Stage Assistant.e relations publiques et protocole

Etablissement public national situé dans le Parc de la Villette, la Cité de la musique - Philharmonie de Paris est un grand complexe dédié à la diffusion, à l’éducation et à la transmission musicale qui comprend trois salles de concert, le Musée de la musique, deux orchestres intégrés : l’Orchestre de Paris et l'Ensemble Intercontemporain, des salles d’exposition temporaire, un ensemble d’espaces pédagogiques et documentaires et des salles de répétition pour les orchestres et les musiciens. L’établissement présente chaque saison environ 450 concerts, trois expositions temporaires et un grand nombre d’activités éducatives. Il accueille quatre orchestres en résidence et administre les orchestres de jeunes Démos sur tout le territoire. Sa mission vise à renouveler et à élargir le public musical en favorisant l’égal accès de tous, adultes, jeunes et familles, aux différentes formes de musique.

Au sein de la Direction Générale, l’Assistant.e de relations publiques et du protocole travaillera sous l'autorité de la Directrice déléguée, coordination générale, stratégie et relations publiques, il.elle assistera la Déléguée aux relations publiques et protocole, la Chargée de relations publiques et protocole et l’Assistante de relations publiques et protocole dans l’organisation d’événements, la mise en œuvre de la politique d’invitations et la gestion du protocole.

La.le stagiaire sera intégré.e au sein de la Direction Générale et travaillera en étroite collaboration avec les autres services (production, billetterie, marketing, mécénat, Musée de la musique, sécurité, etc) et se verra confier notamment les missions suivantes :

Suivi et accompagnement sur la Gestion des invitations

·           Suivi de la création et de l’envoi des cartons d’invitations

·           Participation à la gestion retour invitations, places de servitudes (tutelles) suivi des listes d’invités

·           Intendance de la gestion des places d’invitations et des réservations VIP avec la billetterie

·           Veille quotidienne des remplissages

·           Suivi quotidien des concerts à venir (lien avec le service production, lien avec le service billetterie)

·           Organisation de l’accueil des invités : accès des véhicules officiels, signalétique.

Suivi et accompagnement de l’Organisation d’événements

·           Préparation des prochains vernissages

·           Cocktails et pots de première (lien traiteur, logistique etc)

·           Organisation des vœux de la Direction générale au personnel

·           Accueils ponctuels

Assistance administrative

·           Mise à jour et entretien de la base de données

Profil :

-          Étudiant.e en formation Bac + 3 à + 5

Qualités et compétences requises :

-          Maîtrise des outils informatiques (en particulier Excel)

-          Maîtrise de langues étrangères (dont l'anglais)

-          Rigueur, organisation

-          Bonne présentation

-          Sens du relationnel, discrétion