On peut personnaliser les messages en fonction de la situation et ainsi rester en phase avec notre marque employeur et la considération qu’on apporte aux candidats.
Les coulisses du recrutement chez VIASANTÉ Mutuelle
Raconté par Sandrine Muzas, Responsable du pôle Recrutement et Mobilités chez VIASANTÉ Mutuelle
Sommaire
Bienvenue sur notre deuxième épisode du "Taleez Tour" 🚌 ! Dans cette série, nous allons à la rencontre de nos clients pour discuter pratiques et défis du recrutement relevés à l'aide de notre solution de gestion des recrutements.
13:18 - Le jeu du recrutement : Un peu, beaucoup, passionnément, pas du tout - les sujets clivants du recrutement
🤔 Vous vous demandez comment améliorer votre stratégie de recrutement ? Vous êtes curieux de découvrir comment des entreprises comme VIASANTÉ Mutuelle tirent parti de Taleez ?
Rendez-vous sur Taleez pour découvrir nos fonctionnalités. ✨
Bons recrutements !
Et pour celles et ceux qui préfèrent lire, c’est juste ici. 👇
Clémence : Peux-tu te présenter et nous expliquer ton poste chez VIASANTÉ Mutuelle ?
Sandrine : Je suis Sandrine Muzas, responsable du pôle recrutement et mobilité chez VIASANTÉ Mutuelle. Notre objectif est de pourvoir tous les postes au sein de l'entreprise, sur tous les sites de VIASANTÉ Mutuelle, que ce soit par les recrutements ou les mobilités internes.
Clémence : Nous sommes actuellement dans les bureaux de VIASANTÉ Mutuelle à Toulouse, mais il me semble que tu n'es pas dans ces bureaux normalement ?
Sandrine : Exactement, je suis basée à Carcassonne ainsi que toute mon équipe. Aujourd'hui, je vous accueille sur le site situé à Toulouse, rue Alsace-Lorraine, qui est un de nos sites historiques chez VIASANTÉ Mutuelle, avec une agence au rez-de-chaussée qui est faite pour être un lieu d'accueil pour nos adhérents et nos clients.
Clémence : De façon plus générale, combien d’agences avez-vous ?
Sandrine : Au niveau géographique, on a un peu plus d'une quarantaine d'agences aujourd'hui, bientôt plus ! Ainsi qu’une dizaine de sites administratifs pour les fonctions support.
Clémence : Est-ce que tu peux me parler un peu de vos clients ?
Sandrine : VIASANTÉ est la mutuelle du groupe AG2R LA MONDIALE. Nos clients sont soit des particuliers, soit des entreprises avec des contrats collectifs par exemple. On leur propose une complémentaire santé et des produits prévoyance.
Clémence : Quelles sont les spécificités RH de ton marché ?
Sandrine : Nous sommes une organisation multi-sites, c’est-à-dire que depuis Carcassonne notre équipe s’occupe de pourvoir tous les postes sur les différents sites de VIASANTÉ Mutuelle. Chaque marché local va aussi avoir ses spécificités. On ne recrute pas un conseiller agence à Mende comme on va recruter un actuaire à Toulouse par exemple. Ce sont des postes qui répondent à des besoins différents et qui sont dans des secteurs géographiques qui n’ont pas forcément la même configuration.
Et puis ça ne va pas être forcément le même type de recherche de candidatures. Certains postes vont être davantage sur des candidatures entrantes, d'autres vont nécessiter du relationnel, du réseau et ce qu'on va appeler de la chasse ou de l'approche directe de candidats.
🎙️ Sandrine : “ Nous sommes une organisation multi-sites, c’est-à-dire que depuis Carcassonne notre équipe s’occupe de pourvoir tous les postes sur les différents sites de VIASANTÉ Mutuelle. “
Clémence : Et finalement, quels sont les plus gros défis à relever sur la partie recrutement aujourd'hui chez VIASANTÉ Mutuelle ?
Sandrine : C'est trouver la bonne personne pour chaque poste finalement. C'est d'arriver en tant que RH, que recruteur, à bien percevoir la personnalité professionnelle, mais aussi bien évaluer les compétences et le projet professionnel de la personne pour faire les bons choix tout simplement. Et intégrer des professionnels qui vont faire du chemin avec nous, et nous apporter autant qu'on va leur apporter à eux. Finalement, l'exercice même du recrutement et des entretiens qui est très important et qui est très déterminant.
