SAMSE transforme ses données statistiques en leviers de décision RH

Edito
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Dans un monde où la data guide de plus en plus nos décisions, les ressources humaines ne font pas exception. J’ai eu le privilège d’échanger avec Laëtitia Geiben, responsable recrutement au sein du Groupe SAMSE qui nous partage en toute transparence son utilisation du module de statistiques avancées sur Taleez.

Je tiens à remercier Laëtitia pour ce précieux partage qui, j’en suis sûre, pourra inspirer et aider plein de pros RH. 😊

Belle lecture.
Maëlle

SAMSE, en quelques mots

SAMSE est un acteur majeur de la distribution de matériaux de construction et d’outillage en France. Avec plus de 360 points de vente répartis sous 24 enseignes et le soutien de nos 6 300 collaborateurs, nous proposons des solutions durables et innovantes pour accompagner nos clients dans leurs projets de construction, de rénovation et d’aménagement.

En tant que responsable recrutement, ma mission consiste à déployer des méthodes et des outils destinés à soutenir la stratégie de recrutement du groupe ainsi que d'accompagner les équipes RH, quel que soit leur niveau d'expertise, afin de garantir une cohérence dans nos pratiques.

Nous recrutons environ 2 000 personnes par an et nous recevons chaque année entre 40 000 et 60 000 candidatures, ce qui rend indispensable l’utilisation d’un ATS performant et rapide, capable de gérer efficacement ces volumes importants. Cela signifie qu’il doit aussi convenir aussi bien aux personnes à l’aise avec les outils informatiques, qu’à celles qui ne sont pas forcément formées ou à des profils comme le mien, qui s’intéressent aux statistiques, aux analyses et aux indicateurs.

Taleez et SAMSE, le début d’une belle histoire

Comment avez-vous entendu parler de nous ?

🎙️ « Ce travail a permis d’établir une short-list des solutions les plus pertinentes, parmi lesquelles Taleez s’est imposé comme l’outil répondant le mieux à nos objectifs. »

Après le rachat de notre ancien ATS, nous avons profité de l’occasion pour explorer les solutions disponibles sur le marché. Avec un groupe de projet composé principalement d’opérationnels du recrutement, nous avons mené un benchmark approfondi des outils, en analysant leurs fonctionnalités, leurs coûts et leur adéquation avec nos besoins.

Ce travail a permis d’établir une short-list des solutions les plus pertinentes, parmi lesquelles Taleez s’est imposé comme l’outil répondant le mieux à nos objectifs. Il a également mis en lumière les limites de notre ancien ATS, notamment l’absence de données statistiques précises, qui freinaient l’optimisation de notre stratégie RH et l’évaluation des performances de nos canaux de recrutement.

Pourquoi avez-vous retenu Taleez ?

Nous avons retenu Taleez parce qu’il cochait presque toutes les cases de notre « liste au Père Noël » 🎄. L’outil statistique, en particulier, nous a bluffés et continue de nous impressionner. C’est un véritable atout qui a fait la différence, notamment grâce à sa simplicité d’utilisation et son côté entièrement paramétrable.

Avec Taleez, chacun peut créer ses propres tableaux de bord statistiques, qu’ils soient privés ou partagés. De mon côté, j’ai pu mettre en place un outil statistique à l’échelle du groupe, tout en ayant la possibilité de personnaliser des indicateurs selon les besoins. C’est un énorme gain de temps et cela nous apporte des données précieuses pour piloter notre stratégie RH.

🎙️ « L’outil statistique, en particulier, nous a bluffés et continue de nous impressionner. »

Quelles étaient vos principales attentes en choisissant le module de statistiques avancées ?

Pour optimiser nos pratiques et renforcer la performance dans notre métier du recrutement il était essentiel pour nous de

• disposer de statistiques en temps réel,
• présentées de manière visuelle,
• accompagnées de filtres précis,
• avec la possibilité de personnaliser ces indicateurs en les ajoutant ou les supprimant facilement.

Comment s'est passé votre onboarding et votre prise en main du module ?

Nous avons été accompagnés par des équipes support d’une disponibilité et d’une réactivité remarquables. Elles ont fait preuve d’une grande écoute et ont constamment proposé des solutions adaptées à nos besoins et spécificités. Grâce à leur implication, l’outil a été parfaitement ajusté à nos attentes, ce qui nous a permis de rester en totale confiance tout au long du processus.

🎙️ « Nous avons été accompagnés par des équipes support d’une disponibilité et d’une réactivité remarquables. »

Le module de statistiques avancées, en action

Comment structurez-vous vos tableaux de bord ?

📌 J’ai mis en place un tableau de bord public avec des indicateurs globaux que chacun peut consulter. On y retrouve des statistiques classiques mais complètes, comme le nombre de candidatures reçues, le taux d’embauche, le délai entre la première candidature et l’embauche, ou encore le nombre de candidatures par source, qui est un indicateur clé pour nous.

📌 En parallèle, une quinzaine d’utilisateurs ont créé leurs propres tableaux de bord avec des indicateurs personnalisés, adaptés à leurs besoins spécifiques. De mon côté, j’ai aussi conçu des statistiques plus ciblées, notamment par entité, pour répondre à des problématiques spécifiques. Chacun peut enregistrer ses tableaux ou les utiliser ponctuellement, ce qui offre une grande souplesse.

