Un(e) agent(e) administratif(ve) de la commande publique (Ouvert aux agents contractuels H/F)

La commune de Saint-Martin-d’Hères est la 2ème ville du département de l’Isère (38 500 habitants). Elle est au cœur du développement de nombreux projets et accueille le Domaine Universitaire avec près de 50 000 étudiants et employés. Ville dynamique, innovante et solidaire, attachée à un service public de qualité, efficiente et ancrée dans la proximité avec les usagers, elle fait partie de l'agglomération de Grenoble Alpes Métropole (près de 450 000 habitants).

Délais de publication : Lundi 20 janvier 2025

Cadre d'emplois : Adjoint administratif

Quotité : temps complet

Le service commande publique a pour mission de garantir la sécurité juridique du processus d’achat de la collectivité, et en particulier d’assurer la passation des marchés publics dans le respect du code de la commande publique et d’améliorer la stratégie et la qualité des achats des différentes services municipaux.

Il assure l’accompagnement de l’ensemble des services de la ville et du CCAS dans leurs achats et le pilotage des procédures adaptées à leurs besoins, quelle que soit leur nature (fournitures, services et travaux) : planification et gestion des procédures de consultations, constitution des Dossiers de Consultation des Entreprises, création des nouveaux marchés et suivi de leurs modifications, examen par les commissions municipales (commission d’appels d’offres, commission des marchés à procédure adaptée).

Missions du poste

Sous l'autorité de la responsable de Pôle, l’agent(e) administratif(ve) contribue à la gestion administrative du service et au bon déroulement des procédures des marchés publics. Il(elle) apporte un soutien logistique et administratif à l’équipe et participe à l'avancement des dossiers et des projets du service. Il(elle) travaille en étroite collaboration avec la Coordinatrice de gestion administrative et peut être amené(e) à assurer ponctuellement (absences ou périodes de forte activité) une polyvalence avec celle-ci pour permettre la continuité du service public

Activités principales

Gestion administrative des marchés :

- Suivi du bon déroulement de la procédure administrative des marchés : dématérialisation, contrôle des pièces, ouverture des plis, courriers aux candidats, etc

- Logistique liée aux commissions : préparation ordre du jour, convocation, réservation de salles, etc

- Suivi des reconductions des marchés et des révisions de prix, en lien avec la Coordinatrice de gestion administrative

- Transmission d’informations aux entreprises et accompagnement dans leurs démarches

- Saisie des marchés dans le logiciel Civil Finances

Gestion administrative du service :

- Participation à la mise en œuvre des procédures et/ou à leur harmonisation

- Suivi des signatures électroniques et parapheurs

- Tâches administratives : mise à jour des modèles de documents, organisation de réunions, classement informatique, accueil physique et téléphonique, Gestion de la boite mail générique

Participation à la vie du service :

- Assurer une transversalité sur les dossiers en cours avec les instructeurs et la Coordinatrice de gestion administrative

- Participer aux réunions d'équipe hebdomadaires

- Contribuer à l’accompagnement de l’ensemble des services (promotion du guide, rappel des procédures et bonnes pratiques, etc)

Conditions de recrutement

• Conditions d’exercice 

- Horaires en lien avec l'application des 1607h au sein de la collectivité

- Organisation des congés permettant la continuité du service public

Conditions de rémunération

- Traitement de base aux conditions de la Fonction Publique Territoriale (FPT)

- Régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise et de l'engagement professionnel (RIFSEEP)

Conditions d'accès

- Maîtrise des outils bureautiques

Avantages et participations de l'employeur 

Sans condition d'ancienneté 
- Plan de Déplacement d’Administration (PDA) remboursement à hauteur de 75 % de l'abonnement (plafond de 99€ /mois)
- Mutuelle labellisée FPT : participation selon la composition de la famille
- Prévoyance labellisée FPT : participation selon l'indice

Sous condition de 3 mois d'ancienneté 
- Prime annuelle : versée en 2 fois (juin et novembre)

- Proposition d'adhésion aux comités des œuvres sociales COS SMH et/ou COS 38 donnant droit à des prestations et avantages (loisirs, culture, événements ...) sous condition.

Savoir faire :

Appliquer les procédures de suivi des actes administratifs

Appliquer les techniques d’organisation / gestion du temps / gestion des priorités

Utiliser Internet, intranet, une messagerie électronique

Utiliser une suite bureautique : saisie, mise en forme…

Utiliser les techniques d’expression écrite

Appliquer les techniques de communication orale

Appliquer les techniques de secrétariat, classement et archivage électronique

Appliquer et faire appliquer les procédures des services internes (RH, Finances) et partenaires externes (Service de Gestion Comptable, contrôle de légalité…)

Connaître les logiciels et progiciels “métiers” : Plateforme AWS, CIVIL Finances (dont PES Marchés), Web Délib et Pastel.

Utiliser des sites « ressources »

Qualités :

Sens du travail en équipe et en transversalité : lien permanent avec l’ensemble des agents du service et de la collectivité

Qualités relationnelles

Sens de l'organisation – capacité à identifier les urgences/priorités

Autonomie

Adaptabilité et polyvalence

Rigueur et ténacité

Discrétion professionnelle