Structurer la fonction RH en PME étape par étape

Il paraît que le recrutement n’est pas RH. Trop business, trop urgent. Ces 2 mondes seraient opposés. Vraiment ?

D’abord RPO*, puis embauchée en tant que Talent Acquisition Manager au sein de E2-CAD, Barbara Gualandi a vu son rôle évoluer jusqu’à devenir, sans forcément en porter officiellement le titre, une HRBP sur-mesure.

Dans cette PME experte de l’électronique automobile, elle raconte comment elle a transformé un recrutement artisanal en fonction RH plus structurée. Avec la confiance comme fil rouge. La légitimité comme terrain de conquête.

Un retour d'expérience concret pour celles et ceux qui structurent une fonction RH en PME qui n'ont pas toujours de mode d'emploi, ou cherchent à construire un poste RH from scratch.

*(Recruitment Process Outsourcing, ou recruteur externalisé)

Structurer sans rigidifier : la stratégie des petits pas

À son arrivée, Barbara découvre un environnement agile, mais encore peu cadré niveau RH. E2-CAD, spécialisé dans le développement de produits embarqués, comprend plus de 100 collaborateurs (internes et externes) et un mode opératoire, bien qu’informel, qui tient la route.

Ce contexte ressemble en fait à celui de nombreuses PME, où la croissance prend racine sur le terrain. Les métiers avancent. La production tourne. Les équipes trouvent leurs propres façons de faire. De fait, la formalisation des ressources humaines n’est pas naturellement la priorité.

Et pour cause, d’après l’étude Mucho x Toluna 2026, 1 salarié sur 4 en PME de 50 salariés ou plus, ignore ou se trompe sur la présence d’une fonction RH dans son entreprise.

Pour autant, l’exigence reste forte chez E2-CAD. En effet, l’activité s’appuie sur des métiers très pointus de l’électronique automobile, du software embarqué, au hardware, en passant par la safety ou encore la cybersécurité. Ce qui en fait un acteur de choix pour les projets nécessitant réactivité et excellence technique. Mais est-ce possible de survivre sans structure RH ?

C’est le questionnement de départ de Barbara, puisqu’elle observe :

• Des outils limités, comme par exemple, l’absence d’ATS,
• Des fiches de poste très opérationnelles, mais peu formalisées,
• Un recours massif aux prestataires externes pour les recrutements,
• Des processus RH qui reposent surtout sur des habitudes bien ancrées.

Son défi devient très subtil. Il s’agit de professionnaliser, sans alourdir, de proposer de nouveaux repères, sans rigidifier, de faire bouger les pratiques, sans dévaloriser l'existant.

Un contexte qui vous parle ?

D'autres recruteurs sont partis du même point de départ. Voici ce qu'ils ont construit.

Lire le témoignage

Le mot de Barbara à retenir : À l’époque où elle était RPO via GetPro, elle occupait par défaut un statut d’experte externe, mais refusait de porter une casquette de “détentrice de la vérité”. Elle rejette les discours parfois manichéens, comme s’il devait y avoir la bonne RH et la mauvaise RH. Pour elle, la confiance se gagne moins par un procédé imposé, que par la compréhension du terrain.

En bref, avant d’envisager un quelconque changement, Barbara s’est d’abord approprié l’état d’esprit E2-CAD.

Pourquoi le recrutement est un levier de structuration RH

“Le recrutement est indissociable des RH”. Il en est même un point d'entrée logique selon Barbara.

Sa mission a commencé avec un besoin concret, celui de recruter une trentaine de profils dans un contexte de croissance. En somme, du visible, du mesurable. Effectivement, quand un poste est pourvu, tout le monde capte l’impact et c'est par ce biais qu'elle va progressivement asseoir sa légitimité.

Mais pas que ! Son atout secret ? Sa curiosité active. Barbara a questionné les experts de son organisation, a décortiqué les intitulés, s’est intéressée aux termes techniques.

Une démarche qui change la relation. Elle n’est plus perçue telle une recruteuse qui applique un process standard, mais comme une interlocutrice qui comprend leur réalité. Sa posture de recruteuse curieuse a été déterminante dans la construction de sa crédibilité RH.