L’outil est tellement intuitif que je ne suis pas sollicitée pour sortir des statistiques : les équipes peuvent se débrouiller seules. Cela permet une utilisation individuelle, collective ou même au niveau de la gouvernance. Par exemple, j’utilise des indicateurs décisionnels pour analyser chaque mois les performances des différentes sources de candidatures, ce qui nous aide à identifier des tendances et à ajuster notre stratégie en conséquence.

🎙️ « J’ai mis en place un tableau de bord public avec des indicateurs globaux que chacun peut consulter. […] En parallèle, une quinzaine d’utilisateurs ont créé leurs propres tableaux de bord avec des indicateurs personnalisés. »

Comment utilisez-vous les statistiques pour articuler une stratégie globale tout en tenant compte des spécificités de chaque entité ?

Les statistiques globales me servent à piloter une stratégie de groupe. À partir de là, je partage des données spécifiques avec les DRH des entités, accompagnées de préconisations, tout en leur laissant une marge de manœuvre.

Par exemple, concernant la diffusion, nous avons Indeed gratuit et sponsorisé. Lorsque j’analyse la situation à l’échelle du groupe, la diffusion gratuite fonctionne très bien donc je ne préconise pas l'achat du sponsorisé. Cependant, pour certaines enseignes l’achat d’Indeed sponsorisé est pertinent avec un vrai retour sur investissement.

Cette approche offre une double perspective : un éclairage global pour le groupe et une analyse fine pour les entités. Cela rend nos décisions à la fois stratégiques et adaptées aux réalités locales.

Quels sont vos indicateurs clés à surveiller et pour quelles raisons ?

📌 Parmi nos indicateurs clés, le taux d’embauche par recruteur figure en bonne place. Il a introduit une dynamique intéressante en mettant en avant, chaque semaine ou chaque mois, le recruteur ayant réalisé le plus de recrutements, notre « winner » 🥇. Ce suivi, que nous n’avions pas auparavant, a créé une émulation au sein de l’équipe, avec un côté ludique et compétitif qui motive les recruteurs à se surpasser.

📌 Un autre indicateur particulièrement précieux pour moi est le temps de traitement des candidatures. Cet indicateur mesure la réactivité des recruteurs, soit le temps moyen nécessaire pour traiter un candidat : le faire passer du statut "nouveau" à l’étape suivante dans le parcours de recrutement. Avant, il m’était impossible de répondre à des questions simples, comme la durée moyenne de traitement d’un candidat à une étape. Aujourd’hui, cet indicateur est précieux pour piloter efficacement notre performance.

Utilisez-vous des filtres pour affiner les données de certains indicateurs ?

Nous utilisons des filtres pour affiner les données notamment dans le cadre de notre politique Diversité et Inclusion, qui repose sur trois axes principaux : le handicap, l’égalité femmes-hommes, et l’âge (juniors et seniors).

Par exemple, pour l’égalité femmes-hommes, nous avons constaté que, bien que 50 % des candidatures soient féminines, cette parité ne se reflète pas dans les embauches, où les hommes sont majoritaires. Ces données nous poussent à approfondir l’analyse :

• Est-ce que les femmes abandonnent le processus de recrutement ?
• Ou sont-elles moins sélectionnées ?

Ces questions nous aident à adapter nos actions pour encourager davantage les femmes à postuler à des postes perçus comme majoritairement masculins et à mieux les accompagner tout au long du processus.

Notre prochaine étape est d’utiliser les filtres de manière encore plus fine, notamment pour des analyses spécifiques par métier.

🎙️ « Nous utilisons des filtres pour affiner les données notamment dans le cadre de notre politique Diversité et Inclusion. »

Recommanderiez-vous le module statistiques avancées ? Pourquoi ?

🎙️ « Grâce au module, on peut comparer ces données et disposer de statistiques fiables pour prendre les bonnes décisions. »

Pour moi, le module de statistiques est essentiel pour piloter la performance et ajuster sa stratégie, ses méthodes et ses outils. Cela vaut autant pour optimiser les pratiques internes que pour affiner une stratégie d’achat, notamment en multiposting et en médias. Ces statistiques permettent de répondre à une question clé : « J’ai acheté un média, mais combien cela m’a réellement rapporté ? »

Souvent, les médias que vous achetez vous fournissent leurs propres bilans, mais il y a parfois un écart avec ce que l’on constate réellement dans l’ATS. Par exemple, HelloWork peut indiquer que 2 000 candidatures ont été générées, mais les chiffres réels des candidatures finalisées dans l’ATS peuvent différer. Grâce au module, on peut comparer ces données et disposer de statistiques fiables pour prendre les bonnes décisions.

Un dernier mot pour la route ? 🏎️

🎙️ « Honnêtement, j’ai rarement vu une société offrir un support aussi rapide, confortable et efficace ! »

Au quotidien, cet outil, associé au soutien des équipes de Taleez, est une véritable source de satisfaction. Dès que j’ai un doute ou une question, j’obtiens une réponse quasi immédiate. On me conseille les bons filtres à utiliser ou on m’explique les démarches à suivre. L’équipe est hyper réactive, et les personnes derrière le chat, comme Charlotte que je contacte souvent, connaissent parfaitement le produit. Non seulement elles apportent des réponses claires et détaillées, mais elles partagent également des liens pour approfondir la recherche, que je peux ensuite garder et transmettre à mes équipes RH.

Honnêtement, j’ai rarement vu une société offrir un support aussi rapide, confortable et efficace !