Recruter avec Chat GPT : un cas d’utilisation pratique et réel

Depuis son lancement, Chat GPT bouscule les pratiques professionnelles … y compris dans le recrutement.

En novembre 2023, on lançait un sondage dans la communauté de L’École du Recrutement, pour savoir si les recruteur(se)s se lançaient, ou pas.

Résultats : 1/3 l’ont testé et adopté, 1/4 l’ont testé mais ne sont pas convaincus, et 45 % n’avaient jamais essayé.

Mon cheminement personnel avec GPT

Fin 2022 : je refuse de succomber au syndrome de l’objet brillant.

On nous fait le coup tous les 6 mois de la révolution technologique qui va changer le recrutement.

J’essaie GPT gratuit avec scepticisme en lui demandant : “Ecris moi une annonce pour un poste de chargé de recrutement”. C’est nul.

Je me dis : “il est nul.”
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D’ailleurs, je l’écris dans une newsletter :

Verdict : c’est médiocre, voire complètement naze…

Plus plat, bateau et ennuyant, tu meurs, non ?

Donc, je ne vais pas épiloguer : on peut partir en vacances tranquilles.

On ne sera pas remplacés en 2023 par l’IA - en tout cas, pas pour écrire des offres d'emploi.
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Pendant l’été 2023, à LEDR, Nicolas se prend de passion pour Chat GPT.

Il explore pendant des semaines entières, pour trouver les bonnes pratiques.

À l’automne, il sort une formation “Chat GPT pour les recruteurs”.

Je la suis, par curiosité.

Résultat : je suis bluffée.
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Je me rends compte que ce n’est pas GPT qui est nul, c’est moi qui l’utilise mal.
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Parmi les erreurs que j’ai commises :

• Ma demande était trop vague.
• Je n'ai pas donné assez d’instructions, de contexte et d’étapes à suivre.
• Mon énoncé n’était pas formulé de manière claire pour “lui”.

Alors, j’apprends avec la formation de Nicolas. Et surtout, je le pratique presque quotidiennement.

Dans la foulée, j’ai un cas pratique qui me tombe dessus. C’est ce que je te raconte dans cet article.

Le contexte

Je te raconte un peu ma vie pour que tu comprennes le contexte.

J’ai 2 jeunes enfants, qui sont gardés dans une crèche parentale associative.

Le principe, c’est que les parents sont les employeurs des professionnels de la petite enfance, via une association. Ils participent activement à la gestion de la structure en se répartissant des rôles.
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Et moi, avant d’être dans le recrutement, j’étais RH.

Du coup, je suis la RH bénévole de la crèche, qui compte 7 salariées : 1 responsable de structure et 6 personnes qui s’occupent des enfants, de la cuisine et du ménage.

Parmi mes missions, le recrutement.

En début d’année, la responsable est enceinte. Elle est mise en arrêt maladie presque 2 mois avant le début de son congé de maternité.

Oups, on n’avait pas prévu de timing ! Mais il faut la remplacer au plus vite. Problème : je n’ai que très peu d’infos sur son poste, et hors de question de la déranger pendant son arrêt.

En fait, j’ai juste une fiche de poste d’il y a 7 ans.

C’est tout ?

Hé non, j’ai aussi un super stagiaire : Chat GPT !

Première mission : m’aider à être au clair sur notre besoin.

→ 1. En quoi consiste le job ?

Je sais grossièrement ce que fait la responsable :

• Elle manage l’équipe.
• Elle s’occupe un peu des enfants.
• Elle fait le lien entre l’équipe et les parents.
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Je sais aussi que la personne qui occupe ce poste doit absolument avoir un diplôme d’EJE : éducateur(trice) de jeunes enfants.

Elle consacre 1 journée par semaine aux tâches administratives.

Elle passe plusieurs heures par jour sur le terrain avec les enfants.
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Mais concrètement ? Aucune idée.
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Je demande à GPT avec ce prompt :

Je lui demande ensuite quelles sont les 10 tâches qui mobilisent le plus de temps de la personne.

