Basan gère +13 000 candidatures par an

Le Groupe Basan fait partie du top 10 des grands employeurs malgaches depuis 1947.

L’histoire de notre entreprise est une histoire de famille, de terre, de femmes et d’hommes. C’est celle d’un coup de cœur pour l’île de Madagascar, il y a 150 ans, et d’une aventure entrepreneuriale sur trois générations, du commerce de négoce à l’agro-alimentaire, aux chaussures et à la distribution.

Aujourd’hui, le groupe Basan, ce sont 25 métiers, 4 000 collaborateurs, et le savoir-faire de milliers d’agriculteurs et d’éleveurs locaux.

Nos produits de consommation font partie du quotidien des Malagasy. Ils sont une fierté locale et sont reconnus à l’international, en particulier notre activité de conserverie.

À travers nos trois activités phares, nous contribuons à améliorer la qualité de vie et la santé des consommateurs. À ce titre, nos crédos sont : cultiver et collecter sainement, transformer le quotidien et distribuer au plus grand nombre.

Nos collaborateurs sont notre première richesse. Nous poursuivons un objectif commun : grandir ensemble. C’est pourquoi nous avons à cœur d’offrir un cadre de travail bienveillant, encourageant le dépassement de soi et l’esprit d’équipe.

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Merci à Miary Randrianarivelo, Responsable Projets SIRH, de nous partager les coulisses de la gestion des recrutements chez Basan. 🙏

Au programme 👀  :

👉 Les challenges de Basan

• Gérer une volumétrie importante de candidatures
• Construire une marque employeur solide

👉 Taleez une solution adaptée pour Basan ?

• Les méthodes de travail avant Taleez
• L’onboarding et la prise en main de l'outil
• La gestion des utilisateurs
• La personnalisation des parcours de recrutement
• La gestion des propriétés et des tags candidat

Les challenges RH de Basan

💪 Gérer une volumétrie importante de candidatures

🎙️ ” Nous devons traiter plus de 13 000 candidatures par an. “

Avec actuellement 4 000 employés permanents, et en tenant compte de nos collaborateurs temporaires (CDD, travailleurs journaliers et saisonniers), notre effectif actif peut atteindre facilement les 10 000 collaborateurs par mois durant les périodes de pics d’activités.

C'est la raison pour laquelle nous devons traiter plus de 13 000 candidatures par an. La gestion de ce volume était devenue difficile à suivre, et il était devenu impératif pour nous de mettre en place un ATS (Système de Suivi des Candidatures).

✨ Construire une marque employeur solide

🎙️ “ Le choix et la mise en place de Taleez ont été les actions phares de notre stratégie de marque employeur en 2022. “

Nous recrutons également sur des métiers en tension et l'une de nos priorités était d'accroître notre visibilité en tant qu'employeur de choix.

C'est pourquoi le choix et la mise en place de Taleez ont été les actions phares de notre stratégie de marque employeur en 2022. Nous avons créé notre propre page carrière et collaboré avec le service de communication pour revisiter le contenu de nos offres d'emploi.

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Taleez une solution adaptée pour Basan ?

Quelles étaient vos méthodes de travail avant Taleez ?

Avant l'intégration de Taleez, notre processus de recrutement reposait sur une base de données Microsoft Access. Les candidatures nous parvenaient par le biais d'adresses e-mail dédiées, et une ou deux personnes étaient chargées de la présélection des candidats. Par la suite, les recruteurs assuraient le suivi des recrutements en utilisant l’outil Excel pour enregistrer les détails des recrutements par société.

Cela impliquait une quantité importante de saisies manuelles de CV. À l'époque, une grande partie du temps de ces collaborateurs RH était consacrée à cette tâche fastidieuse.

La mise en place d’un logiciel de recrutement comptait un double objectif :

👉 Nous cherchions un outil qui peut faciliter à la fois la gestion de nos recrutements et des candidatures,

👉 tout en ayant une page carrière attractive pour soigner notre marque employeur.

Pourquoi avez-vous retenu Taleez ?

🎙️ ” La prise en main facile de l’outil était primordial dans notre choix. “

Nous avions réalisé un tableau comparatif des avantages et des inconvénients de trois solutions, et Taleez correspondait à nos besoins :

📌 Premièrement, l’outil proposait un excellent rapport qualité-prix, répondant à nos besoins.

📌 Puis nous étions convaincus que Taleez serait le choix idéal pour accompagner nos collaborateurs qui ne sont pas nécessairement familiers avec les outils de recrutement.

La prise en main facile de l’outil était primordiale dans notre choix. Lorsque nous avons fait tester la solution nous avons constaté que nos collaborateurs avaient très peu de questions et que l'ensemble du processus, y compris le déplacement d'un candidat, était fluide !

Retour d’expérience

Comment s'est passé votre onboarding et votre prise en main de l'outil ?

Pendant la phase de test nous avions déjà acquis une bonne compréhension du fonctionnement de l'outil. Camille, notre chargée de compte à l’époque, était toujours présente quand nous en avions besoin et s'est montrée ouverte à nos questions et aux obstacles que nous avons rencontrés. Elle a également poussé plus loin la réflexion pour faciliter l'utilisation de l'outil et l'adapter à nos besoins spécifiques !

