Chargé.e de mission – Coordination administrative et projets événementiels F/H

La Villette, est un établissement public national à caractère industriel et commercial (EPIC), placé sous la tutelle du ministère de la culture et de la communication. Il a pour mission d’animer, d’exploiter et de promouvoir l’ensemble du parc de la Villette, d’une envergure de 55 hectares, mais aussi de développer et diffuser des activités artistiques, pédagogiques et sociales, ouvertes sur la ville. Chaque année, la fréquentation moyenne de l’offre artistique et culturelle de l’établissement est de 1,3 millions de personnes et 10 millions de visiteurs pour l’ensemble du Parc de la Villette.

Finalité

Rattaché.e au directeur de la programmation culturelle et événementielle, elle/ il joue un rôle transversal au sein de la Direction composée de 3 services (service événementiel, service culturel, Little Villette).

Elle/il recherche la complémentarité et les synergies entre la programmation culturelle et événementielle et participe à l’atteinte des objectifs financiers et au développement des ressources propres, en particulier en ce qui concerne les événements dits culturels (événements hybrides, expositions, etc…)

Elle/il accompagne l’équipe événementielle dans certaines de ses missions.  

Principales missions 

Gestion et coordination administrative :

• Coordonne et traite les ordres de mission du directeur.

• Réalise les comptes-rendus des réunions bimensuelles des services de la direction.

• Vérifie, met à jour et suit les plannings de la Direction dans le logiciel Dièse.

• Assure la mise à jour/le suivi des bases de données clients/prospects événementiels et du progiciel Agora.

• Conçoit et met en œuvre des documents de reporting transversaux et des outils de transmission d’informations (plannings, fréquentations, prospection, etc.).

• Répond aux demandes entrantes, réalise des devis locatifs et autres documents administratifs

• Gère les activités gratuites liées à l’activité événementielle et d’autres projets en lien avec la programmation

• Est amené.e à réaliser des repérages sur site. S’occupe des autorisations de tournage et de prises de vues sur le Parc et participe à l’organisation de certaines opérations promotionnelles de plein air

• Accompagne les chef.fe.s de projet événementiel dans leurs missions, notamment dans la gestion des projets dits culturels ou hybrides

Communication et promotion :

• Réalise des dossiers de présentation de manière à promouvoir de nouvelles activités et/ou espaces ouverts à la location

• Réalise de la veille concurrentielle et sur l’actualité économique

• Participe à la conception et la mise en œuvre de la politique de marketing de l’activité événementielle (brochures, e-mailings, site internet, etc…)

• Représente et promeut l’activité en interne et en externe auprès des différents réseaux professionnels et dans le cadre d’opérations de relations publiques.

Votre profil :

• Formation : Bac + 4/5 en Gestion de projet événementiel, et 2 ans d’expérience minimum idéalement en ERP

• Savoir : Maîtrise des outils informatiques et notamment du pack-office (Excel – outlook-– powerpoint) ; maîtrise de l’anglais ; capacité de rédaction et excellente orthographe ; la connaissance du progiciel Agora et/ou de logiciel de PAO serait un plus 

• Savoir-faire :   Capacité à gérer une fonction transverse ; Polyvalent, rigoureux, organisé ; Gestion des priorités, Technique commerciale (capacité à argumenter et négocier) ; anticiper les attentes des organisateurs et savoir régler les litiges ; gestion de projet ; avoir le sens du résultat et de la performance.

• Comportement professionnel : Travail en équipe, excellent relationnel, Esprit d’équipe ; Organisé/déterminé ; respect de la confidentialité des informations traitées.

Intérêt pour la culture, pour la communication et la création de contenus

Spécificités : possibilités de travail les soirs et Week-end

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Poste à pourvoir en CDI dès le 1e février 2025

Salaire brut mensuel selon profil + Ticket Restaurant + 75% Navigo ou Vélib, Mutuelle/ Accord d’intéressement/ Accord télétravail/ Carte culture/ Salle de sport

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Date limite de candidature au 18 décembre 2024

Pour toutes informations sur l’établissement : https://lavillette.com