Forum Réfugiés pilote +100 recrutements

Forum Réfugiés a été créée en 1982. À ses débuts, c'était une petite association composée de 19 personnes souhaitant apporter leur aide à un public en situation de précarité, spécifiquement les demandeurs d'asile et les réfugiés.

Aujourd'hui, Forum Réfugiés c’est 60 établissements présent :

📍 En Auvergne-Rhône-Alpes, PACA, Occitanie,

📍 avec un bureau de représentation à Paris,

📍 et plusieurs projets internationaux.

L’association a connu une croissance rapide, passant de 250 à 560 collaborateurs en l'espace de trois ans⚡️ ! Pour faire face à cette évolution, un poste de Responsable Recrutement a été créé.

C’est ici que Hajer Majed intervient.

Avec +100 recrutements en cours, merci à elle 🙏  de nous partager ses nombreux défis RH et la manière dont Taleez l’aide à les relever.

Vos challenges au quotidien

✨ Trouver des candidats qui adhèrent à nos valeurs associatives

Notre domaine d'intervention est très spécifique, axé sur l'accompagnement des demandeurs d'asile et des réfugiés, une cause qui suscite beaucoup d'attention aujourd'hui.

Lorsque nous recrutons, notre principal objectif est de trouver des individus qui partagent nos valeurs associatives et comprennent la raison pour laquelle nous nous engageons au quotidien dans cette mission.

Sans cette adhésion, le recrutement risque d'être contreproductif, ce qui représente notre premier défi.

⚡️ S’adapter aux contraintes des travailleurs sociaux

Les profils que nous recherchons aujourd’hui évoluent dans un marché concurrentiel.

C'est pourquoi nous nous efforçons de répondre à leurs attentes, notamment en matière de formation, d'équilibre vie professionnelle / vie personnelle, de pouvoir d'agir, etc.

Tout recrutement aujourd'hui est complexe, mais nous avons des arguments à faire valoir pour attirer les professionnels de ce secteur d'activité.

💪 Faire face à des périodes de flux importants

Il existe des périodes au cours desquelles les flux de personnes à accompagner sont particulièrement élevés, notamment lors de crises comme celles que nous avons connues en Afghanistan il y a quelques années et en Ukraine il y a moins d'un an.

Ces moments sont très intenses, et il est essentiel que nous puissions répondre à ces situations de manière efficace sans épuiser nos équipes.

⏱️ Réduire la durée nos processus de recrutement

Notre approche consiste à collaborer avec nos équipes opérationnelles afin de mettre l'accent sur le savoir-être. Nous nous efforçons d'optimiser nos processus afin d'offrir une meilleure expérience candidat et de réduire les délais pour nos équipes en attente de renforts.

Taleez une solution adaptée pour Forum Réfugiés ?

Quelles étaient vos méthodes de travail avant Taleez ?

Avant d'adopter Taleez, notre processus de recrutement était géré par deux RRH, qui s'occupaient de l'ensemble de nos sites. Elles utilisaient une boîte e-mail pour recevoir toutes les candidatures, les redistribuaient ensuite aux opérationnels, et assuraient la gestion complète du processus de recrutement de A à Z. 🤯

Pourquoi avez-vous retenu Taleez ?

💬 ” Taleez a démontré une véritable compréhension de nos besoins et nous a offert le meilleur rapport qualité-prix ! ”

Cette méthode était très intense, et à mesure que notre organisation grandissait, elle devenait de moins en moins viable. Pour remédier à cela, nos responsables RH ont entrepris une démarche de benchmark pour comparer les systèmes de suivi des candidatures (ATS) disponibles sur le marché.

C'est à ce moment que nous avons choisi Taleez, qui nous accompagne depuis. 🫶

Taleez a démontré une véritable compréhension de nos besoins et nous a offert le meilleur rapport qualité-prix !

Comment se sont passés votre onboarding et votre prise en main de l'outil ?

💬 ” Lors de mon arrivée, nous étions en pleine crise ukrainienne, et ma prise en main de Taleez a été essentielle pour gérer la situation en temps réel. “

Notre transition vers Taleez s'est déroulée en douceur. Une formation a été dispensée à nos équipes RH, qui ont ensuite pris en charge la formation des opérationnels.

En raison de notre approche en binômes, nous avons de nombreux utilisateurs avec des rôles variés :

• Le service RH a un statut administrateur.
• Les opérationnels jouent les rôles de recruteurs et de contributeurs.

Lors de mon arrivée, nous étions en pleine crise ukrainienne, et ma prise en main de Taleez a été essentielle pour gérer la situation en temps réel. J'ai bénéficié d'une formation et de conseils de la part de l'équipe Taleez, ce qui m'a permis de mettre en place de nouveaux processus rapidement et efficacement.

L'une de mes premières missions a été de repenser notre utilisation de Taleez. Nous avons opté pour un modèle où le service RH est l'administrateur central qui partage les informations pertinentes avec les bonnes personnes, une méthode qui s'est avérée très efficace.

J'ai pu explorer et utiliser toutes les fonctionnalités de Taleez, y compris les tags et les formulaires. L'outil est convivial, intuitif, et son interface ergonomique facilite la navigation.

Il y a eu quelques moments où nous nous sommes retrouvés dans des situations terrain délicates. Dans ces moments, les échanges avec Camille, ainsi que le reste de l’équipe Taleez, nous ont permis de trouver des solutions alternatives et d'intégrer de nouvelles fonctionnalités.

💡 Un exemple concret : Nous avions des difficultés à exploiter nos données. En collaborant avec Taleez, nous avons mis en place un système de tags et de propriétés qui nous a grandement facilité cette exploitation.

