Des logiciels pour gérer vos recrutements, il en existe des dizaines sur le marché et ce n'est pas forcément évident d'identifier celui qui conviendra à votre fonctionnement. Voici un petit guide des questions à vous poser pour choisir l'ATS qui répond vraiment à vos besoins.
Bon je résume la situation : dans l'épisode précédent, vous vous demandiez encore ce dont pouvait bien parler Jacqueline à la pause café quand elle répétait "ATS" à tout bout de champ. Ne vous cachez pas, je suis au courant que vous avez cru un instant qu'il s'agissait d'un avion (en fait non, même si à une lettre près vous y étiez presque ET que l'ATS, pourrait bien faire décoller vos recrutements).
Et puis regardez-vous aujourd'hui, épluchant le web avec application, en quête de votre tout premier logiciel de recrutement ! Je suis émue, ça me rappelle le jour où j'ai acheté mon tout premier album de France Gall. 😬
Pour vous aider à trouver l'ATS de vos rêves parmi l'offre foisonnante proposée par le marché du recrutement digital, laissez moi partager avec vous quelques astuces qui vous permettront de choisir Taleez faire un choix éclairé selon vos besoins et vos impératifs.
J'ai même une petite surprise : nous vous avons concocté une fiche pour évaluer vos besoins vous-même et comparer les différentes solutions que vous aurez shortlistées.
Téléchargez notre guide pour choisir votre ATS
Vous retrouverez ci-dessous tous les éléments essentiels pour faire votre choix parmi les différents logiciels de gestion du marché et pour vous, nous avons conçu une fiche récapitulative qui vous permettra d'établir vos besoins prioritaires et de noter comment ces outils vous proposent d'y répondre :
1 - Quelles difficultés rencontrez-vous actuellement dans votre processus de recrutement ?
Je sais que le terme "difficulté" peut sembler un peu péjoratif, mais regardons les choses en face : si vous vous intéressez aux logiciels de gestion du recrutement, c'est qu'il y a des étapes de votre processus que vous trouvez pénibles et/ou qui vous prennent du temps.
A priori, vous avez même déjà identifié la réponse à cette question, mais la poser sur un papier vous aidera à savoir clairement ce que vous recherchez et à poser des questions précises auprès des entreprises que vous contacterez.
Quelques exemples de difficultés que vous pourriez rencontrer en recrutant :
- Je ne trouve pas de candidats
- Je passe trop de temps à traiter mes candidatures entrantes
- Mon adresse e-mail de candidature est saturée
- Quand je veux diffuser une offre d'emploi, je passe la matinée à remplir des formulaires sur les jobboards
- J'ai de gros volumes de recrutement, et je fais tout à la main : ça me prend tout mon temps
- Je perds un temps fou à garder à jour mes fichiers de suivi
- Les échanges de mails entre les recruteurs et les managers nous font perdre du temps et nous passons à côté de talents
- Les données circulent mal entre les différents membres de l'équipe
- Je fais trop d'entretiens inutiles car j'ai mal qualifié mes candidats en amont
- Je n'ai aucun chiffre précis sur les performances de nos actions
On voit ici que selon les difficultés identifiées, on touche à des sujets différents. Une fois que vous aurez listé les difficultés que vous rencontrez, vous aurez une idée plus précise de ce que vous cherchez. Les ATS ont tous leurs solutions pour faire face à ces difficultés, ce sera ensuite à vous de décider laquelle correspond le mieux à votre manière de travailler.
2 - Quels sont vos besoins prioritaires (ou que souhaitez-vous améliorer) ?
Maintenant que vous avez votre liste, déduisez-en votre besoin et classez-les par ordre de priorité : cela vous aidera à préciser le type de fonctionnalités sur lesquelles vous ne souhaitez pas faire l'impasse et celles qui vous paraissent secondaires. Souvent, votre priorité sera la première raison pour laquelle vous en êtes venu•e à vous intéresser à cet article ou à taper les mots clés de votre problème sur Google.
Quelques exemples de besoins :
À ce stade, vous avez précisé vos besoin. Cela vous permettra de savoir exactement ce que vous cherchez lorsque vous serez en train de comparer les offres ET vous pourrez également expliquer clairement à vos responsables pourquoi vous pensez que c'est pertinent de déployer un logiciel de gestion des recrutements dans votre entreprise.
3 - Sur quels aspects actuels de votre processus de recrutement ne souhaitez-vous pas faire l'impasse ?
Ici, demandez-vous ce qui fonctionne bien dans votre méthodologie et que vous aimeriez garder tel quel.
Demandez-vous aussi si votre entreprise est ouverte à ce que vous travailliez sur un logiciel en ligne (certaines peuvent y être réfractaires, car elles traitent des données sensibles).
