UN INTENDANT DES RÉSIDENCES PRIVÉES

Afrik Intérim HR services est un fournisseur de solutions de ressources humaines de premier ordre.

S’inscrivant dans une logique partenariale, d’amélioration continue et orienté vers la performance, Afrik Intérim HR Services vous accompagne dans la gestion de votre Capitale Humain de manière efficace et efficiente afin de garantir l’atteinte de vos objectifs de manière durable.

Fort d’une expérience de plus de 20 ans, nous travaillons au rapprochement des Hommes et des Entreprises, en RDC.

Nous recrutons UN INTENDANT DES RÉSIDENCES PRIVÉES, pour le compte d'un de nos clients qui évolue dans le secteur de service haut de gamme.

L’Intendant est responsable du bon fonctionnement quotidien de l’ensemble des résidences privées placées sous sa responsabilité.

Il veille en permanence à leur propreté, entretien, sécurité, administration et qualité de service, afin de garantir aux occupants un environnement parfaitement fonctionnel, sécurisé et agréable à vivre.

Il constitue le point de contact unique pour tous les sujets opérationnels liés aux résidences.

La finalité de la fonction est de permettre au propriétaire de se décharger de la gestion des détails du quotidien : l’Intendant anticipe les besoins, identifie les problèmes, organise leur résolution et contrôle leur bonne exécution, sans solliciter inutilement le propriétaire.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

1. Gestion et entretien des résidences

• Veiller quotidiennement à la propreté et au niveau général de présentation des résidences.

• Superviser le personnel d’entretien et de ménage.

• Coordonner les équipes de jardinage.

• Contrôler régulièrement l’état des bâtiments, équipements et installations.

• Organiser les interventions de maintenance et les réparations nécessaires.

• Mettre en place une logique de maintenance préventive.

• S’assurer de la disponibilité des fournitures nécessaires au fonctionnement des résidences.

• Contrôler personnellement la qualité des travaux et prestations réalisés.

2. Administration des résidences

Assurer le suivi administratif et financier courant :

• Eau et électricité ;

• Gardiennage et sécurité ;

• Jardinage ;

• Maintenance et réparations ;

• Fournisseurs et prestataires ;

• Contrats et abonnements liés aux résidences ;

• Achats et dépenses courantes.

L’Intendant contrôle les factures, suit les échéances et veille à éviter toute interruption de service. Il tient un tableau mensuel des dépenses par résidence et veille au respect des budgets qui lui sont confiés.

3. Coordination de la sécurité

L’Intendant assure la coordination opérationnelle de la sécurité des différents sites.

Il :

• Supervise la bonne exécution des prestations des sociétés de gardiennage ;

• Contrôle régulièrement l’organisation des équipes de sécurité ;

• Veille au respect des procédures d’accès ;

• Vérifie le bon fonctionnement des équipements de sécurité ;

• Coordonne la résolution des défaillances constatées ;

• S’assure que les procédures et contacts d’urgence sont connus et à jour.

• Tout incident de sécurité significatif est immédiatement remonté au propriétaire ou à son représentant.

4. Gestion des prestataires

L’Intendant est l’interlocuteur quotidien des différents fournisseurs et prestataires intervenant dans les résidences.

Il est responsable de :

• Demander et comparer les devis lorsque nécessaire ;

• Organiser les interventions ;

• Négocier les conditions dans le cadre de ses délégations ;

• Contrôler la qualité des prestations ;

• Vérifier la conformité des factures ;

• Assurer le suivi jusqu’à la résolution complète du problème. 

5. Qualité de vie des occupants

L’Intendant veille au confort quotidien de l’ensemble des occupants.

Toute difficulté concernant l’eau, l’électricité, la climatisation, Internet, la sécurité, l’entretien, les équipements ou le fonctionnement général d’une résidence doit être prise en charge rapidement.

Son rôle n’est pas simplement de signaler les problèmes, mais de les résoudre.

AUTONOMIE ET PRINCIPE DE FONCTIONNEMENT

L’Intendant doit fonctionner selon le principe suivant :

Identifier → décider → organiser → faire exécuter → contrôler → rendre compte.

Il dispose d’une autonomie opérationnelle dans le cadre d’une délégation d’autorité et de dépenses (DOA) qui lui sera communiquée.

Il sollicite le propriétaire uniquement pour :

• Les dépenses dépassant son niveau d’autorisation ;

• Les travaux ou investissements importants ;

• Les incidents significatifs de sécurité ;

• Les décisions nécessitant réellement un arbitrage du propriétaire

• Les problèmes ordinaires du quotidien doivent être résolus par l’Intendant et non transférés au propriétaire. 

REPORTING 

L’Intendant remet un reporting hebdomadaire court présentant :

• L’état général des résidences ;

• Les incidents survenus et leur résolution ;

• Les travaux réalisés ou en cours ;

• Les sujets de sécurité ;

• Les dépenses significatives ;

• les éventuels arbitrages nécessaires.

Un état financier récapitulatif est produit mensuellement.

PROFIL RECHERCHÉ

Une expérience réussie de 3-5 ans comme intendant dans l’un des environnements suivants constitue un avantage important :

• Gestion de propriétés ou résidences privées ;

• Résidence diplomatique ;

• Hôtellerie haut de gamme ;

• facility management ;

• Gestion administrative et opérationnelle multisites.

Le candidat devra démontrer une excellente capacité à organiser, anticiper, contrôler et résoudre les problèmes de manière autonome.

Une bonne maîtrise des outils informatiques usuels, notamment Excel, est nécessaire pour assurer le suivi administratif et financier.

Permis de conduire requis.

QUALITÉS PERSONNELLES

La fonction nécessite un niveau particulièrement élevé de confiance et intégrité, discrétion et confidentialité, rigueur et autonomie.

Il devra également faire preuve des éléments suivants :

• Sens du service ;

• Réactivité ;

• Capacité d’anticipation ;

• Attention aux détails ;

• Autorité dans la gestion des équipes et prestataires ;

• Capacité à rendre compte de manière concise.

FINALITÉ DU POSTE

Les résidences doivent fonctionner parfaitement, les occupants doivent bénéficier d’un environnement confortable et sécurisé, et le propriétaire ne doit pas avoir à intervenir dans la gestion des problèmes ordinaires du quotidien.