME-PMI), idéalement avec une expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire.

• Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils informatiques.

• Gérer le courrier, saisir et mettre à jour les données.

• Transcrire et archiver des documents.

• Prendre des rendez-vous et organiser des réunions.

• Gérer les réservations de salles et matériels.

• Suivre les commandes de matériels et vérifier les factures.

• Faire preuve d'organisation et de rigueur.

• Faire preuve de discrétion et de confidentialité.

Rémunération proposée : Entre 1969 et 2092 € bruts mensuels