Accueil du Siège (présentiel) :

Accueil du public : renseigner, orienter et être garant de l’accès et la circulation des visiteurs (collègues, prestataires…)
Tenue du standard téléphonique : renseigner, orienter les interlocuteurs et transmettre les messages aux collaborateurs
Veiller à toujours laisser à disposition du public les documents d’information (flyers, affiches…)
Gestion du courrier entrant (tri et circuit de diffusion à respecter)
Suivi des recommandés (fichier…)
Suivi des contraventions (envoi aux collaborateurs, fichier…)
Gestion du courrier sortant
Affranchissement, dépôt au local courrier
Gestion des salles de réunions (consultation du planning des salles, mise en place pour les réunions…)

Secrétariat en soutien à l’Assistante de Direction Générale (liste non exhaustive) :

Aide à la gestion des services généraux du siège
Participer à la gestion des stocks de fournitures et de consommables
Relation avec certains prestataires
Relation avec l’équipe d’entretien des locaux
Aide à la gestion de la BDD des adhérents et quelques tâches ponctuelles s’y rapportant
Commande/renouvellement et suivi des cartes CMI
Aide sur tâches ponctuelles selon agenda des évènements (CA ; AG ; séminaires…)

Assurer certaines tâches ponctuelles missionnées par les services du Siège, en accord avec l’Assistante de Direction (liste non exhaustive) :