Les 3 fonctionnalités indispensables des logiciels de recrutement

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Ce n'est pas pour rien si les logiciels de recrutement (ATS) occupent de plus en plus le paysage RH ces dernières années. Mais pourquoi un tel engouement de la part des recruteurs pour ces solutions de gestion de recrutement ?

La réponse pourrait bien résider dans ces 3 fonctionnalités incontournables : traitement automatisé des candidatures, CVthèque et multidiffusion automatique des annonces !

Accrochez-vous, nous allons découvrir ensemble ces 3 outils et promis, vous n'allez pas être déçus du résultat :)

1 - Multidiffusion d'offres d'emploi : gagnez du temps et obtenez plus de candidats

À l'ère du recrutement digital, la publication d'offres d'emploi a elle aussi subi une profonde mutation. Rassurez-vous, elle ne s'est pas transformé en monstre chronophage digne de l'imagination horrifique de James Whale.

Au contraire, la diffusion est devenue facile, intuitive et rapide grâce aux ATS. Choix des sites d'emploi, connexion aux comptes recruteurs, choix budgétaire hasardeux, rentabilité des investissements inégaux... autant de micro-tâches qui ne vous prendront plus vos précieuses heures.

Le nom de cette révolution ? La multidiffusion !

Le principe est très simple : pouvoir mettre en ligne vos offres d'emploi, de stage, d'alternance sur de nombreux jobboards en un clic et via la même interface.

Adieu les nombreux comptes recruteur dédiés à un site d'emploi spécifique (et la pléthore de mots de passe à retenir). Au revoir le temps perdu à ouvrir chaque page web et les connexions qui moulinent (voir qui échouent car vous avez mal tapé une lettre).

Multidiffusez vos offres rapidement et en toute sérénité.

Enfin ça, c'est si vous utilisez un logiciel de recrutement équipé d'un fonctionnalité de multidiffusion des annonces :)

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Comment marche la multidiffusion ?

Dans l'interface de votre ATS, vous devez retrouver un onglet qui s'appelle Diffusion ou Multidiffusion après avoir créé une annonce. Vous y trouvez l'ensemble des sites d'emploi que vous propose votre logiciel.

Le choix des plateformes dépend de votre logiciel de recrutement et des partenariats qu'il arrive à développer. Les immanquables Apec, Pôle Emploi, Monster, Indeed et consort sont généralement disponibles. Vous pouvez également utiliser des sites d'emploi plus spécifiques comme Cadremploi, pour les cadres ou encore Digitalent, Stack overflow, Alsacréations pour des profils web/IT.

Les formations supérieures ne sont pas en reste, de nombreux ATS proposent de multidiffuser vos offres (CDI, CDD, stage, alternance...) sur des réseaux d'écoles. Un moyen de cibler plus précisément vos candidats et d'offrir une meilleure visibilité à vos annonces.

La possibilité de publier vos offres sur des réseaux sociaux, professionnels ou non (Facebook, LinkedIn...) est elle aussi devenue très fréquente.

Surveillez régulièrement les offres des logiciels de gestion de recrutement, leurs outils de multidiffusion s'améliorent pour proposer toujours plus de jobboard pertinents.

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Aaaah le sourire d'un recruteur qui a multidiffusé sa première annonce, ça n'a pas de prix !

Pourquoi est-ce que la multidiffusion est indispensable pour recruter ?

Aujourd'hui, le recrutement se fait à 88 % sur Internet (réseaux sociaux, sites d'emploi...). Vous devez aller à la rencontre de vos talents et rendre vos annonces visibles sur les meilleurs sites d'emploi. Il faut être exhaustif et très précis pour cibler au mieux vos candidats.

En multidiffusant automatiquement vos offres vous :

  • gagnez du temps sur une tâche chronophage et répétitive
  • soignez la qualité de vos recrutements en redistribuant ce temps qui vous est alloué
  • offrez une meilleure visibilité à vos offres
  • optimisez votre budget de diffusion grâce aux partenariats entre les sites d'emploi et les ATS

2 - Traitement des candidatures : centralisez vos talents et gagnez du temps

Une fonctionnalité primordiale pour tout RH est le traitement automatisé des candidatures. Bien sûr, on ne parle pas d’automatisation généralisée de TOUT le processus de recrutement. Sinon, on parlerait de robot recruteur non ? :)

Non ici je veux parler des 90 mails quotidiens que vous n’aurez plus à ouvrir un à un afin d’en extraire un CV et une lettre de motivation. Vous avez bien lu, les logiciels de gestion de candidature centralisent toutes les informations de vos candidats dans un format identique. Ces fiches candidats contiennent les données et documents que renseignent vos talents lorsqu'ils remplissent vos annonces de recrutement.

Chaque candidat est associé au recrutement auquel il a postulé. Vous pouvez suivre son parcours dans votre pipeline de recrutement.

Un gain de temps quotidien qui vous permet de vous concentrer sur des missions plus importantes comme l’étude des candidatures avec votre équipe ou encore améliorer la prise de contact avec vos futurs collaborateurs.

Comment est-ce que le traitement des candidatures fonctionne ?

Concrètement, lorsque votre candidat postule à une offre d'emploi générée via votre solution de gestion de recrutement, il remplit lui-même sa fiche candidat en quelque sorte. Votre ATS récupère les différentes informations à son sujet et les intègre directement dans votre interface recruteur. Vous pouvez alors les retrouver dans votre partie Recrutement ou bien dans votre CVthèque en fonction des postes auxquels ils ont postulé.

Un processus simple et efficace qui ne nécessite pas de taper manuellement toutes ces données dans votre fichier Excel !

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Voilà typiquement un recruteur qui ne traite pas ses candidatures avec un logiciel de gestion de recrutement

Pourquoi est-ce que le traitement des candidatures est indispensable ?

