Secrétaire Pédagogique (F/H)

Fondée en 1875, l’Université Catholique de Lille est un établissement pluridisciplinaire unique en France qui fédère 5 Facultés, 18 Écoles, Grandes Écoles et Instituts, avec plus de 43 000 étudiants dans 350 parcours de formation en 2025. L’Université Catholique de Lille intègre également un groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total), et des quartiers d’innovation sociale. Plus grande Université privée associative à but non lucratif de France, elle s’appuie sur des valeurs humaines et chrétiennes qui l'animent depuis l'origine. En lien étroit avec ses partenaires, elle est actrice des transitions du monde contemporain par ses projets de recherche, d’entrepreneuriat, d’inclusion des populations les plus vulnérables et de transition énergétique et sociétale. L’Université est une association reconnue d’utilité publique (labellisée EESPIG et ESPIC). Sans actionnaire, non-lucrative, ses résultats sont 100% réinvestis pour créer ou pérenniser des actions sociales et au service de l’innovation. www.univ-catholille.fr

En chiffres (en 2025)

• 5 Facultés

• 18  Écoles, Grandes Écoles et Instituts

• 43 000 étudiants

• 350 parcours de formation

• 1 groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total)

• 2 quartiers d’innovation sociale

• 15 chaires de recherche

• +580 universités partenaires à l’international

Dans le cadre de la réorganisation du service, la Faculté de Médecine, Maïeutique, Sciences de la Santé recrute un secrétaire pédagogique (H/F) à temps complet. Poste à pourvoir en CDD de 9 mois le plus rapidement possible. 

Missions 

Accueil et interface avec l’extérieur 

• Accueillir, renseigner et orienter des personnes en face à face, par téléphone et/ou messages électroniques 

• Assurer le lien entre les étudiants et les formateurs en collaboration avec le directeurs pédagogique et la coordinatrice (absences, notes, difficultés particulières).  

Gestion administrative de la Scolarité  

• Gestion des candidatures et des inscriptions, en lien avec les plateformes de financement et le Service de Gestion des Affaires Etudiantes (SGAE) 

• Déclarations mensuelles sur les plateformes de financement 

• Gestion administrative des stages notamment l’envoi et suivi des demandes de stages aux structures, l’encodage des affectations, la signature des conventions de stage 

• Gestion administrative des études notamment l’encodage des absences, des affectations enseignants aux cours et des plannings, la saisie des notes, la préparation des dossiers pour les commissions de délibération, l’affichage des tableaux des jurys 

• Préparation des instances 

• Organisation logistique notamment l’organisation des examens et des jurys de sélection 

• Réponse aux enquêtes 

• Participation à la promotion de l’entité, Faculté ou Université (portes ouvertes, immersions…) 

• De manière générale, être une interface pour les étudiants et réaliser les actions nécessaires au bon fonctionnement de la filière de formation en lien avec l’équipe pédagogique 

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

• Diplôme de niveau BTS souhaité. 

• Expérience dans une fonction similaire ou équivalente.  

• Maîtrise des techniques de secrétariat et de planification. 

• Maîtrise du Pack Office.  

• Avoir le sens du relationnel et de la communication, avoir le sens de l'accueil et de l'écoute, être organisé et rigoureux, être dynamique et réactif, avoir l'esprit d'équipe. 

Salaire brut mensuel prévu : entre 1900€ et 2100€