Recrutement en collectivité territoriale : choisir et piloter son ATS

Est-ce que le choix d'un logiciel de recrutement doit absolument être porté par les Ressources Humaines ? Ce qui est certain, c’est que quand la sélection d’un ATS (applicant tracking system) survient dans une collectivité territoriale, l'équation est bien plus complexe.

Parce que c’est tout un projet à orchestrer. Un projet collectif où RH, DSI, direction générale et éditeur doivent apprendre à parler le même langage. Rien que ça !

À la Ville d'Annecy, forte de 3 200 agents, Sophie Bouyer n’est pas DRH, mais Cheffe de projet. Elle occupe justement cette position à l'interface des métiers, de la technique et des éditeurs. Elle accompagne le déploiement et le pilotage de nombreux outils, dont leur logiciel de recrutement Taleez.

Dans cet article, elle apporte un éclairage précieux sur les spécificités des projets Tech RH dans le secteur public. Un véritable plongeon de l’autre côté de l’outil, entre marchés publics et multiplicité des parties prenantes. Et quelques enseignements à la clé qui pourraient bien inspirer.. même le privé.

Recruter dans la fonction publique territoriale : un contexte spécifique

Qu’on se le dise : le privé n'a pas le monopole des difficultés de recrutement.

Dans la fonction publique territoriale, attirer est aussi un défi. Et oui. Selon le baromètre HoRHizons sur les tendances de l’emploi territorial 2025, 52,7 % des collectivités déclarent rencontrer des difficultés à recruter et/ou fidéliser leurs agents. Une proportion qui grimpe à 94,3 % parmi les communes de plus de 20 000 habitants.

Autre particularité : derrière cet employeur se cache une étonnante variété de métiers. Petite enfance, voirie, numérique, espaces verts, finances, police municipale… Le recruteur territorial compose avec des populations et compétences extrêmement différentes.

Sans compter la diversité des situations d'emploi. Des fonctionnaires, aux contractuels, en passant par les remplacements, et autres besoins saisonniers ou occasionnels, les collectivités gèrent des recrutements aux temporalités et aux cadres divers.

En bref, recruter dans le public, c’est un exercice à part entière. Et la Ville d'Annecy n’y échappe pas.

Au cœur de la “Venise des Alpes”, une équipe dédiée se répartit les recrutements de l'ensemble des services :

• Publication des annonces,
• Première sélection des candidatures,
• Echanges avec les directeurs et chefs de service,
• Organisation et participation aux jurys,
• Gestion de la proposition faite au candidat.

Le mot de Sophie à retenir : À Annecy, Sophie observe un frein supplémentaire. Le coût de la vie, élevé, confronté à des rémunérations qui ne sont pas toujours à la hauteur sur certains postes.

Dans ce contexte, la fluidité devient un enjeu majeur. Sauf que dans le public, le recrutement commence bien avant la publication d'une offre d’emploi.

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Le circuit de validation préalable : particularité du recrutement en collectivité

Recruter à Annecy, c’est tout d’abord respecter un circuit de validation, propre au secteur public.

Si bien que lorsqu'un service souhaite recruter ou renouveler le contrat d'un agent, il doit formaliser ce que la collectivité appelle une “demande d'emploi”. Celle-ci va parcourir plusieurs bureaux avant d'obtenir un feu vert définitif.

Un parcours qui peut comprendre entre 3 et 7 étapes successives d’instruction et de validation préalable, incluant :

• L’étude du caractère permanent ou non permanent de l’emploi ;
• La vérification du budget associé ;
• La validation finale par les instances décisionnaires, permettant d’autoriser le lancement et la publication de l’offre d’emploi.

Pour Sophie, le point de départ, ou l’irritant, ne résidait pas dans le nombre de validations, mais dans la façon dont elles circulaient.

Autant d'étapes impliquent un suivi minutieux. Or, historiquement, cette partie amont du recrutement était gérée en dehors de l'ATS, à coups de fichiers Excel et de parapheurs papier, une réalité encore fréquente dans les collectivités.

Conséquences : des délais importants et surtout, peu de visibilité pour les directions sur leur avancement. En bout de chaîne, des équipes RH elles aussi sollicitées pour suivre ces dossiers.

Choisir un logiciel de recrutement : un projet collectif avant tout

Selon Sophie, l'une des principales difficultés rencontrées dans les projets outils à la Ville d'Annecy tient à la disponibilité des équipes métier.

Certains projets sont poussés par la direction ou découlent d'orientations politiques, alors que les agents impactés n'ont pas forcément le temps, voire l'appétence, pour entrer dans un tel travail de formalisation.

Seulement voilà. Moins le métier est investi, plus le risque est grand de passer à côté de son besoin réel. Et l'effet domino peut coûter cher ! Un cahier des charges incomplet, c'est potentiellement une solution mal adaptée à l'arrivée.

Pire, la contractualisation oblige la collectivité à signer avec son prestataire sur une durée déterminée. La marche arrière semble périlleuse.

Le mot de Sophie à retenir : Si la Cheffe de projet détient le regard technique, l’expertise métier, elle, se trouve côté RH. Autrement dit, la DSI accompagne le chantier ATS, mais elle ne décide pas à la place des recruteurs de leurs pratiques.

