Si ouvrir votre boîte de réception pour traiter vos nouvelles candidatures vous donne l'impression d'être quotidiennement submergé•e par un tsunami de CV, il se pourrait que cet article vous intéresse.
La semaine dernière, une collègue commerciale me parlait d'un coup de téléphone qu'elle avait reçu de la part d'un certain Jérôme. Il lui explique qu'il est recruteur pour une compagnie d'assurances qui compte une cinquantaine de personnes et qui recrute beaucoup en ce moment.
Cela fait un mois qu'ils ont lancé leurs campagnes de recrutement, il y a minimum 6 postes ouverts en parallèle en permanence et il sont 2 à s'en occuper. En tout, ils reçoivent en moyenne 200 candidatures par semaine, surtout sur les postes de commerciaux et de chargés de communication.
Pour travailler, ils se servent des outils suivants :
- une adresse email de type recrutement@monentreprise.com avec un dossier par recrutement pour classer les emails
- des dossiers partagés dans lesquels ils rangent les candidatures qui les intéressent
- un fichier de type GoogleSheet pour faire leur suivi candidat
Jérôme estime qu'il lui faut entre 1 et 4 minutes pour étudier une candidature et décider si elle est intéressante. Cela signifie que par semaine, l'équipe de recrutement passe plus de 6h sur la gestion de ses candidatures entrantes.
"Le pauvre, ça s'entendait qu'il était au bout du rouleau." m'a dit ma collègue.
Et on le comprend !
Comme beaucoup de recruteurs, Jérôme a d'autres sujets à traiter dans son entreprise et le traitement des nouvelles candidatures lui prend minimum une demi-journée par semaine. Il appelait car il cherchait une solution pour réduire le temps qu'il passe à cette tâche. Il avait vaguement entendu parler des ATS mais avait du mal à visualiser comment un outil comme Taleez pouvait lui venir en aide.
Ce n'est pas la première fois que nous traitons avec des recruteurs qui n'ont pas ou peu entendu parler des logiciels de gestion du recrutement. C'est pourquoi dans cet article, je vous parle de la manière dont un ATS vous permet de gagner du temps sur votre gestion de candidature.
Gestion des nouvelles candidatures, ce qui prend du temps
Voici le type de tâches qu'effectuait Jérôme pour traiter ses candidatures entrantes :
- Ouvrir la boîte de réception
- Ouvrir un email
- Déterminer à quel recrutement la candidature correspond
- Étudier le contenu de l'email, le CV, la lettre de motivation et décider s'il s'agit ou non d'une candidature pertinente.
- Ranger l'email dans le bon dossier dans la boîte de réception
- Télécharger le CV et la lettre de motivation
- Renommer le CV et la lettre de motivation pour les retrouver facilement
- Ranger le CV et la lettre de motivation dans le bon dossier partagé
- Ajouter le candidat au tableau de suivi
- Envoyer un email de refus (le cas échéant)
De l'aveu de Jérôme, les seules tâches qu'il trouve réellement intéressantes dans ce processus sont la 4 et la 10. En effet, ce sont les seules qui fassent appel à ses compétences en ressources humaines. Les autres relèvent de l'opérationnel pur, et sont indispensables pour rester organisé mais pourraient tout aussi bien être effectuées par d'autres personnes que lui.
Et c'est exactement ce qui le frustre : il a l'impression de passer autant de temps à "faire de la paperasse et de l'intendance" qu'à utiliser ses compétences pour déceler dans les CV et les lettres de motivations des profils réellement intéressants. Surtout que plus il avance dans ses "sessions traitement des candidatures", plus il en a marre et moins il est attentif.
En effet, avec la méthode de travail de Jérôme, on estime que la part d'opérationnel représente presque 45% du temps total nécessaire pour traiter les candidatures entrantes. Pas étonnant qu'il ait l'impression de perdre du temps inutilement.
À cause de son manque d'attention et du temps qu'il lui faut pour répondre, il est persuadé d'avoir déjà manqué des candidats qui aurait pu apporter beaucoup à l'entreprise.
Comment les ATS simplifient-ils le traitement des candidatures ?
L'ATS (pour Applicant Tracking System) est un outil dont la vocation est de stopper l'invasion intempestive de vos boîtes de réception par des emails de candidatures sans scrupules qui finissent par vous démoraliser alors que le simple fait de recevoir des candidatures devrait produire l'effet inverse. :)
Non plus sérieusement : les ATS ne sont pas des outils qui vont vous permettre d'étudier les candidatures plus rapidement : que vous étudiiez un CV sur Taleez ou en dehors, cela ne va pas changer grand chose au temps que vous mettez pour le lire. En revanche, les ATS vont vous décharger des tâches opérationnelles (celles qui occupent 45% de votre temps). Vous ne me croyez pas ? Voici le parcours type d'une nouvelle candidature traitée dans Taleez :
1 - Les candidats postulent via un formulaire
Ce formulaire de candidature, c'est vous qui le paramètrez. Vous pouvez demander à vos candidats toutes les informations qui vous semblent importantes à connaitre à ce stade (tant que vous restez dans les limites de la légalité, bien entendu).
