Secrétaire Hôte(sse) d'Accueil (F/H)

Fondée en 1875, l’Université Catholique de Lille est un établissement pluridisciplinaire unique en France qui fédère 5 Facultés, 18 Écoles, Grandes Écoles et Instituts, avec plus de 43 000 étudiants dans 350 parcours de formation en 2025. L’Université Catholique de Lille intègre également un groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total), et des quartiers d’innovation sociale. Plus grande Université privée associative à but non lucratif de France, elle s’appuie sur des valeurs humaines et chrétiennes qui l'animent depuis l'origine. En lien étroit avec ses partenaires, elle est actrice des transitions du monde contemporain par ses projets de recherche, d’entrepreneuriat, d’inclusion des populations les plus vulnérables et de transition énergétique et sociétale. L’Université est une association reconnue d’utilité publique (labellisée EESPIG et ESPIC). Sans actionnaire, non-lucrative, ses résultats sont 100% réinvestis pour créer ou pérenniser des actions sociales et au service de l’innovation. www.univ-catholille.fr

En chiffres (en 2025)

• 5 Facultés

• 18  Écoles, Grandes Écoles et Instituts

• 43 000 étudiants

• 350 parcours de formation

• 1 groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total)

• 2 quartiers d’innovation sociale

• 15 chaires de recherche

• +580 universités partenaires à l’international

La Faculté de Droit de l’Université Catholique de Lille (FLD), c’est un pôle d’excellence et d’exigences dans le domaine de l’enseignement juridique. Créée au fondement de l’Université Catholique de Lille en 1875, la Faculté de Droit a réouvert ses portes en 1993, puis s’est développée à Issy-les-Moulineaux en 2009. Elle offre à ses 4300 étudiants sur ces 2 campus la garantie de conditions de travail optimales au service de la réussite de chacun. Les étudiants bénéficient d’une offre de formation variée de Licence, Master, Prépa concours ainsi que des diplômes universitaires. Fidèle à ses valeurs d’excellence et d’humanisme, elle forme des professionnels du droit capables de s’adapter, d’innover et de devenir des citoyens acteurs et responsables dans un monde en mutation perpétuelle. Etudier au sein de la FLD, c’est donner du sens à ses études de droit.

Le/la Secrétaire Hôte(sse) d'Accueil assure l’accueil du public, participe à l’organisation logistique de l’entité et assure la transcription, transmission et le classement de l’ensemble ou une partie des informations nécessaires au fonctionnement de cette dernière.

Missions : 

Accueil et interface avec l’extérieur

• Accueillir, renseigner et orienter des personnes (fournisseurs, visiteurs, personnels administratifs, enseignants et/ou étudiants).

• Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou tout type de messages vers les personnes concernées.

• Anticiper la qualité de la relation (par exemple, confirmer la disponibilité d’un badge d’accès à un enseignant, envoyer une feuille d’appel, renseigner sur une salle, etc.), favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.

• Être en support de l’équipe scolarité

Travaux administratifs courants

• Gérer le courrier : distribution, affranchissement.

• Réaliser la saisie et la mise à jour des données/fichiers, relatifs à son domaine d’activité.

• Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures (courriers, notes, comptes-rendus, tableau, planning, etc.).

• Réceptionner, trier, transmettre/envoyer des documents de diverses natures.

• Réaliser la prise de rendez-vous dans le périmètre de la scolarité.

• Mettre en forme tout type d’attestations à destination des étudiants (attestation de réussite, d’assiduité …)

• Envoyer des diplômes (vérifier les fichiers des diplômés en lien avec le service concerné).

• Faire un suivi administratif dans le périmètre de la scolarité

Organisation logistique

• Recueillir les besoins et gérer (ou participer) la réservation des salles et/ou matériels attachés à l’entité. Tenir des fichiers des prêts de matériels.

• Réserver des salles pour des activités pédagogiques (ex : ateliers pédagogiques).

Amélioration continue du service

•  Participer à l’amélioration continue de l’entité en développant de manière permanente la qualité organisationnelle du service et celle de ses produits/du service rendu, à travers la mise en place d’outils (remontée et analyse d’indicateurs, résolution de problème, évolution des procédures, archivage et numérisation des documents, etc.) ; ceci, aussi bien dans le cadre de ses relations avec des partenaires internes qu’externes. Assurer également le développement de la responsabilité sociale de l’entité.

• Le cas échéant, représenter l’entité, la faculté ou l’université lors de manifestations (tournées d’informations, journées portes ouvertes, colloques, etc.).

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

Formation de niveau Bac minimum, Bac+2 souhaité ou expérience professionnelle équivalente (Bac professionnel secrétariat, BTS assistant manager, BTS assistant de gestion PME-PMI), idéalement avec une expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire.

Connaissances / Savoir-faire métier (hard skills) :

• Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils informatiques.

• Gérer le courrier, saisir et mettre à jour les données.

• Transcrire et archiver des documents.

• Gérer les réservations de salles et matériels.

• Savoir travailler avec les différents services de l’entité et de l’université

Compétences comportementales (soft skills) :

• Développer un sens du relationnel et de la communication.

• Favoriser un environnement agréable et anticiper la qualité de la relation.

• Faire preuve d'organisation et de rigueur.

• Démontrer du dynamisme et de la réactivité.

• Faire preuve de discrétion et de confidentialité.

• Représenter les valeurs de l’entité

Ce que nous proposons : 

• Type de contrat : CDI

• Rémunération : Entre 2000 et 2092 euros mensuel brut (sur 13 mois)

• Carte Titres restaurant EDENRED (valeur de faciale du titre : 10 euros (avec prise en charge de l’employeur à hauteur de 60%)

• Mutuelle/Prévoyance

• Forfait mobilité durable donnant droit au remboursement des frais de transport (sous forme d’abonnement) à hauteur de 75%

• Divers bons cadeaux offerts par le CSE (sous réserve d’avoir les conditions d’ancienneté au moment de la distribution.)

• Evénements fédérateurs