Il s’agit d’un remplacement de quelques mois, l’objectif est de couvrir 80 % du poste, et tant pis pour les détails.

Je reprends la liste avec l’équipe pour qu’elle puisse la compléter et la modifier en prenant en compte notre contexte.

Ça me donne une meilleure idée de la manière dont décrire le poste dans une annonce ou aux candidats que je pourrais rencontrer.

→ 2. Quelles sont les compétences à rechercher ?

Ensuite, j’ai besoin d’identifier les compétences clés que je vais devoir rechercher chez les candidat(e)s.

Pour ça, j’indique dans mon prompt :

• que je veux partir des tâches pour déduire les compétences nécessaires,
• que je veux qu’il utilise la classification KSAO (pour Knowledge, Skills, Abilities, and Other Characteristics, un modèle issu de la psychologie qui découpe les compétences en 4 catégories).

Je garde uniquement les plus pertinentes dans mon contexte, et j’obtiens :

Connaissances

1. Connaissance des réglementations en vigueur (PMI, CAF, etc.) : Garantir la conformité aux normes légales et assurer le bon fonctionnement administratif de la crèche.
2. Connaissance des normes de sécurité et d'hygiène : Assurer un environnement sécurisé et sain pour les enfants.
3. Connaissance des principes de développement de l'enfant : Adapter les activités et les soins en fonction des besoins développementaux des enfants.

Savoir-Faire Techniques et Relationnels

1. Capacité à encadrer une équipe : Assurer un leadership efficace et soutenir le développement professionnel des membres de l'équipe.
2. Compétence en gestion de conflits et médiation : Maintenir un environnement harmonieux en résolvant les conflits entre les familles, les enfants et les membres de l'équipe.
3. Aptitude à organiser et animer des activités éducatives : Offrir des expériences enrichissantes et adaptées aux enfants.

Aptitudes Cognitives, Physiques ou Sensorielles

1. Capacité à prendre des décisions rapides et efficaces : Gérer les situations d'urgence et les imprévus avec assurance et discernement.
2. Capacité à l'écoute et à l'empathie : Favoriser des relations de confiance avec les familles et les enfants en comprenant leurs besoins et préoccupations.
3. Capacité d'adaptation et de flexibilité : Réagir positivement aux changements et aux imprévus.
4. Sens de l'observation et de l'analyse : Identifier les besoins spécifiques des enfants et ajuster les pratiques en conséquence.

Cette liste de critères commence vraiment à ressembler à quelque chose d’exploitable !

Je les priorise pour ne retenir que 3 ou 4 critères obligatoires :

• La connaissance des réglementations en vigueur, parce que son rôle est d’en être garante,
• La capacité à l'écoute et à l'empathie, parce qu’on a équipe expérimentée qui connait son job et qui doit être écoutée, et que la personne est le point de contact privilégié des familles,
• L’aptitude à animer des activités avec les enfants, parce que son job est aussi d’être sur le terrain.

Les autres sont des nice-to-have.

→ 3. Quelles questions poser aux candidat(s) pour évaluer leurs compétences ?

Ensuite, je lui demande de m’aider à choisir la bonne personne.

Là, je réutilise directement un GPT personnalisé issu de la formation de LEDR.

Je lui donne un critère.

Il génère automatiquement 5 questions comportementales passées, et 5 questions comportementales hypothétiques.

Exemple :

Je lui donne le critère : “Aptitude à organiser et animer des activités éducatives”.

Exemple de question comportementale proposée par GPT :

• Décrivez une situation où vous avez dû adapter une activité en cours de route parce qu'elle ne se déroulait pas comme prévu. Quelles modifications avez-vous apportées et quel a été le résultat ?

Cette question me semble très bien, car en crèche, ça arrive tout le temps.
Classique : on propose un temps calme avec de la lecture, mais en fait les enfants sont surexcités !