2 - Vous recevez la candidature
Une fois que le candidat a rempli et envoyé le formulaire de candidature, vous recevez sa candidature directement dans votre espace personnel. Elle se présente sous la forme d'une fiche candidat sur laquelle figure toutes les informations et les documents que vous lui avez demandés (son CV et sa lettre de motivation aussi, le cas échéant).
Vous avez également une partie commentaires et évaluations, si vous souhaitez attribuer une note au candidat ou s'il y a un élément que vous souhaitez faire remonter à vos collaborateurs.
Si vous avez plusieurs recrutements ouverts, le logiciel détecte automatiquement celui pour lequel le candidat a postulé et y range lui-même la fiche candidat. Vous n'avez rien à faire.
Chaque membre de l'équipe que vous avez choisi d'impliquer dans le recrutement a accès a cette fiche et aux informations qu'elle contient depuis son compte sur Taleez, vous n'avez plus besoin de les transférer par mail.
3 - Vous étudiez la candidature
Cette étape ne diffère pas si vous avez Taleez ou non. Enfin si : toutes les fiches de candidatures sont centralisées et toutes les informations sont harmonisées, ce qui facilite réellement la lecture. À part ça, c'est l'étape où vous faites parler vos compétences de recruteur !
NB : sur Taleez vous pouvez, si vous le souhaitez, indiquer qu'une certaine réponse dans le formulaire de candidature est rédhibitoire et entraîne le refus automatique du candidat, ce qui permet de gagner du temps dans le tri des candidatures. Vous pouvez également programmer un email de refus automatique lorsque vous refusez un candidat.
Par exemple :
Vous recrutez un•e hôte•sse d'accueil pour une structure anglophone et avez par conséquent besoin d'un profil bilingue. Vous pouvez indiquer dans Taleez qu'en dessous d'un certain niveau d'Anglais, les candidats sont automatiquement refusés et programmer un email de refus pour les avertir.
Ainsi, si un candidat a indiqué qu'il ne maîtrisait pas l'Anglais, sa candidature est classée automatiquement dans le dossier "refusé" et Taleez lui envoie votre email de refus. Un vrai gain de temps pour vous.
4 - Vous prenez une décision
Il faut savoir que lorsque vous créez un recrutement sur Taleez, on vous demande de choisir un "pipeline" de candidature. Derrière ce mot barbare se cache une notion très simple : on vous demande juste d'indiquer les différentes étapes par lesquelles vous souhaitez faire passer le candidat lors de la phase de recrutement.
Exemple :
Nouveau candidat → Appel téléphonique → Shortlist → Entretien → Vérification Manager → Décision → Embauché / Refusé
Par défaut, toutes les nouvelles candidatures que vous recevez arrivent à l'étape "nouveau". Une fois que vous les avez étudiées et que vous savez si vous souhaitez les recontacter ou pas, il vous suffit de cliquer sur "passer à l'étape suivante" ou "refuser".
Et c'est tout.
Pas de fichier de suivi à mettre à jour, puisque la vue recrutement est votre fichier de suivi. Tout ce que vous avez à faire, c'est de consulter votre liste de candidat et éventuellement de cliquer sur un bouton pour le faire évoluer dans le pipeline.
Je vous disais plus haut que l'opérationnel représentait 45% du temps total de traitement des candidatures. À titre comparatif, on estime qu'avec Taleez un recruteur consacre seulement 6% du temps de traitement des candidatures à des tâches opérationnelles.
Le traitement des nouvelles candidatures : avec ou sans ATS ?
Cet article explore les raisons pour lesquelles l'ATS est une bonne solution pour gagner du temps sur votre gestion de candidatures. Si vous souhaitez vous faire une idée par vous même, rendez-vous sur ce document. Il s'agit d'une calculatrice qui vous permet d'estimer le temps que Taleez vous ferait gagner avec votre volume de candidatures.
Bien sûr, ce document ne correspond peut-être pas à 100% à votre manière de travailler ou à votre situation, mais il permet de se rendre compte de la part d'opérationnel que les ATS permettent de supprimer de votre travail.
Et il se passe quoi ensuite ?
Le sujet de cet article était le traitement des nouvelles candidatures, mais les logiciels de gestion du recrutement ne s'arrêtent pas là. Taleez possède de multiples fonctionnalités qui vous permettent de gagner du temps sur votre gestion (multi-diffusion d'offres d'emploi, site carrière, CVthèque d'entreprise, planification d'entretiens, centralisation des données,...)
Bon recrutement ! 👋
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