Secrétaire universitaire et accueil bibliothèque H/F Temps partiel

L’Institut Catholique de Toulouse (ICT), établissement d’enseignement supérieur privé d’intérêt général (EESPIG), héritier de l’Université médiévale fondée en 1229, est un lieu d’enseignement et de recherche. Il rayonne aujourd’hui sur les régions Occitanie et Nouvelle Aquitaine. Il est composé de facultés (droit, lettres et sciences humaines, philosophie, théologie et droit canonique), d’écoles et instituts (ESQESE, IERP, ISSR, ISFEC, IULCF, IAMS…) et forme environ 3700 étudiants de la licence au doctorat selon les disciplines, en formation initiale, formation continue.

Nous rejoindre, c’est la garantie d’appartenir à une communauté universitaire prestigieuse et engagée. Notre établissement pluridisciplinaire vous permettra à la fois d’élargir le spectre de vos compétences, et de vous créer un réseau de professionnels étendu.

Le poste proposé est un temps partiel à 80% dont la répartition se fera à 50% en tant que secrétaire universitaire de l'IERP et à 30% en tant qu'agent d'accueil bibliothécaire. L'organisation du temps de travail se fera le matin à l'IERP et les après midi à la bibliothèque dans le respect des 30% allouées à cette mission.

Vous serez en télétravail le vendredi matin.  

Missions secrétaire universitaire IERP

Assurer la gestion des tâches administratives de la formation initiale et continue de l’IERP-ISSR sous la responsabilité de la directrice (et, par délégation, de la directrice adjointe)

• Accueillir, informer, orienter

Tout au long de l’année, assurer l’accueil téléphonique, physique et mails et être l’interface privilégiée dans la gestion administrative des parties intéressées (étudiants /stagiaires, enseignants / formateurs, diocèses/établissements scolaires, organismes financeurs : AKTO). 

• Inscrire et réaliser la gestion administrative et financière des dossiers

Gérer les dossiers des candidats. 

Gérer les dossiers des apprenants (papier et/ou dans le logiciel de gestion)

Réaliser la procédure d’inscription pédagogique en ligne et dans le logiciel de gestion (Aurion).

Réaliser les cartes (badge) des apprenants.

Réaliser les conventions entre l’IERP-ISSR et les diocèses, paroisses, établissements scolaires (convention de formation) pour les apprenants avec prise en charge.

Réaliser les contrats pour les apprenants sans prise en charge.

Assurer le suivi les dossiers de financement (feuilles d’émargement, attestation de présence, suivi des prises en charge par les organismes financeurs, facturation)

Recueillir, saisir et mettre à jour les bases de données afin de permettre la prospection, la réalisation d’enquêtes et statistiques 

Suivre les dossiers de frais (de voyage, de logement) des intervenants et les feuilles mensuelles des vacataires

• Planifier

À partir des informations transmises par le responsable de formation, réaliser la planification dans le logiciel de gestion et communiquer aux parties intéressées (convocation, réserver les salles associées).

• Organiser les examens

Gérer l’organisation matérielle des examens (réserver des salles, préparer les documents nécessaires aux enseignants : fiches de validation, émargements…). Réceptionner les copies d’examens et saisir les notes.

Scanner les travaux écrits et les déposer dans le dossier informatique de chaque apprenant.

Suivre les dossiers-papiers (archives) des apprenants.

Administrer les évaluations des formations

Préparer les relevés universitaires, les diplômes, les attestations.

• Communiquer

Participer à la communication de l’IERP-ISSR : réaliser les flyers des différentes formations via Canva (ou autre logiciel)

Gérer la logistique et participer à des évènements de communication (sessions, colloques, salons, Portes Ouvertes …)

Missions de la bibliothèque 

• Accueillir et orienter les usagers dans la salle de lecture

• renseigner le public sur le fonctionnement de la bibliothèque, les conditions d'accès et les services proposés

• aider à la recherche documentaire élémentaire

• inscrire les nouveaux abonnés et créer les cartes de lecteur pour les "extérieurs" (hors ICT);

• gérer les opérations de prêt, de retour et de prolongation des documents via Koha

• traiter les inscriptions de réservations et relancer les retards

• ranger les documents remis par les usagers à leur place exacte dans les rayons

• veiller à la propreté, à l'ordre et à la sécurité de la salle de lecture (mobilier, présentoirs).

• Assurer le suivi des échanges avec le Bulletin de littérature ecclésiastique.

Expériences / Qualifications

• Formation de niveau Bac à Bac +2 dans le domaine administratif, gestion ou secrétariat (BTS Gestion de la PME, BTS Support à l’Action Managériale, ou équivalent).

• Une première expérience réussie sur un poste administratif, idéalement dans un environnement universitaire, scolaire ou de formation, serait appréciée.

Compétences / Connaissances recherchées

• Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative.

• Capacité à appliquer des procédures et des règles avec rigueur.

• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Canva).

• Capacité à prendre en main un logiciel de gestion (la connaissance d’Aurion serait appréciée).

• Capacité à organiser et planifier son activité en respectant les délais.

• Aptitude à assurer le suivi complet des dossiers jusqu’à leur finalisation.

• Capacité à rechercher, analyser et transmettre une information fiable.

• Une connaissance du milieu ecclésial serait appréciée.

Qualités recherchées

• Sens du relationnel et qualité de communication.

• Sens de l’accueil et du service auprès des apprenants et des différents interlocuteurs.

• Rigueur, fiabilité et organisation.

• Discrétion et respect de la confidentialité.

• Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec différents interlocuteurs.

• Réactivité et capacité à gérer les priorités.

• Capacité d’adaptation face aux situations variées.

• Autonomie et capacité à rendre compte de son activité.

• Intégrité et sens des responsabilités.