Et la palette des réponses possibles est vaste :

• “Je remets de la discipline et on lit, comme prévu.”
• “Je divise le groupe”,
• “Je change le plan et on danse”,
• “Je transforme la lecture en jeu de rôle participatif”
• …

8 questions générées sur 10 sont prêtes à l’emploi, je n’ai plus qu’à me servir dedans pour préparer les entretiens.

2, en revanche, sont à côté :

• l’une mentionne “un groupe d'enfants de 3 à 5 ans”, alors que la crèche accueille des enfants de 0 à 3 ans,
• l’autre donne un exemple d’activité clairement inadapté à des enfants en crèche.

Ça me rappelle une des règles d’or : Chat GPT est un stagiaire, mais tu dois toujours savoir mieux que lui, pour détecter ses erreurs.

→ 4. Qu’est-ce qu’on a à offrir à un(e) EJE ?

Là, je lui demande de m’aider à préparer mon argumentaire.

D’abord, je dois comprendre avec qui je suis en concurrence.

Mes plus grands concurrents sont donc : les crèches publiques et les micro-crèches privées.

Je ne compte pas les autres crèches parentales dans les concurrents, car elles sont peu nombreuses, et surtout, je sais que parmi elles, la notre est bien positionnée : on a le meilleur taux d’encadrement, un jardin privatif et des locaux récemment rénovés.

Bref, il y a de bonnes chances que les candidats que je vais recevoir aient aussi des offres de crèches publiques et les micro-crèches privées.

J’ai besoin de pouvoir comparer notre offre.

Le prompt :

Grâce à ce tableau combiné plutôt pertinent, je peux :

• anticiper les objections probables,
• préparer mes contre-arguments.

“Ha, vous attendez une réponse d’une crèche privée ? Hé bien, ils vous proposeront sûrement un meilleur salaire que nous, et on ne pourra pas s’aligner. En revanche, ici, comme on est une petite équipe, on peut faire un planning presque sur-mesure. Marie, par exemple, est off tous les mardis après-midi, et Virginie termine à 15h le vendredi.”

“Ha, vous attendez une réponse d’une crèche municipale ?C’est vrai que les formations internes sont intéressantes. Et elles sont sûrement nécessaires, car là-bas il n’y a que 2 personnes pour 18 enfants ; alors que chez nous, vous êtes 4 pour 12 enfants.”

Quand on dit que le recrutement, c’est 90 % de préparation…

→ 5. Des pistes pour mon sourcing

Enfin, je demande à GPT de m’aider à définir les meilleurs canaux pour sourcer et pour diffuser mon offre d’emploi.

De sa réponse, je retiens :

Endroits Physiques

1. Centres de formation pour éducateurs de jeunes enfants
2. Universités et écoles spécialisées en petite enfance
3. Relais Assistants Maternels (RAM)
4. Mairies et services municipaux

Les résultats ?

2 recrutements à ce poste :

• Une personne pour remplacer la durée de l’arrêt maldie et le congé de maternité. Elle avait reçu notre offre par mail de l’école dont elle était diplômée.
• Une autre personne pour remplacer la durée d’un congé parental. Elle avait vu notre offre dans un Relais d’Assistantes Maternelles.

Un beau travail d’équipe.

Conclusion

Je n’aurai jamais pu mener ce recrutement en si peu de temps et d’énergie, sans Chat GPT.

Je parlais en intro du syndrome de l’objet brillant. Mais Chat GPT est un objet brillant ! Pour ce recrutement où ma principale difficulté était le manque d’informations sur le poste et sur le secteur, il a été un allié précieux.

Mes derniers conseils :

• Sois le plus spécifique possible dans ton prompt.
• Fais référence à des méthodes et donne-lui les références que tu veux qu’il utilise
• Si la réponse ne te convient pas, reformule ou complète ta demande.
• Ne lui demande rien que tu ne sais pas faire toi-même : tu dois pouvoir détecter ses erreurs !