Comment choisir son logiciel de recrutement (ATS) : guide complet

Des logiciels de recrutement, il en existe aujourd’hui des dizaines sur le marché. Face à cette diversité d’ATS (Applicant Tracking Systems ou système de suivi des candidats), il n’est pas toujours simple d’identifier l'outil réellement adapté à votre organisation, à vos volumes et à vos enjeux de recrutement.

Ce guide a pour objectif de vous aider à choisir un ATS de manière structurée, rationnelle et alignée avec vos besoins réels. En vous posant les bonnes questions en amont, vous éviterez les erreurs fréquentes et gagnerez un temps précieux dans votre projet de digitalisation du recrutement.

Bon, résumons la situation. Il y a quelque temps encore, vous vous demandiez ce que signifiait exactement ce fameux acronyme « ATS » entendu à la pause café. Et puis vous voilà aujourd’hui à comparer des logiciels de gestion du recrutement, à analyser des fonctionnalités et à évaluer des offres. Félicitations : vous êtes officiellement entré dans le monde du recrutement structuré.

Pour vous aider à y voir clair parmi les meilleurs ATS du marché français, nous avons regroupé les questions essentielles à se poser avant de faire votre choix. Objectif : sélectionner un ATS cohérent avec vos besoins réels, sans sur-fonctionnalités inutiles.

Nous avons même prévu une ressource complémentaire : une fiche d’aide au choix d’un ATS, pensée pour comparer facilement plusieurs outils selon des critères objectifs.

Comment choisir un logiciel ATS : téléchargez le guide complet

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1 - Quelles difficultés rencontrez-vous actuellement dans votre processus de recrutement ?

Je sais que le terme "difficulté" peut sembler un peu péjoratif, mais regardons les choses en face : si vous vous intéressez aux logiciels de gestion du recrutement, c'est qu'il y a des étapes de votre processus que vous trouvez pénibles et/ou qui vous prennent du temps.

A priori, vous avez même déjà identifié la réponse à cette question, mais la poser sur un papier vous aidera à savoir clairement ce que vous recherchez et à poser des questions précises auprès des entreprises que vous contacterez.

La première étape pour choisir un ATS consiste à identifier clairement les difficultés rencontrées dans votre processus de recrutement actuel. Si vous recherchez un logiciel de recrutement, c’est généralement parce que certaines tâches sont devenues trop complexes, trop chronophages ou peu fiables.

Parmi les difficultés les plus fréquemment rencontrées :

• difficulté à attirer des candidats qualifiés,
• trop de candidatures à traiter manuellement,
• dispersion des CV entre différents canaux,
• échanges inefficaces entre recruteurs et managers,
• absence de vision globale sur l’avancement des recrutements,
• manque d’indicateurs pour piloter l’activité.

Mettre ces difficultés par écrit permet de transformer un ressenti diffus en besoins concrets, et d’évaluer les logiciels de recrutement ATS à l’aune de problématiques réelles.

Vous cherchez un logiciel de recrutement ?

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On voit ici que selon les difficultés identifiées, on touche à des sujets différents. Une fois que vous aurez listé les difficultés que vous rencontrez, vous aurez une idée plus précise de ce que vous cherchez. Les ATS ont tous leurs solutions pour faire face à ces difficultés, ce sera ensuite à vous de décider laquelle correspond le mieux à votre manière de travailler.

2 - Quels sont vos besoins prioritaires (ou que souhaitez-vous améliorer) ?

Maintenant que vous avez votre liste, déduisez-en votre besoin et classez-les par ordre de priorité : cela vous aidera à préciser le type de fonctionnalités sur lesquelles vous ne souhaitez pas faire l'impasse et celles qui vous paraissent secondaires. Souvent, votre priorité sera la première raison pour laquelle vous en êtes venu•e à vous intéresser à cet article ou à taper les mots clés de votre problème sur Google.

Quelques exemples de besoins :

• Je souhaite être plus visible auprès de mes candidats, sans perdre de temps

• Je souhaite traiter mes candidatures plus rapidement

• Je veux un outil qui me permette de recevoir mes candidatures ailleurs que dans ma boîte mail

• J'ai besoin d'un magicien qui pourrait mettre à jour mes fichiers de suivi pour moi

• J'ai besoin de pouvoir collaborer facilement avec mes collègues

• Les données et candidats doivent être centralisées quelque part

• Je souhaite mieux qualifier mes candidats pour ne pas perdre de temps en entretien

• Je souhaite pouvoir suivre facilement des métriques liées à mes recrutements 

À ce stade, vous avez précisé vos besoin. Cela vous permettra de savoir exactement ce que vous cherchez lorsque vous serez en train de comparer les offres ET vous pourrez également expliquer clairement à vos responsables pourquoi vous pensez que c'est pertinent de déployer un logiciel de gestion des recrutements dans votre entreprise.

3 - Sur quels aspects actuels de votre processus de recrutement ne souhaitez-vous pas faire l'impasse ?

