Cerfrance BFC gère +100 demandes d'ouverture de poste

Cerfrance BFC fait partie du réseau associatif de Cerfrance où chaque membre est indépendant. Il est situé sur 4 départements répartis en 20 sites sur ces territoires : La Côte-D'or, Yonne, Territoire de Belfort et la Haute-Saône.

Il s’agit du premier cabinet d'expertise comptable associatif en France ! 🚀 La particularité de ce modèle réside dans le fait que les clients sont acteurs dans la vie économique de l’entreprise, que les experts comptables sont tous salariés et non libéraux.

Aujourd’hui, Cerfrance BFC ne compte pas moins 8600 clients, majoritairement des TPE d'artisans, de commerçants et du milieu agricole. Pour la petite histoire, Cerfrance a été créé à l'origine par le monde agricole et viticole qui était à la recherche d'experts-comptables pour les accompagner. 🍇

Chaque client est membre de l'Assemblée Générale et participe à l'élection du Conseil d'Administration. L’objectif premier est de satisfaire toutes les attentes client en développant le tissu économique de leur territoire.

Comment étaient structurées vos demandes d’ouverture de poste avant le module de validation ?

💬 “ L’outil que nous utilisions auparavant était limitant. Réceptive à nos besoins, l'équipe s'est ainsi penchée au fur et à mesure sur cette nouvelle solution. “

À l'origine, nous utilisions un autre outil, qui n'existe plus aujourd'hui, pour effectuer les demandes d'ouverture. Étant clients Taleez depuis plusieurs années, nous avons discuté avec l'équipe technique sur la possibilité d'intégrer un module d'ouverture de poste.

Réceptive à nos besoins, l'équipe s'est ainsi penchée au fur et à mesure sur cette nouvelle solution. Nous avons été testeur du module avant toutes formes de commercialisation pour y apporter nos recommandations. ✅

L’outil que nous utilisions précédemment était limitant, il fonctionnait par le biais de documents PDF où il y avait plusieurs intervenants, plusieurs transferts de documents et aucun workflow pour suivre les demandes. 🤯

Il y avait aussi des contraintes de création, par la lourdeur de sa mise en place. Il n’était pas accessible à tous, il fallait parfois une journée de formation pour qu'un collaborateur prenne en main l'outil.

Suite à l'arrêt de ce logiciel, il a fallu qu'on repasse sur un système d'échange par boîte e-mail, c'était une réelle perte de temps, des délais de réponses rallongés, et un manque de sécurité des documents au niveau de sa traçabilité.

Aujourd'hui, dans un souci d'automatiser au maximum nos processus de recrutement et de responsabiliser davantage nos managers de proximité, le nouveau module de demande d'ouverture de poste répond à totalement à nos attentes. 👏

Comment s'est passé votre onboarding et votre prise en main de l'outil ?

Nous avions la double casquette 🧢, nous étions à la fois accompagnés sur le module, mais nous étions aussi accompagnants. On a beaucoup échangé avec l'équipe pour continuer d'améliorer l'outil qui a su le rendre de plus en plus ergonomique.

Tout a été très fluide ! L'équipe RH pilote facilement les demandes et les managers n'ont aucune difficulté à les formuler.

Au quotidien, comment se traduit votre utilisation du module ?

💬 ” Aujourd'hui, nous sommes autour des 100 demandes et les managers sont ravis de la facilité du module ! ”

Bien qu’il soit possible de créer plusieurs types de modèles de demande, nous avons fait le choix de notre côté de nous concentrer sur un modèle type. Nous recrutons presque toujours des experts-comptables, nos postes sont relativement similaires les uns des autres.

De plus, nos managers se sont rapidement approprié ce modèle qui répondait à notre manière de travailler auparavant. J'ai même été surpris, car je n'ai pas eu besoin de les former sur l’outil ! Aujourd'hui, nous sommes autour des 100 demandes et les managers sont ravis de la facilité du module ! 🔥 En moins d'une minute leur demande est envoyée, c'est un vrai gain de temps.

Initialement, tous les managers sont identifiés par clé API dans notre SIRH qui enclenche automatiquement la création de leur compte dans le module de validation. Suite à ça :

Étape 1 : Le manager fait sa demande.

Étape 2 : Le N+1 évalue si l'ouverture de poste est réalisable.

Étape 3 : Le service RH vérifie toutes les informations et valide la demande.

Étape 4 : Le service RH réceptionne automatiquement la demande dans Taleez et diffuse l'offre sur les différents sites d’emploi.

Comment le module de validation fluidifie vos processus de demandes ?

💬 ”J’avais besoin d’un outil simple, ergonomique et fluide ; c'est tout ce que j'ai retrouvé avec le module de validation.”

Le module est bien plus pratique et interactif que l'ancien. On gagne en efficacité grâce :

👉 à l'identification des personnes qui valident les demandes et celles qui les formulent,

👉 au suivi des demandes étape par étape,

👉 à la clarté de l'information,

👉 et à l’historique des actions pour de nouveaux collaborateurs par exemple.

On utilise aussi beaucoup le chat collaboratif qui permet de compléter les informations manquantes avec le manager avant validation.

Le fait que la demande validée soit intégrée dans notre ATS Taleez est aussi très pratique. J'ai d’ailleurs hâte que l'automatisation soit encore plus poussée pour optimiser toujours mieux nos processus. 🚀

Enfin, la fiche récapitulative est utile, surtout quand on prépare la diffusion. Elle évite les incompréhensions ou les oublis, car il reste une trace écrite de la demande initiale. Elle permet également en période de suractivité de gagner du temps, au moment du traitement de la demande, en un coup d'œil 👀 j'ai les informations clés !

En conclusion, j’avais besoin d’un outil qui simple, ergonomique et fluide ; c'est tout ce que j'ai retrouvé avec le module de validation.