Standardiste / Chargé d'accueil (H/F)

L’association SOLIHA Doubs, Côte d’Or & Territoire de Belfort, adhérente au Mouvement SOLIHA, Solidaires pour l’Habitat, est une association spécialiste des questions liées à l’amélioration de l’habitat privé ancien.

Elle compte trois sites : le siège à Besançon et deux agences, à Montbéliard-Belfort et à Quetigny.

Au 1er janvier 2024, l’association emploie 91 salariés et porte 5 pôles opérationnels : Pôle « Propriétaires Occupants », Pôle « Propriétaires Bailleurs, Collectivités et Développement », Pôle « Maîtrise d’œuvre », Pôle « social » et Pôle « Agence Immobilière Sociale ». En lien avec les politiques publiques nationales, les professionnels interviennent auprès des collectivités locales, des copropriétés et des particuliers.

Missions :

Accueil

• Accueil physique des personnes se rendant au siège de l’association à Besançon

• Orientation du public vers les autres salariés du siège de l’association, au besoin

• Connaissance du réseau partenarial local et orientation du public vers les partenaires (services publics, associations…), au besoin

• Accueil téléphonique des personnes appelant le standard de l’association, ligne unique permettant de joindre les professionnels travaillant au siège de la structure à Besançon, mais aussi dans ses agences de Montbéliard-Belfort et de Quetigny

• Mise en relation téléphonique des personnes appelant le standard de l’association avec les professionnels qu’elles souhaitent joindre

• Suivi statistique des appels téléphoniques entrant au standard de l’association

• Gestion de l’affichage et de la présentation des supports d’information « papier » au siège de l’association à Besançon

Secrétariat

• Gestion du courrier postal parvenant au siège de l’association (ouverture du courrier, enregistrement, tri et distribution de celui-ci aux salariés travaillant au siège de l’association)

• Mise sous pli de courriers et affranchissement

• Classement et archivage

Soutien aux salariés du Pôle « Propriétaires Occupants » de Besançon

• Réalisation du premier accueil des propriétaires occupants prospects et réponse à leurs questions

• Envoi des contrats aux propriétaires occupants prospects

• Saisie des propriétaires occupants prospects comme des contacts dans le logiciel SOLIACT

Formation et compétences recherchées :

• Maîtrise indispensable des logiciels bureautiques

• Niveau 5 (BTS) en gestion administrative souhaité

Qualités requises :

• Maîtrise des techniques d’accueil et de communication

• Aisance orale et écoute active

• Capacité à argumenter face aux usagers et aux partenaires et à gérer les situations de tension

• Maîtrise des techniques de médiation

• Patience

• Posture professionnelle, distance adaptée à l’égard des usagers, des partenaires, de la direction de l’association et de ses autres salariés

• Sens de l’organisation, capacité à gérer son temps, à prioriser et à s’adapter aux situations d’urgence

• Rigueur

• Capacités rédactionnelles

• Esprit de synthèse

• Capacité à travailler en équipe

• Capacité à prendre des initiatives

• Discrétion professionnelle

• Capacité d’adaptation

• Polyvalence