Ici, demandez-vous ce qui fonctionne bien dans votre méthodologie et que vous aimeriez garder tel quel.

Demandez-vous aussi si votre entreprise est ouverte à ce que vous travailliez sur un logiciel en ligne (certaines peuvent y être réfractaires, car elles traitent des données sensibles).

Ça peut également être le moment de faire la liste de vos contraintes méthodologiques. Souvent ces dernières ne sont pas insurmontables, et les conseillers auxquels vous parlerez pendant les démonstrations sauront vous proposer des solutions. Autant les signaler rapidement pour qu'on vous rassure ou qu'on vous oriente vers des services plus adaptés le cas échéant.

Un logiciel de recrutement ATS doit s’adapter à votre organisation, et non l’inverse. Avant de choisir un ATS, interrogez-vous sur les éléments structurants de votre fonctionnement actuel.

Par exemple :

• vos processus de validation internes,
• vos contraintes réglementaires ou de sécurité/RGPD,
• votre culture de collaboration,
• vos outils existants (SIRH, CRM de suivi des candidats).

Certaines entreprises sont également attentives à l'expérience candidat l’hébergement des données, au respect du RGPD ou à la localisation des serveurs. Ces critères peuvent être déterminants dans le choix d’un logiciel, notamment dans les secteurs publics ou réglementés.

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4 - Quel est votre bugdet ?

Et oui, c'est le nerf de la guerre. Une fois que vous saurez quel est votre budget maximum, voici quelques éléments à prendre en compte lorsque vous serez face aux différentes offres des ATS de votre sélection .

On peut découper les offres proposées par les éditeurs d'ATS en quatre grandes catégories.

Facturation au volume de recrutements

En fonction de l'abonnement que vous choisissez au départ, vous avez le droit à un certain nombre de recrutements actifs par mois, inclus dans votre offre, puis vous payez un supplément si vous souhaitez ouvrir des recrutements supplémentaires.

Facturation au volume de CV / Candidats enregistrés

Votre abonnement vous donne le droit à un certaine volumétrie de CV enregistrés dans votre espace personnel. Au delà, vous payez un supplément.

Facturation au volume d'offres diffusées

Les ATS qui proposent des services de multi-diffusion l'intègrent généralement à leur abonnement. Vous payez des frais supplémentaires lorsque vous dépassez le nombre de diffusions sur des jobboards incluses dans votre abonnement.

Facturation au volume de collaborateurs dans l'outil

Avec ce type d'offre, vous ajoutez gratuitement des collaborateurs dans l'outil tant que votre abonnement le permet, puis vous payez un supplément si vous souhaitez rajouter des utilisateurs. 

Lorsque vous étudiez les offres des différents ATS, il est donc important de prendre en compte :

• Le nombre prévisionnel de recrutements que vous allez effectuer
• Le nombre de profils que vous recevez
• Le nombre de diffusions
• Le nombre de collaborateurs que vous souhaitez impliquer

À vous de déterminer ensuite l'offre la plus avantageuse en fonction de vos besoins et de vos contraintes. Par exemple, si vous ouvrez 15 recrutements par mois et que vous êtes 3 dans votre team de recrutement, il sera plus intéressant de vous diriger vers un ATS qui fait payer au nombre de recruteurs, car les abonnements au nombre de recrutements vous reviendront sûrement plus cher.

 À noter :

La facturation de Taleez est basée sur le nombre d'utilisateurs. Selon l'abonnement que vous choisissez, vous avez 2 ou 5 utilisateurs inclus dans votre abonnement et vous payez les utilisateurs supplémentaires en fonction des rôles (donc des accès) que vous souhaitez leur assigner dans l'outil.

Pourquoi ce choix ? Nous considérons qu'il est plus facile de prévoir combien de personnes sont impliquées dans le recrutement plutôt que le nombre de poste qui seront ouverts sur une année : des besoins peuvent survenir au dernier moment. Selon nous, ce type d'offre permet donc à nos clients de mieux maîtriser le budget qu'ils allouent à leur abonnement sur Taleez et de ne pas avoir de frais de dernière minute.

Par ailleurs, la multidiffusion n'est pas comprise dans l'abonnement à Taleez gestion : vous ne payez pas de multi-diffusion tant que vous n'avez pas besoin de diffuser vos annonces sur les jobboards (par exemple si vous sourcez ou utilisez vos réseaux). Inversement, si vous souhaitez diffuser ponctuellement sur les jobboards, vous avez la possibilité de le faire sans souscrire à un abonnement à Taleez Gestion.

5 - Quels "à côté" proposent les logiciels que vous avez repérés et qu'est-ce qui est important pour vous ?

C'est le moment de considérer les petits plus qu'offrent les différentes solutions sur le marché. J'entends par là tous les petits services qui ne font pas partie du logiciel à proprement parler mais qui peuvent faire la différence pour peu que vous y accordiez de l'importance.

• Est-ce que l'ATS dispose d'un centre d'aide mis à jour régulièrement ?

• Est-ce que le support est joignable et réactif ?

