Assistant/te de Copropriétés (f/h)

ELLIPSE SYNDIC a pour principale mission d’exercer les fonctions de syndic de copropriétés sur un patrimoine construit ou mis en vente par Semcoda.

Constructeur et gestionnaire de logements locatifs sociaux depuis 1959, la SEMCODA s’affirme aussi en tant qu’aménageur du territoire, assistant à maîtrise d'ouvrage mais aussi promoteur immobilier. La SEMCODA offre des solutions d'Habitat pour les particuliers, pour les professionnels et pour les collectivités locales.

Chiffres clés :

• 8 départements et 515 communes
• 9 agences et 16 bureaux associés
• plus de 30 000 logements
• 1ère SEM (Société d’Economie Mixte) en Rhône-Alpes
• 3ème SEM de France.

Au travers du mandat donné par le syndicat des copropriétaires, le syndic a pour mission de veiller à l’administration, l’entretien et la conservation de la copropriété.

ELLIPSE SYNDIC intervient également comme service support pour les autres services de la Semcoda pour toutes les questions et problématiques liées au droit de la copropriété.

Que ferez-vous ?

Vous assisterez deux gestionnaires principales de copropriétés : :

-    premier interlocuteur des résidents et des agences de Semcoda, vous assurez le relais d'information au responsable principal de copropriétés

-    Vous assurez le relais dans la gestion des réclamations (techniques, troubles de jouissance, etc) et mettre en place les tableaux de bord

-    Vous assurez le suivi administratif des contrats

-    Vous gérez les sinistres courants (dégâts des eaux, bris de glace) et suivez les sinistres D.O avec le gestionnaire principal

Assemblées Générales :

-    Vous préparez les documents pour les réunions de conseil syndical (factures, devis et autres) en collaboration avec le pôle Comptable d'Ellipse

-    Vous diffusez les procès-verbaux de réunions de conseil syndical

-    Vous tenez à jour le planning des assemblées générales

-    Vous centralisez les documents obligatoires et annexes pour envoi des convocations

-    Vous adressez les convocations en RAR à chaque copropriétaire

-    Vous vous assurez de la disponibilité d’un représentant de la SEM pour le jour des assemblées générales lorsqu'elle est représentée

-    Vous diffusez les PV selon les règles

-    Vous tenez à jour la liste des mandats

Gestion des dossiers de vente :

-      Vous préparez les documents administratifs nécessaires aux état datés le pré-état daté (loi ALUR)

-      Vous faites valider le dossier auprès du responsable principal de copropriétés

Secrétariat :

-    Vous coordonnez le planning et réservez les salles de réunions

-    Vous assurez le suivi des appels téléphoniques et traitez les réponses de premier niveau

-    Vous gérez le courrier (saisie, classement)

-    Vous mettez à jour les carnets d'entretien et le registre des copropriétés

Informations complémentaires :

Poste en CDD à pourvoir au 1er décembre 2020, dans le cadre d'un remplacement maternité.

Poste basé à BOURG-EN-BRESSE au 33 avenue du Mail.

Rémunération 1 850 € bruts mensuels.

Nous vous offrons un 13ème  mois + chèques restaurant + mutuelle & Prévoyance performantes

Pour vos loisirs et votre famille : CE, Œuvres sociales, locations de vacances...

Rejoignez-nous !

Dans le cadre de sa politique d’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes, la SEMCODA s’engage à étudier les candidatures en dehors de toute considération liée au sexe.

Lors du processus de recrutement, des critères de sélection strictement identiques sont appliqués.

Pour réussir à ce poste ?

• BAC + 2 Immobilier exigé ou Secrétariat exigé
• 2 ans minimum d’expérience dans une fonction similaire souhaitée
• Maîtrise incontournable des logiciels Pack office

• Connaissance du logiciel ICS serait un plus.
• Des connaissances en législation de la copropriété serait un plus

• Vous êtes rigoureux(reuse), organisé(ée)
• Vous avez un bon relationnel
• Vous communiquez et savez rendre des comptes à votre responsable