Formaliser le recrutement sans perdre en agilité

À partir de là, Barbara a posé les premières pierres aux couleurs de E2-CAD.

Cadrer les besoins en gagnant du temps

Chaque prise de besoin est convertie en temps d’audit. Barbara cherche à saisir les savoir-faire attendus, les véritables priorités, pour ensuite produire un document hybride et suffisamment opérationnel pour être à la fois une fiche de poste, mais aussi une base pour les annonces.

Son mot d’ordre : l’optimisation !

Améliorer le processus et les entretiens sans les rallonger

En étroite collaboration avec le directeur des opérations et le directeur technique, Barbara s’est imprégnée des spécificités et a travaillé une grille d’entretien plus pertinente.

Aussi, les profils étant rares, elle limite le parcours à 3 étapes, avec un premier appel téléphonique de préqualification et un entretien RH approfondi, puis, un entretien technique avec la direction.

Miser sur des comptes rendus pédagogiques

Barbara a conçu une restitution ultra-pratique pour les managers. Entre parcours, synthèse en "plus/moins" ou points forts et points à creuser, elle a créé un contenu simple, lisible, directement exploitable. Toujours avec l’ambition de faciliter leur quotidien industriel.

Piloter via un logiciel de recrutement

Si au départ, le suivi des recrutements s'effectuait sur des tableurs Excel, Barbara a rapidement ressenti les limites de l’aspect manuel. Elle a initié la transition vers un logiciel de recrutement (ATS) et le choix de Taleez  s’est imposé, pour plusieurs raisons qui dépoussièrent leur routine…

• Une interface site carrière intégrée et la possibilité désormais pour E2-CAD de recevoir des candidatures spontanées.
• La connexion avec l’outil Lucca, déjà utilisé en interne pour la gestion administrative, et donc l’adoption de la signature électronique des contrats.
• Un modèle adapté, avec un profil recruteur actif et des accès lecteurs pour les autres.

Faire de l’onboarding un sujet recrutement

Barbara a enclenché son pivot vers l’expérience collaborateur, en faisant des journées d'intégration de vrais temps forts de leur culture d’entreprise. Pour transmettre leurs valeurs qui sont la passion technique, la solidarité, l’excellence.

Un format évolutif qui aujourd’hui se décompose en 2 demi-journées, dont une partie est dédiée aux sujets internes : utilisation des outils, congés, primes. L’autre aborde tout ce qui attrait à la sécurité, les mobilités douces, l’organisation pratique.

Le tout dynamisé par un déjeuner commun, des serious games, comme le "Marshmallow Challenge" en version papier et scotch façon E2-CAD, et en bonus, l’intervention systématique du président ou du directeur des opérations pour parler de projets emblématiques comme l'électrification des turbos de F1.

Le mot de Barbara à retenir : Puisqu’ils contribuent à leur marque employeur, les collaborateurs externes sont eux aussi conviés à ces journées d’onboarding. Ce qui en fait un acte culturel, d’appartenance et de fidélisation.

Du recrutement aux RH : un pas après l'autre

Le périmètre de Barbara s’est élargi par capillarité et non pas parce qu’un organigramme l’a décidé : c'est précisément ainsi que se construit une fonction RH. Le recrutement mène à l’onboarding. L’onboarding mène aux compétences. Les compétences mènent à la formation. Et ainsi de suite.

Premier pas : les entretiens annuels

E2-CAD peinant à attirer des intégrateurs logiciels maîtrisant l'architecture AUTOSAR, Barbara s’est penchée sur le vivier interne.

Les entretiens annuels existent, certes, mais Barbara interroge leur utilité réelle. Que deviennent les demandes de formation ? Les signaux faibles ? Elle s’active alors sur :

• Un enrichissement de la trame avec l’ajout de questions sur le potentiel, les réalisations marquantes, les souhaits d'évolution.
• La formation des managers pour une meilleure exploitation de tous les entretiens (y compris suivi et fin de période d'essai).

