Travel Desk

Afrik Interim HR services est un fournisseur de solutions de ressources humaines de premier ordre.

S’inscrivant dans une logique partenariale, d’amélioration continue et orienté vers la performance, Afrik Interim HR Services vous accompagne dans la gestion de votre Capitale Humain de manière efficace et efficiente afin de garantir l’atteinte de vos objectifs de manière durable.

Fort d’une expérience de plus de 20 ans, nous travaillons au rapprochement des Hommes et des Entreprises, en RDC.

Nous recrutons Un (une) Travel Desk pour l'un de nos partenaires dans le secteur de la Construction.

Gestion des déplacements professionnels

· Organiser, planifier et optimiser les déplacements des collaborateurs (vols, trains, hébergements, transports locaux) en tenant compte des contraintes budgétaires et des impératifs opérationnels.

· Négocier avec les prestataires (agences de voyage, compagnies aériennes, hôtels) pour obtenir les meilleurs tarifs et conditions.

· Élaborer des itinéraires détaillés et des plannings en collaboration avec les services concernés (RH, logistique, management).

Suivi et gestion administrative

· Assurer le suivi des réservations, des confirmations et des remboursements en respectant les procédures internes et les délais.

· Gérer les dossiers de voyage (factures, justificatifs, notes de frais) et les transmettre aux services compétents pour validation.

· Maintenir une base de données actualisée des contacts utiles (prestataires, contacts internes, politiques voyage).

Veille et optimisation

· Analyser les coûts et proposer des solutions pour réduire les dépenses liées aux déplacements (forfaits, partenariats, outils digitaux).

· Suivre les évolutions du marché (tarifs, réglementations) et informer les parties prenantes des opportunités ou risques identifiés.

· Contribuer à l’amélioration continue des processus de gestion des voyages au sein de l’entreprise.

Support et assistance

· Fournir un accompagnement personnalisé aux collaborateurs avant, pendant et après leurs déplacements (conseils, urgences, modifications de dernière minute).

· Résoudre les problèmes logistiques (retards, annulations, pertes de bagages) en coordination avec les prestataires et les services concernés.

· Sensibiliser les équipes aux bonnes pratiques en matière de voyage (éco-mobilité, sécurité, conformité).

Collaboration transversale

· Travailler en étroite collaboration avec les services RH, financiers et opérationnels pour aligner la gestion des déplacements avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.

· Participer aux réunions internes pour anticiper les besoins en déplacements et ajuster les ressources en conséquence.

Formation et expérience

• Diplôme de niveau Bac+2/3 en gestion, tourisme, logistique, administration ou domaine connexe.

• Minimum 3 ans d’expérience dans la gestion des déplacements professionnels, idéalement dans un environnement international ou dans le secteur de la construction.

• Expérience avérée dans la négociation avec des prestataires (agences de voyage, compagnies aériennes, hôtels) et dans la gestion administrative des dossiers de voyage.

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et des logiciels de réservation de voyages (Amadeus, Sabre, Concur, ou équivalents).

• Excellente connaissance des procédures de remboursement et de gestion des notes de frais.

• Capacité à analyser les coûts et à proposer des optimisations budgétaires.

• Connaissance des réglementations liées aux voyages d’affaires (visas, assurances, sécurité).

• Maîtrise de l’anglais (lu, écrit, parlé) et du français (obligatoire). La maîtrise d’une autre langue est un atout.

Qualités personnelles

• Organisation et rigueur : capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec précision et dans les délais impartis.

• Sens du service et relationnel : aptitude à communiquer efficacement avec les collaborateurs, les prestataires et les services internes pour répondre aux besoins et résoudre les problèmes.

• Autonomie et réactivité : capacité à prendre des initiatives et à s’adapter rapidement aux changements ou aux urgences.

• Esprit d’analyse et de synthèse : aptitude à évaluer les situations, identifier les risques et proposer des solutions adaptées.

• Sens des responsabilités et intégrité : respect strict des procédures internes et des politiques de l’entreprise.

• Adaptabilité et polyvalence : capacité à travailler dans un environnement dynamique et à s’adapter aux évolutions du marché.