Un.e assistant.e de Direction (H/F) en CDD - Temps partiel

Présente en France depuis 1881, l’Armée du Salut est plus qu’une simple organisation caritative. A travers la Fondation, nous trouvons le prolongement social des valeurs spirituelles et humanistes de l’Armée du Salut. Elle met son engagement et sa compétence au service de tous ceux qui souffrent. Prévention, aide à la réinsertion, secours d’urgence, la mission de la Fondation de l’Armée du Salut est globale.
Elle intervient principalement dans le domaine de l’action sociale et médico-sociale, de la protection et l’accompagnement de l’enfance et de l’adolescence, du soin, du handicap ou de la dépendance et du secours/aide alimentaire.
Plus de 200 établissements et services présents dans 12 régions et 2800 salariés sont au service des personnes fragilisées.

Vous contribuerez au bon fonctionnement de plusieurs structures situées à Paris et en Ile de France : trois centres d’hébergement d’urgence, des dispositifs de distribution alimentaire, un chantier d’insertion, des projets de distributions alimentaires et une halte humanitaire pour exilés en errance.

Vos missions sont variées et requièrent une grande polyvalence en soutien au directeur d’établissement et à l’assistante RH : accompagner la direction en gérant des fonctions administratives de traitement, de l’administration RH, la transmission et gestion de dossiers, communication, formation, etc.

Au service du bon fonctionnement des établissements et de la fonction RH, vous agirez en collaboration directe avec la direction, l’assistante RH, les chefs de service, les services supports, les salariés des dispositifs et les partenaires.

Sous la responsabilité de la direction, vous aurez la charge de :

Dans le domaine de la santé et de la sécurité du personnel

• Participation à la rédaction, la diffusion, la révision des documents obligatoires (DUERP, PAPRIPACT, RI).

Gestion administrative du personnel en lien avec l’Assistante RH

• Gestion de dossiers du personnel : constitution de dossiers, préparation de CDD et CDI, affiliations, préparation de documents, mise à jour de dossiers, classement de dossiers.

• Suivi des formations : inscriptions et attestations, dossiers de remboursement Suivi desvisites médicales du personnel, déclarations d’accident du travail.

Secrétariat

• Préparation et saisie de documents divers (courriers, rapports d’activités etc.)

• Responsabilité du courrier : tenue du chrono-courrier, distribution du courrier entrant, affranchissement du courrier sortant

• Gestion du classement informatique.

Suivi des financements et des appels à projet

• Tenue du tableau de bord des financements en cours et demandés

• Suivi des conventions, circuits de signatures, classement/archivage

• Appui au reporting : compte rendu pour les financeurs

Suivi des achats

• Gestion des commandes administratives

• Suivi des contrats de maintenance des différents bâtiments, suivi des entretiens et dépannages Lien avec le siège concernant la politique d’achat : recherche de fournisseurs, constitution d’une base de données pour les responsables de projets.

• Vous avez suivi une formation d’un niveau minimum Bac +2 (BTS) ou Licence d’assistant de direction, gestion d’entreprise, etc

• Vous avez une bonne utilisation des outils du Pack Office

• Vous avez le sens du service et aimez travailler de façon autonome, en anticipant les besoins de vos interlocuteurs. Vous évoluerez dans une structure à visage humain.

• Vous êtes très bien organisé, acteur d’un classement rigoureux et clair. Vous avez le souci du détail.

• Vous avez une bonne aisance à l’écrit, comme à l’oral. Vous êtes à l’aise avec les chiffres.

• Vous êtes sensible aux valeurs de la Fondation de l’Armée du Salut et à ses projets.