Assistant.e F/H

L’EPPGHV dit La Villette, est un établissement public national à caractère industriel et commercial (EPIC), placé sous la tutelle du ministère de la culture et de la communication. Il a pour mission d’animer, d’exploiter et de promouvoir l’ensemble du parc de la Villette, d’une envergure de 55 hectares, mais aussi de développer et diffuser des activités artistiques, pédagogiques et sociales, ouvertes sur la ville. En 2019, la fréquentation de l’offre artistique et culturelle de l’établissement s’élève à près de 1,3 millions de personnes et 10 millions de visiteurs ont fréquenté l’ensemble du Parc de la Villette.

Finalité
Assister la chargée de mission présidence dans ses missions de secrétariat, de coordination et de diffusion
de l’information.

Principales missions 

En étroite collaboration avec le Président, la chargée de mission et la Direction Générale, vous êtes directement associé.e sur différentes tâches essentielles au fonctionnement du bureau de la Présidence et des relations avec le reste des équipes de La Villette :
 
Assistanat / Gestion administrative

• Planification au quotidien de l’agenda : prend les rendez-vous et répond aux sollicitations, suit les invitations aux événements extérieurs type premières/vernissages, fait le lien avec l’agenda de la directrice générale ;
• Correspondance : suit la réception courrier (scan, archivage et diffusion aux directions concernées), rédige et envoie des courriers, envoie des vœux postaux en lien avec le protocole ;
• Réceptionne les appels téléphoniques : accueille, filtre etc. ;
• Accueille les visiteurs pour les rendez-vous de la présidence ;
• S’occupe de la gestion administrative : frais de mission/réception, achats de fournitures pour le bureau etc.

Coordination

• Assure l’interface et la diffusion des informations avec l’ensemble des directions ;
• Prépare les rendez-vous de la présidence : impression des dossiers, réservation des salles, mise en place de l’accueil ;
• Participe à l’organisation des déplacements nationaux et internationaux : réservations (hébergement, transport…),   planification du programme de la mission (demande d’invitations, achat de billets professionnels...), rédaction de l’ordre de mission.

Formation : Bac +3 et expérience de deux ans minimum sur des fonctions similaires
Savoir : Connaissance des institutions culturelles, Maîtrise des outils informatiques
Savoir-faire : Gestion des priorités, anglais parlé et écrit ; Qualités rédactionnelles
Comportement professionnel : Forte capacité d’adaptation, d’anticipation et d’autonomie/rigueur, discrétion et sens de la diplomatie, grande réactivité et respect de la confidentialité ; Aisance relationnelle
Spécificité du poste : Disponibilité soir et weekend, permis B souhaité 

Informations complémentaires
CDD 6 mois (renouvelable) à temps complet dès que possible
Salaire brut mensuel selon profil, remboursement 50% carte Navigo ou Forfait mobilité, TR
Postulez !  CV sans photo + LM  
Pour toutes informations sur l’établissement : https://lavillette.com/
Date limite de candidature 12 novembre 2021