💬 ” J'ai bénéficié d'une formation et de conseils de la part de l'équipe Taleez, ce qui m'a permis de mettre en place de nouveaux processus rapidement et efficacement. “

Au quotidien, comment se traduit votre usage de Taleez ?

Vous êtes 70 utilisateurs sur Taleez, comment collaborez-vous sur l’outil ?

Nous échangeons fréquemment avec l’équipe de recrutement, laissant des commentaires, identifiant les personnes concernées, et développant nos comptes rendus d'entretien directement sur l’outil. 👇

Pour faciliter notre processus de recrutement, nous avons mis en place des envois d'e-mails automatiques pour envoyer nos tests. Nous utilisons également des réponses automatiques pour les refus, les prises de rendez-vous, etc. L'outil de synchronisation des agendas est particulièrement utile, car il nous permet de connaître les disponibilités de chacun, ce qui facilite la prise de rendez-vous directement via Taleez.

Je consacre du temps à former régulièrement les équipes pour optimiser l'utilisation de l'outil. Taleez est devenu une source d'acquisition de candidatures, mais aussi un outil de collaboration essentiel.

Toutes les informations sont centralisées, ce qui garantit une gestion conforme au RGPD, importante pour nous. Nous pouvons stocker toutes les données candidats dans les délais légaux, sans avoir à nous soucier de l'anonymisation ou de la suppression des fiches candidats.

💬 ” Toutes les informations sont centralisées, ce qui garantit une gestion conforme au RGPD, importante pour nous. “

Nous cherchons à professionnaliser davantage nos opérationnels pour qu'ils deviennent autonomes dans le processus de recrutement. Nous avons préalablement convenu des compétences requises pour chaque poste, et les opérationnels sont responsables des présélections et des entretiens. Si je ne peux pas être disponible, le binôme sera composé d'opérationnels, avec l'un ayant plus d'expérience en recrutement. Nous effectuons un deuxième entretien en cas de doute, et j'interviens en cas de besoin.

La gestion des refus ❌ est de ma responsabilité. Pour les candidats que nous avons rencontrés en entretien, je réalise un appel téléphonique, tandis que pour les autres, les refus sont envoyés par e-mail.

Comment sont organisés vos recrutements ?

🏃‍♀️Parcours de recrutement

Nous avons mis en place un workflow distinct pour les recrutements de cadres et de non-cadres, car les processus ne sont pas identiques mais cette séparation n'est pas aussi efficace que nous le souhaiterions.

Actuellement, notre processus de recrutement comprend généralement deux entretiens.

Pour ce qui est des tests, nous avons deux méthodes :

• Dans certains cas, nous automatisons le processus en configurant un workflow qui envoie un e-mail aux candidats et Taleez centralise les documents une fois complétés.
• Dans d'autres situations, lorsque nous décidons plus tardivement de soumettre les candidats à des tests (par exemple, pour les postes de secrétaire afin d'évaluer leur niveau de compétences sur Excel), nous envoyons manuellement les e-mails une fois que les candidats ont été préqualifiés.

📂 L’organisation des viviers candidat

Jules, actuellement en stage au sein de notre équipe, travaille sur la gestion de nos viviers de candidats. Nous cherchons à améliorer notre approche en organisant nos viviers principalement par métier, tout en utilisant des tags de localisation par ville pour faciliter nos recherches.

Notre organisation est fortement influencée par les flux migratoires, et il est crucial pour nous de maintenir des viviers dynamiques, actifs et réactifs. Ces viviers nous permettent de réagir de manière efficace en cas de crise.

📈 La gestion des statistiques

💬 ” L'objectif est de nous rapprocher le plus possible de la réalité, à la fois pour prévoir les renforts nécessaires de mon côté et pour comprendre pourquoi nous connaissons une augmentation d'activité à ce moment-là. “

Nous avons élaboré un formulaire de candidature spécifique, axé sur la gestion des statistiques, car nous devons fournir des données chiffrées à nos partenaires financiers. Ces statistiques incluent des éléments tels que :

👉 La répartition entre les candidats masculins et féminins,

👉 le taux de diplômés recrutés,

👉 le suivi des mouvements internes au sein de notre organisation.

Pour ce faire, nous utilisons des tags et des propriétés qui nous permettent de regrouper les données. Ces informations sont ensuite exportées vers des feuilles Excel dédiées, où nous pouvons effectuer des analyses approfondies.

Nous mesurons divers paramètres, tels que le nombre de recrutements publiés, le nombre de candidats… Et nous comparons ces données aux années précédentes. Cela nous permet d'améliorer nos processus quotidiens et de mieux anticiper les pics d'activité, comme le pic que nous observons en février. L'objectif est de nous rapprocher le plus possible de la réalité, à la fois pour prévoir les renforts nécessaires de mon côté et pour comprendre pourquoi nous connaissons une augmentation d'activité à ce moment-là.

🎯 La multidiffusion

L'outil de multidiffusion est incontestablement l'élément qui nous fait économiser le plus de temps. Auparavant, effectuer une diffusion manuelle de nos offres pouvait me prendre jusqu'à 40 minutes, car il fallait accéder à chaque jobboard individuellement. Aujourd'hui, grâce à Taleez, ce processus est deux fois plus rapide.

💬 ” L'outil de multidiffusion est incontestablement l'élément qui nous fait économiser le plus de temps. “

Un mot de fin ?

Taleez est véritablement devenu un outil essentiel dans ma routine quotidienne. Que ce soit pour la gestion des candidatures ou le sourcing, j'économise un temps considérable !