Ça peut également être le moment de faire la liste de vos contraintes méthodologiques. Souvent ces dernières ne sont pas insurmontables, et les conseillers auxquels vous parlerez pendant les démonstrations sauront vous proposer des solutions. Autant les signaler rapidement pour qu'on vous rassure ou qu'on vous oriente vers des services plus adaptés le cas échéant.
4 - Quel est votre bugdet ?
Et oui, c'est le nerf de la guerre. Une fois que vous saurez quel est votre budget maximum, voici quelques éléments à prendre en compte lorsque vous serez face aux différentes offres des ATS de votre sélection .
On peut découper les offres proposées par les éditeurs d'ATS en quatre grandes catégories :
Ceux qui font payer au nombre de recrutements
En fonction de l'abonnement que vous choisissez au départ, vous avez le droit à un certain nombre de recrutements actifs par mois, inclus dans votre offre, puis vous payez un supplément si vous souhaitez ouvrir des recrutements supplémentaires.
Ceux qui font payer au nombre de CV enregistrés
Votre abonnement vous donne le droit à un certain nombre de CV enregistrés dans votre espace personnel. Au delà, vous payez un supplément.
Ceux qui font payer au nombre d'offres diffusées
Les ATS qui proposent des services de multi-diffusion l'intègrent généralement à leur abonnement. Vous payez des frais supplémentaires lorsque vous dépassez le nombre de diffusions sur des jobboards incluses dans votre abonnement.
Ceux qui font payer au nombre de collaborateurs dans l'outil
Avec ce type d'offre, vous ajoutez gratuitement des collaborateurs dans l'outil tant que votre abonnement le permet, puis vous payez un supplément si vous souhaitez rajouter des utilisateurs.
Lorsque vous étudiez les offres des différents ATS, il est donc important de prendre en compte :
- Le nombre prévisionnel de recrutements que vous allez effectuer
- Le nombre de profils que vous recevez
- Le nombre de diffusions
- Le nombre de collaborateurs que vous souhaitez impliquer
À vous de déterminer ensuite l'offre la plus avantageuse en fonction de vos besoins et de vos contraintes. Par exemple, si vous ouvrez 15 recrutements par mois et que vous êtes 3 dans votre équipe de recrutement, il sera plus intéressant de vous diriger vers un ATS qui fait payer au nombre de recruteurs, car les abonnements au nombre de recrutements vous reviendront sûrement plus cher.
À noter :
L'offre Taleez est basée sur le nombre d'utilisateurs. Selon l'abonnement que vous choisissez, vous avez 2 ou 5 utilisateurs inclus dans votre offre et vous payez les utilisateurs supplémentaires en fonction des rôles (donc des accès) que vous souhaitez leur assigner dans l'outil.
Pourquoi ce choix ? Nous considérons qu'il est plus facile de prévoir combien de personnes sont impliquées dans le recrutement plutôt que le nombre de poste qui seront ouverts sur une année : des besoins peuvent survenir au dernier moment. Selon nous, ce type d'offre permet donc à nos clients de mieux maîtriser le budget qu'ils allouent à leur abonnement sur Taleez et de ne pas avoir de frais de dernière minute.
Par ailleurs, la multidiffusion n'est pas comprise dans l'abonnement à Taleez gestion : vous ne payez pas de multi-diffusion tant que vous n'avez pas besoin de diffuser vos offres sur les jobboards (par exemple si vous sourcez ou utilisez vos réseaux). Inversement, si vous souhaitez diffuser une offre ponctuellement sur les jobboards, vous avez la possibilité de le faire sans souscrire à un abonnement à Taleez Gestion.
5 - Quels "à côté" proposent les logiciels que vous avez repérés et qu'est-ce qui est important pour vous ?
C'est le moment de considérer les petits plus qu'offrent les différentes solutions sur le marché. J'entends par là tous les petits services qui ne font pas partie du logiciel à proprement parler mais qui peuvent faire la différence pour peu que vous y accordiez de l'importance.
Par exemple :
- Est-ce que l'ATS dispose d'un centre d'aide mis à jour régulièrement ?
- Est-ce que le support est joignable et réactif ?
- Est-ce que des formations vous sont proposées pour prendre l'outil en main ?
- Est-ce que vous avez le sentiment que vos besoins ont été entendus et compris ?
- Est-ce que vous sentez que l'équipe est conciliante ?
- Est-ce que vous avez accès à des ressources intéressantes pour développer votre réflexion et vos projets ?
Même si vous cherchez un logiciel, gardez à l'esprit qu'il s'agit seulement de la dématérialisation d'un service et qu'il n'est pas normal qu'une équipe vous vende un produit et vous laisse vous débrouiller tout•e seul•e avec vos interrogations et vos besoins.
Bon courage pour votre recherche et bon recrutement ! 👋
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