Comment former et impliquer les Managers au Recrutement ?

Contexte : Qui se prête au jeu ?

Simon est Chargé de Recrutement depuis 1 an dans un grand groupe possédant un réseau d'unités commerciales partout en France. Il est en charge notamment du sourcing, de la présélection et de la préqualification des candidats au national. Il met en relation ensuite les candidats et les managers opérationnels pour l’entretien directement sur les sites des magasins partout en France, puis, participe à la prise de décision quant à l’intégration des futurs collaborateurs.

Problématique du jour

Simon se retrouve confronté à de nombreuses dissonances entre ses pratiques de Recruteurs et celles des Managers opérationnels, en charge de mener les entretiens directement en magasins.
Ce manque d’alignement a conduit à des quiproquos entre les candidats et l’entreprise, avec des discours divergents quant aux missions du poste, des entretiens ajoutés au processus au dernier moment, des critères de sélection changeant au gré des étapes, ou encore des techniques de conduite d’entretien différentes d’un Manager à l’autre.
Les conséquences sont directes : le taux de transformation candidat / employé n’est pas probant.
Simon a la sensation de mener un travail inutile en amont et ne voit pas comment créer une alliance avec ses Managers.
Les Managers quant à eux, se sentent quelque peu démunis pour gérer ces recrutements.

Et pour cause, en 2022, une étude de l’APEC sur « Le rôle des managers dans le recrutement » nous a révélé qu’une majorité des managers jugent utile de bénéficier d’une formation :

76 % aimeraient être formés à la réalisation des entretiens d’embauche
77 % à la définition des compétences recherchées

Alors pourquoi est-il si important, justement, pour les Managers de se former au Recrutement aujourd’hui ? À quel point les Managers doivent s’impliquer dans les Recrutements de l’entreprise ?

Cet article vous apporte quelques arguments et pistes de travail, à actionner dès aujourd’hui.

Rappel : qui fait quoi dans le Recrutement ?

Les managers sont eux aussi acteurs du processus de Recrutement. Les Recruteurs apportent la stratégie, la méthodologie, l’accompagnement, mais ce sont bel et bien les Managers qui disposent la plupart du temps de la décision finale.

Et le Recrutement, ça ne s’improvise pas !

Il s’agit d’évaluer l’adéquation entre les compétences d’un candidat et le poste à pourvoir dans une entreprise.

Cela nécessite donc de :

Comprendre les besoins en recrutement de l’entreprise
Connaître les tendances du marché de l’emploi
Maîtriser les compétences clés recherchées
Construire des stratégies de recrutement efficaces
Savoir conduire des entretiens structurés
Favoriser l’inclusion et la diversité
Utiliser des outils pertinents

Et tout ça n’est possible, que s’il existe une véritable collaboration entre Managers et Recruteurs.

Former et impliquer en instaurant une culture du Recrutement

Impliquer vos Managers, ça commence par les sensibiliser à vos propres techniques, de même, ça passe par une initiation à la culture du Recrutement.

Voici quelques pistes à explorer :

Assister à des conférences, webinars et autres évènements gratuits réguliers, organisés par différents médias, tels que myRHline ou Culture RH, ou encore la Non-conférence du Recrutement qui a lieu partout en France par L’Ecole du Recrutement.
Mettre en place un programme de mentorat. Les managers expérimentés et volontaires peuvent devenir des mentors pour soutenir les managers moins expérimentés.
Offrir des séances de coaching individuel pour les managers qui ont des difficultés particulières dans le processus de recrutement.
Suivre une formation, comme celle en ligne proposée par LEDR, 100% dédiée aux Managers.
Participer à des ateliers ou formations avec accompagnement personnalisé, telles que les formations spécialisées Recrutement IT par Hélène LY, ou bien, plus généralistes, les Ateliers proposés par Anaïs LE DIGARCHER, ou encore les prestations de conseils et formations de L’Etincelle RH.
Sensibiliser en partageant du contenu en interne, sur le Recrutement, les questions de diversité et d’inclusion, la marque employeur, à travers une newsletter.

Le shadowing :

Enfin, l’étude APEC nous dit aussi que si la majorité des managers (63 %) estiment que les RH prennent en charge efficacement les recrutements, d’autres se plaignent du manque de fluidité et de la zone de flou autour des activités RH.

Une dernière piste à explorer et parce que bien souvent, les Managers n’ont pas conscience de ce que représente le métier de Recruteur, serait d’organiser des demi-journées de shadowing. Le shadowing consiste à suivre un professionnel dans son travail. L’occasion rêvée pour nourrir un peu plus la relation Manager/Recruteur.

Point d’honneur et de départ : le brief

Qu’il s’agisse d’un client ou d’un manager, le brief constitue une étape indispensable pour établir une relation de confiance. Grâce à votre écoute active, par la reformulation et votre positionnement de Conseiller, vous relèverez ce challenge qui consiste à instaurer un climat collaboratif.
Cette première étape de votre partenariat doit être qualitative. En effet, le brief se reflète partout. Dans l'annonce, dans le discours tenu en entretien, dans la qualité des futures interactions avec les candidats, bref, dans tout votre processus de Recrutement.
Il est primordial non seulement de s’accorder sur le besoin en recrutement, à travers un audit de poste, comme sur les critères de recherche et notamment leur hiérarchisation.
Mais aussi :

Sur la méthodologie et les outils employés (scorecard, trames d’entretiens, entretien structuré, tests, etc.)
Sur les participants au processus (qui conduit quel entretien, qui participe à la décision, etc.)
Sur les différentes étapes (combien d’entretiens, de tests, etc.)
Sur les échéances

C’est le moment clé pour se poser également la question : le ou les acteurs concernés par ce process, ont-ils besoin d’être formés à la conduite d’entretien par exemple ?

L’objectif étant d’aligner impérativement : attentes et pratiques, puis d’acter une procédure commune et garantir une expérience candidat cohérente.

Viser un Recrutement collaboratif

Plus d'excuses. De nos jours, il existe une multitude d’outils favorisant la collaboration.

TRELLO est une plateforme collaborative, permettant de créer des espaces communs entre collègues et de suivre les actions mutuelles des uns et des autres.

Slack peut être une option pour de l’échange instantané.

L’ATS (applicant tracking system) demeure l’outil idéal côté Recruteurs pour gérer ses recrutements, et faciliter les échanges avec les Managers, tel que le propose TALEEZ.

L’idée est de maintenir le lien pendant tout le process, tout en s’assurant au préalable que chacun se sent à l’aise avec les outils.

Dans un mouvement participatif, il est important de se poser et de s’accorder sur les meilleurs outils à utiliser.

Les managers et le service RH travaillent ainsi ensemble pour établir des liens entre les différents services et développer une culture d'entraide.

Implication des Managers = meilleure qualité des recrutements

Les managers sont les mieux placés pour déterminer les compétences nécessaires pour un poste donné, ils connaissent le terrain. Les recruteurs eux, peuvent guider les Managers de par leurs connaissances sur les tendances du marché du travail, et en s'assurant que les processus de recrutement sont efficaces et équitables.
À l’heure où les recrutements sont jugés de plus en plus difficiles, 58% selon une étude Pôle Emploi 2022, il est indispensable de former un véritable partenariat Manager/Recruteur. Vous avez tout à y gagner.