• Est-ce que des formations vous sont proposées pour prendre l'outil en main ?

• Est-ce que vous avez le sentiment que vos besoins ont été entendus et compris ?

• Est-ce que vous sentez que l'équipe est conciliante ?

• Est-ce que vous avez accès à des ressources intéressantes pour développer votre réflexion et vos projets ?

Il est important de hiérarchiser ces besoins. Certains seront indispensables, d’autres simplement confortables. Cette priorisation vous aidera à comparer les outils sans vous laisser séduire par des fonctionnalités gadgets.

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Les critères souvent oubliés lors de la sélection d’un ATS

Lorsqu’elles comparent des ATS les recruteurs se concentrent souvent sur les fonctionnalités visibles. Pourtant, certains critères moins évidents peuvent avoir un impact majeur :

• la facilité de prise en main pour les managers,
• la qualité des intégrations avec vos outils existants,
• la capacité à évoluer avec votre organisation,
• l'expérience candidat : de la candidature à l'embauche (ou non),
• la clarté des données statistiques.
• la conformité avec le RGPD

Ces éléments influencent directement l’adoption de l’ATS et sa valeur réelle au quotidien.

Les erreurs fréquentes lors du choix d’un logiciel ATS

Parmi les erreurs courantes :

• choisir un outil sur-dimensionné par rapport à ses besoins,
• se focaliser uniquement sur le prix,
• négliger l’expérience utilisateur,
• ne pas impliquer les futurs utilisateurs.

Un ATS mal adapté risque d’être sous-utilisé, voire abandonné, malgré un investissement initial conséquent.

Pourquoi utiliser un guide pour comparer les ATS ?

Comparer des ATS sans méthode expose à des décisions biaisées. Un guide structuré permet de :

• formaliser ses besoins,
• comparer objectivement plusieurs ATS,
• sécuriser le choix final,
• faciliter la prise de décision en interne.

C’est dans cette optique que nous avons conçu un modèle de cahier des charges pour choisir votre ATS, pensée pour accompagner les équipes RH à chaque étape.

👉 Télécharger le guide pour choisir votre logiciel ATS

Qu’est-ce qu’un ATS (Applicant Tracking System) ?

Un ATS, ou Applicant Tracking System (Système de suivi des candidatures), est un logiciel de recrutement conçu pour centraliser, organiser et piloter l’ensemble du processus de recrutement, de la diffusion des annonces sur les jobboards jusqu’à l’embauche finale.

Concrètement, un logiciel ATS permet de :

• centraliser toutes les candidatures dans un seul espace,
• suivre l’avancement des candidats à chaque étape du recrutement,
• collaborer avec les managers et les équipes impliquées,
• automatiser certaines tâches répétitives,
• analyser la performance des recrutements.

L’ATS est souvent comparé à une « colonne vertébrale » du recrutement. Il structure les pratiques, fiabilise les données et permet aux équipes RH de gagner en efficacité. Sans ATS, le recrutement repose généralement sur une combinaison de boîtes mail, de fichiers Excel et d’outils disparates, ce qui complique la coordination et la prise de décision.

Pourquoi utiliser un logiciel ATS aujourd’hui ?

Le recours à un logiciel de recrutement ne concerne plus uniquement les grandes entreprises. De plus en plus de PME, d’ETI, d’associations et de collectivités adoptent un ATS pour répondre à des enjeux très concrets (gain de temps pour les recruteurs, expérience candidat, automatisations des processus etc.).

Structurer ses recrutements

Un ATS permet de formaliser, au travers de fonctionnalités clés les étapes du recrutement, de standardiser les pratiques et de sécuriser les décisions. Cela est particulièrement utile lorsque plusieurs personnes interviennent dans le processus.

Gagner du temps

En automatisant certaines actions (accusés de réception, relances, classement des candidatures), il libère du temps aux recruteurs pour qu'ils se focalisent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Améliorer l’expérience candidat

Un recrutement mal organisé peut nuire à l’image employeur. Il contribue à offrir une expérience plus fluide pour le candidat, plus cohérente et plus professionnelle.

Piloter son activité de recrutement

Grâce aux données collectées, un logiciel ATS permet de mesurer les délais, les sources de candidatures, la qualité des profils reçus et d’ajuster sa stratégie.

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Conclusion

Le choix d’un ATS ne doit rien laisser au hasard. Bien plus qu’un simple outil, l’ATS structure vos processus de recrutement, influence l’expérience candidat et conditionne votre capacité à recruter efficacement dans la durée.

En vous posant les bonnes questions dès le départ et en vous appuyant sur une méthode claire, vous maximisez vos chances de choisir une solution réellement adapté à votre organisation.

Même si vous cherchez un logiciel, gardez à l'esprit qu'il s'agit seulement de la dématérialisation d'un service et qu'il n'est pas normal qu'une équipe vous vende un produit et vous laisse vous débrouiller tout•e seul•e avec vos interrogations et vos besoins. 

 Bon courage pour votre recherche et bon recrutement ! 👋