Les recruteurs effectuent des tâches chronophages à longueur de temps mais ça n'est pas une fatalité. La gestion des candidatures constituent un gros champ de leurs missions quotidiennes et il est possible d'en optimiser les processus !

Grâce au traitement automatisé des candidatures :

  • Vous ne perdez plus de temps à chercher dans votre boîte mail ni à ouvrir chaque message
  • Vous accédez rapidement à toutes les informations candidats et recrutements dans un seul outil
  • Vous avez de la visibilité sur vos processus de recrutement et l'évolution de vos candidats 
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3 - CVthèque : accédez rapidement à vos candidats

Une CVthèque est une base de données qui contient les informations liées à vos candidats. Chaque profil y est stocké et vous pouvez les consulter à tout instant. Cette fonctionnalité vous permet également de trier et organiser les candidatures reçues dans différents groupes. Ceux-ci sont couramment appelés “viviers”.

Ces viviers sont personnalisables et vous pouvez les adapter en fonction de vos besoins en recrutement. Par exemple, vous pouvez stocker des profils prometteurs dans un vivier "Sourcing" en cas de besoins en nouvelles compétences.

Bref, la seule limite à ce système de classement c’est votre imagination !

Comment est-ce qu'une CVthèque fonctionne ?

Vous y retrouvez tous les profils candidats des personnes qui ont postulé à vos offres de recrutement ainsi que les candidatures spontanées. Il est également possible de rajouter manuellement des talents.

Ce tableau de bord dispose de plusieurs outils pour classer et retrouver en quelques clics vos talents. Je vous parlais de "viviers" plus haut mais il existe également la fonction "filtres", le tag de candidat ou encore la barre de recherche (on ne change pas une équipe qui gagne).

  • Tags et favoris

Pour organiser votre réserve de talents, vous pouvez aussi les marquer comme “favoris” ou taguer vos candidats avec des mots-clés. Vous les estampillerez ainsi avec votre propre système de classement.

Attention toutefois à bien réfléchir aux tags que vous allez utiliser avec votre équipe RH. Il arrive fréquemment d’avoir les yeux plus gros que le ventre et de multiplier les tags. Et qui dit beaucoup de tags dit “au secours je ne m’y retrouve pluuuuus” ! Prenez quelques minutes pour y réfléchir posément avec vos collaborateurs. Vous éviterez des prises de tête et des recherches pénibles parmi vos 7500 candidats ;)

  • Barre de recherche

Afin de retrouver rapidement un talent, vous pouvez également utiliser la barre de recherche. Toutes les CVthèques en sont équipées et vous ne serez pas dépaysé par son fonctionnement car ça fonctionne comme Google ou n’importe quel moteur de recherche. Vous pouvez même utiliser des opérateurs booléens pour recentrer votre recherche.

Vous ne perdrez plus de longues heures à rechercher LE talent que vous avez vu passer la semaine dernière.

  • Vous recrutez en équipe ?

Vos collaborateurs peuvent également consulter les candidatures et les CV depuis n’importe quel endroit (avec une connexion Internet hein ;) ). Vous pourrez donc échanger vos impressions sur ces candidats de manière plus fluide.

En effet, la plupart des logiciel de gestion de recrutement sont collaboratifs.

Et pouvoir collaborer en équipe pour faire avancer plus rapidement et plus qualitativement ses recrutements, c’est quand même excellent non ?

Entre RH vous pouvez commenter, noter les fiches candidats de votre CVthèque et chaque collaborateur pourra consulter vos retours et les annoter. Fini le temps des réunions et autres points interminables ou encore les appels incessants de vos collègues pour débattre de la candidature de François. Maintenant, vous pouvez communiquer directement sur ces fiches dans une interface claire et collaborative.

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Le recrutement collaboratif est essentiel pour améliorer ses performances

Pourquoi est-ce que la CVthèque est indispensable pour tout recruteur ?

Avoir une réserve de talents disponibles et mise à jour est essentielle dans le cadre de votre stratégie de recrutement car :

  • toutes vos candidatures (spontanées, associées à un ou plusieurs recrutements, rentrées manuellement) et leurs CV sont accessibles sur une plate-forme
  • vous pouvez retrouver en quelques clics les candidats qui vous intéressent
  • vous avez une vision d'ensemble sur vos viviers de talents (nombre, qualité, disponibilité...)
À lire aussi :
Pourquoi et comment mettre en place une CVthèque interne à votre entreprise ?

Résumé : les logiciels de recrutement sont indispensables

On l'a vu, la multidiffusion de vos offres d'emploi, le traitement automatisé de vos candidats ainsi que la CVthèque de talents sont incontournables pour tous les recruteurs !

Que cela soit pour être plus efficace ou pour gagner du temps au quotidien, les solutions de gestion de recrutement ont déjà fait leurs preuves. Les témoignages clients parlent d'eux-même et démontrent la puissance des ATS.

Honnêtement, vous vous voyez extraire manuellement chaque CV de candidat, les classer un à un dans un dossier spécifique, créer des annonces sans aucun modèle, diffuser vos offres sur tous vos job board une à une ?

Moi personnellement je dis ASSEZ, c'est du passé !

Mais les fonctionnalités des ATS ne se limitent pas qu'à la CVthèque, la multidiffusion et à la centralisation des candidatures. Il y a encore plein d'outils pour faciliter vos recrutements. Je pourrai vous parler de site carrière à vos couleurs, d'automatisation de tâches de recrutement, d'analyse de vos données... mais on va garder ces idées pour de prochains supers articles ;)

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À propos de l'auteur
Julien

Content manager chez Taleez. J'écris des billets sur le recrutement, la vie d'entreprise et les actualités de Taleez !