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Deuxième pas : la formation interne

L'entreprise compte des collaborateurs avec 20 ans d'ancienneté en moyenne, forts d'un savoir-faire unique. L’envers du décor, c’est le risque de fuite des compétences historiques avec les départs à la retraite à venir.

À ça s’ajoute l'absence de cursus alignés à leurs spécificités, Barbara a donc imaginé un système de formation. Concrètement, elle :

Accompagne les formateurs internes à créer des plans de formation,
Estime clairement le coût de la formation et le déduit du budget,
Organise des sessions de formation par thématique,
Met en place un template de suivi : Qui forme ? Qui est formé ? Sur quoi ?
Délivre une reconnaissance interne.

C’est ce qu’elle a appliqué notamment pour la formation AUTOSAR (destinée aux ingénieurs logiciels embarqués) et la formation ISO 21434 (qui répond aux enjeux de cybersécurité dans l’industrie automobile), animées par les collaborateurs les plus experts, eux-mêmes.

Le mot de Barbara à retenir : En érigeant sa propre académie interne, elle a transformé une contrainte en avantage compétitif. Et pour consolider ce mouvement, Barbara veille à recruter aussi des profils ayant déjà formé dans leurs précédentes entreprises. La boucle entre RH et recrutement est bouclée à travers ce cercle vertueux.

Troisième pas : le sujet du handicap

Barbara a constaté un “trou dans la raquette” comme elle aime le dire, autour du handicap et des obligations associées. Le risque légal pour une PME est significatif, c’est pourquoi elle s’en est emparée plutôt que de le laisser dans un angle mort. Son plan d'action :

• Auto-apprentissage grâce aux webinaires de l'Agefiph (Association pour la gestion des fonds pour l’insertion professionnelle des personnes handicapées).
• Partenariat avec Cap Emploi, le réseau qui soutient les personnes handicapées vers et dans l’emploi, et leurs employeurs, avec des ateliers auprès des équipes E2-CAD.
• Intégration dès l'onboarding : Barbara présente à toute nouvelle recrue son rôle de référente et sensibilise aux handicaps invisibles, qui représentent 80% des situations en France selon le gouvernement.
• Accompagnement individuel au montage de dossiers RQTH, coordination avec la médecine du travail, aménagements de poste.

Pour elle, la fonction RH prend forme quand tous ces thèmes cessent d’être traités en silos.

Bouger les pratiques managériales sans brusquer la culture

Chez E2-CAD, Barbara observe une culture très orientée résolution de problèmes. Utile, évidemment. Mais parfois, à force de pointer ce qui ne va pas, on oublie de valoriser ce qui fonctionne.

Elle a donc initié les managers au feedback et à la reconnaissance, non pas comme une faveur, mais un levier d’engagement, via des mini-formations :

• Les profils DISC, pour avoir une autre lecture des attentes et des comportements de chacun.
• Le feedback constructif, pour apprendre à donner des retours positifs, comme négatifs.
• Les outils de revue de projet, tel que le DAKI (Drop/Add/Keep/Improve), une rétrospective pour identifier ce qui peut être abandonné, ajouté, conservé ou amélioré.

L’objectif demeure le même : zéro théorie RH hors-sol, que de l’applicable.

Une fonction RH ne se décrète pas : ce que ce retour d'expérience enseigne

Cette expérience montre que la fonction RH ne se bâtit non pas d’un seul coup, ni avec un grand plan spectaculaire, ou de grandes révolutions, mais par l’influence, par la preuve, par du palpable. Elle ne se construit pas toute seule non plus. Si Barbara a pu mener tous ces chantiers, c’est aussi grâce à la coopération et le soutien quotidien de sa collègue, Camille Pereira, Assistante RH et Administrative.

Elle rappelle également que le recrutement, souvent considéré comme le parent pauvre des Ressources Humaines, peut devenir un formidable levier de structuration. À condition de le relier aux compétences, à la formation, au management et à l’expérience collaborateur.

Son histoire le confirme : le recrutement est définitivement RH.

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