Face à ce tableau, un binôme se dessine, dont la répartition des rôles est limpide :

1. Un chef de projet métier, qui décrit le besoin, fixe les priorités et rédige la partie fonctionnelle du cahier des charges.
2. Un chef de projet informatique qui accompagne, apporte son expérience projet, questionne et challenge le besoin.

Des ateliers communs permettent alors de réaliser un état des lieux :

Quelles sont les contraintes ?
Qu'est-ce qui est indispensable ?
Comment travaille-t-on aujourd'hui ?

L'objectif étant de convertir ces constats et attentes en exigences suffisamment claires pour, in fine, évaluer les solutions.

L’ATS à l’épreuve des marchés publics

Avant d'acheter, il faut cadrer. C’est le mot d’ordre de Sophie. Un protocole qui peut toutefois être bousculé par l’urgence.

Tout débute avec l’étude du budget des directions concernées, suivie du sourcing de solutions du marché, et tout un travail préparatoire afin d'affiner le cahier des charges avant publication du marché.

À la Ville d'Annecy, plusieurs pièces encadrent la consultation :

• Le CCTP (cahier des charges technique) décrit les attentes en matière de fonctionnalités métiers, de support utilisateur, la méthodologie projet ou encore le calendrier.
• Le CCAP (cahier des clauses administratives particulières) fixe le détail des prix et modalités de paiement, l’évolution des tarifs, les pénalités ou les jalons clés du marché.
• L'acte d'engagement, quant à lui, rend les critères de notation explicites.
• Le cadre de réponse est un document qui justifie les points de notation. Dans le cas d’un candidat noté sur 100 points, dont 50 sont attribués au prix, les 50 points restants doivent être détaillés.

Ce qui peut prendre cette forme :

• 10 points sur la fonctionnalité multidiffusion ;
• 15 points sur la fonctionnalité demande d’emploi ;
• 10 points sur l’autonomie et l’administration de la plateforme ;
• 10 points sur l’ergonomie ;
• 5 points sur les formations.

Tout ça dans le but d’assurer le plus de transparence possible vis-à-vis des candidats. Pas question, donc, d’opter pour une solution au feeling.

Critères de sélection d'un logiciel de recrutement pour une collectivité territoriale

Pour ses recrutements, Annecy avait besoin d'une multidiffusion efficace des annonces. L'ergonomie et la simplicité de prise en main pesaient également dans la balance.

Mais les fonctionnalités ne constituent qu'une pièce du puzzle.

En plus des attentes formulées par les métiers, il y a celle des équipes informatiques niveau architecture, infrastructure ou sécurité. Quelques critères sont tout bonnement obligatoires et éliminatoires. À l’instar de l’hébergement des données et de la conformité RGPD.

Place au crash-test ! Parce qu’une grille de notation ne dit pas tout d'un logiciel, il est temps de le confronter à la réalité.

C’est pourquoi, lors des démonstrations, la Ville d'Annecy ne laisse pas les éditeurs dérouler leur argumentaire commercial habituel. Les scénarios sont cadrés à partir des pratiques de la collectivité pour observer comment chaque solution répond aux besoins identifiés.

Avec Taleez, les équipes ont pu aller un cran plus loin. Avant même la signature, un accès à une plateforme de test leur a été ouvert. De quoi mettre les mains dans l'outil et essayer le workflow envisagé.

Le mot de Sophie à retenir : Il reste un point d’attention primordial. La manière dont l'éditeur accompagnera le projet. Organisation des échanges sur site ou à distance, formation, qualité du support et des délais de résolution si incident… Choisir un logiciel, c'est aussi choisir les conditions dans lesquelles il sera mis en place et utilisé pendant plusieurs années.

Quand l’outil de recrutement vit (aussi) après son déploiement

Comment savoir si le projet est réussi ?

À Annecy, Sophie s'appuie sur les retours directs des métiers. Et dans le cas de Taleez, ils sont positifs : jugé plus simple et plus ergonomique que le précédent, il a été rapidement adopté.

Et si Taleez servait d'abord à la gestion des recrutements, environ un an plus tard, la collectivité a étendu son utilisation à la fameuse “demande d’emploi”.

Le bénéfice est très concret. Les directions savent où se trouvent leurs demandes et qui doit encore les valider. Les managers gagnent en lisibilité et la coopération avec les RH est facilitée.

Le feedback utilisateur ne s'arrête pas là.

Le mot de Sophie à retenir : Une fois le système déployé et en phase de maintenance, les équipes organisent des réunions de retour d'expérience. Dans une logique d’amélioration continue, tout le projet est passé en revue.

La mise en production n’est pas la destination, mais une nouvelle étape dans la vie de l'outil.

Et dans l'autre sens ? Sophie estime que le secteur public pourrait s'inspirer du privé pour sa digitalisation. À condition de ne pas digitaliser pour digitaliser. Car au sein d’une collectivité de 3 200 agents, où tous les métiers n'ont ni les mêmes usages ni la même aisance numérique, la transformation doit également rester accessible à ceux qui devront la vivre.

Public ou privé, les partages de Sophie racontent finalement une chose : le choix d’un outil RH n'est jamais qu'une affaire de RH. Et sa réussite est, avant tout, une affaire de collectif.

Pour les collectivités territoriales, ce constat vaut d'autant plus : choisir un logiciel de recrutement adapté au secteur public suppose de maîtriser les contraintes métier, les règles de la commande publique et les enjeux de conduite du changement.