🎙️ “ Pendant la phase de test, nous avions déjà acquis une bonne compréhension du fonctionnement de l'outil. “

Au quotidien, comment se traduit votre usage de Taleez ?

Vous êtes 80 utilisateurs sur Taleez, comment travaillez-vous ensemble sur l’outil ?

🎙️ ” Sur Taleez, le nombre de lecteurs est illimité ce qui est un avantage considérable car tous les membres du personnel, des chefs de service aux directeurs, peuvent être amenés à assumer le rôle de lecteur à un moment donné. “

Nous comptons 80 utilisateurs sur Taleez en raison de la structure de nos sociétés et de notre Groupe, composé de 6 divisions : chez nous il y a un service RH par division, chacun étant responsable de ses propres recrutements.

👉 Le rôle Recruteur

En tant que département central, nous ne sommes pas en mesure d'arbitrer toutes les actions, c'est pourquoi nous avons désigné un référent par société, doté des autorisations de recruteur, lui permettant ainsi de réaliser toutes les actions d'un administrateur à l'exception des aspects financiers.

👉 Le rôle Contributeur

Ensuite il y a les contributeurs, d'autres membres de l'équipe de recrutement, chargés principalement du suivi des recrutements. Ils ne sont pas autorisés à créer des offres, cette tâche revient aux recruteurs. Nous fournissons une formation à chaque contributeur, mais s'ils ont des questions qui ne trouvent pas de réponse dans nos guides d'utilisation (disponibles pour chaque rôle) ou ils se réfèrent à nos recruteurs.

👉 Le rôle Lecteur

Les lecteurs sont nos clients internes* qui accèdent aux recrutements pour les suivre. Certains de nos clients sont très impliqués dans ce processus ce qui enrichit considérablement la collaboration. Sur Taleez, le nombre de lecteurs est illimité, ce qui est un avantage considérable car tous les membres du personnel, des chefs de service aux directeurs, peuvent être amenés à assumer le rôle de lecteur à un moment donné.

*Les clients internes sont tous les demandeurs d’ouverture de poste chez Basan (manager, chef de service, etc).

Comment personnalisez-vous vos parcours de recrutement ?

🎙️ ” L'adaptation des étapes du processus se fait en quelques clics, sans nécessiter une journée entière de paramétrage et s'avère très précieuse. “

En tant que grand groupe, nos divisions et sociétés opèrent de manière indépendante, et les étapes du processus de recrutement peuvent varier d'une société à l'autre (même si initialement nous avions proposé un processus standardisé).

La gestion de ces pratiques est grandement facilitée par Taleez. L'adaptation des étapes du processus se fait en quelques clics, sans nécessiter une journée entière de paramétrage et s'avère très précieuse :

Nous avons une étape nommée “enquête de moralité” qui fait échos à la prise de référence. C’est une étape essentielle de notre processus de recrutement car pour certains postes et à un certain niveau, nous souhaitons obtenir des informations sur la manière dont se sont déroulées les expériences professionnelles antérieures des candidats.

De quelle manière utilisez-vous les propriétés dans Taleez ?

Nous exploitons les propriétés de Taleez de plusieurs manières pour améliorer notre processus de recrutement :

👉 L'une de ces utilisations concerne notre système de cooptation en interne. Lorsque nous avons un poste ouvert et qu'un de nos collaborateurs souhaite recommander quelqu'un pour ce poste, il doit remplir certains critères pour être éligible à la prime de cooptation.

Auparavant, le suivi de ces recommandations se faisait via Excel, mais grâce à Taleez, nous pouvons créer des propriétés pour enregistrer qui a recommandé qui. En cas d'embauche, nous pouvons facilement vérifier sur la fiche du candidat s'il a été recommandé en interne. Cette fonctionnalité est relativement nouvelle pour nous, mais nous la tenons prête pour une utilisation future.

👉 Nous utilisons également des propriétés pour différencier les offres d'emploi par société. Au lieu de présenter un candidat avec 44 offres disponibles, nous utilisons ces propriétés pour permettre aux candidats de filtrer les offres en fonction de la société concernée. Cela facilite le processus pour les candidats qui souhaitent rejoindre une société spécifique, notamment si elle est particulièrement populaire.

Et de quelle manière utilisez-vous les tags dans Taleez ?

Les tags sont également une fonction que nous utilisons :

👉 Nous avons créé des tags spécifiques pour les salons de recrutement.

Par exemple, nous avons participé à un salon appelé Zaha Geek et toutes candidatures réceptionnées lors de ce salon sont taggées. Cette information est précieuse pour évaluer l’efficacité de nos participations aux salons de recrutement.

👉 Enfin, nous avons mis en place un tag "blacklist" pour les candidats. Si un candidat est blacklisté chez JB, il le sera également chez Lecofruit, par exemple.

Un mot de fin ?

Au début de la mise en place de la solution nous avons analysé nos chiffres pour savoir si l’outil nous était utile.

La réduction de temps la plus significative est celle de la saisie des CV ! Avant nous pouvions passer facilement 5 minutes par saisie, au lieu de 2 aujourd’hui : un gain de temps non négligeable.

Il met en lumière l'impact positif de Taleez en termes d'efficacité et d'économie de temps.