Clémence : Comment est-ce que l’équipe de recrutement est-elle organisée dans l’outil ?
Sandrine : Sur Taleez chaque personne de l'équipe va s'occuper d'un portefeuille de recrutements de postes à pourvoir. Donc chaque personne est en charge de A à Z de la publication de l'offre au tri de CV, de la planification des entretiens, des échanges de documents pour les candidatures jusqu'à finalement l'embauche de la personne.
Ce qui est très intéressant aussi avec Taleez, c'est le fait de pouvoir centraliser des échanges de messages avec les candidats, puisque si une personne est en congés, d'autres membres de l'équipe peuvent prendre le relais !
Clémence : Est-ce qu'il y a des personnes qui arrivent en support sur le recrutement ? Peut-être des managers d'équipe ?
Sandrine : Les managers sont toujours très impliqués dans le processus. On fait toujours un brief avec eux pour bien comprendre le poste et le quotidien. Même si on connaît déjà un peu nos postes bien évidemment. 😇
Les managers peuvent parfois être sollicités dans la phase de tri de CV et confirmer qu'on a bien compris le besoin avant de passer des entretiens.
Ils sont aussi présents à l'entretien avec les RH pour qu’ils puissent vraiment creuser la partie plus technique et présenter le poste peut être de façon plus complète. Et puis nous, apporter vraiment notre compétence en questionnement du candidat.
Clémence : Comment tu organises tes entretiens à l'aide de Taleez ?
Sandrine : On utilise la fonctionnalité qui permet de prendre des rendez-vous de préqualification téléphonique via des liens automatiques. Cette fonctionnalité est très apprécié des candidats ! Lorsqu’on transmet le lien de prise de rendez-vous, on explique pourquoi on a pris la décision de ne pas les contacter directement, pour ne pas les prendre dans un moment au dépourvu.
Ça nous permet aussi de trouver un moment finalement où le candidat est disponible et que nous on est disponible à 100 % pour échanger avec lui. Après dans l'échange qu'on a avec le candidat, on trouve un créneau pour passer un entretien en présentiel qu’on planifie dans nos agendas avec les managers.
🎙️ Sandrine : “ On utilise la fonctionnalité qui permet de prendre des rendez-vous de préqualification téléphonique via des liens automatiques. Cette fonctionnalité est très apprécié des candidats ! “
Clémence : Comment est ce que tu construis tes formulaires de candidature ?
Sandrine :
📌 Nous avons une trame de formulaire commune qui va généralement indiquer la date de disponibilité et si c'est opportun, une fourchette de rémunération. Ça ne concerne pas par exemple les stagiaires mais surtout les postes en CDD ou en CDI.
📌 Et après, on a une trame en fonction du poste. On est amenés à rajouter des questions supplémentaires qui peuvent nous aider à comprendre soit les raisons de la candidature, soit par exemple comment la personne s'auto-évalue sur certaines compétences.
Généralement on ne fait pas des formulaires trop lourds ou compliqués, puisque le but étant de passer assez rapidement sur l'échange de vive voix.
Clémence : En plus des candidatures entrantes, est-ce que vous faites également du sourcing ?
🎙️Sandrine : “ Et de notre côté, on chasse sur des CVthèques ou des jobboards. On peut également connecter un plug-in Taleez pour sourcer les profils sur LinkedIn. ”
Sandrine :
Oui, tout à fait, l'avantage de Taleez c'est de pouvoir pallier aux besoins, c'est-à-dire :
la gestion de la diffusion des offres,
la réception et le tri des candidatures entrantes,
pouvoir rajouter des candidatures en vivier, via la cooptation…
On a beaucoup d'agences donc beaucoup de CV qui arrivent et qui nous sont transmis.
Et de notre côté, on chasse sur des CVthèques ou des jobboards. On peut également connecter un plug-in Taleez pour sourcer les profils sur LinkedIn.
Clémence : Tu as parlé de viviers, comment sont-ils organisés dans Taleez ?
Sandrine : Sur certains postes soit récurrents, soit avec des enjeux particuliers, on est amenés à créer des viviers dans Taleez. Ce sont finalement des moyens de garder en visibilité certains profils qui soit ne sont pas disponibles tout de suite, ou soit nous n'avons pas le poste tout de suite.
Une fois qu'on a le besoin ou que la personne est à nouveau disponible, on peut se recontacter et être efficace. Trouver rapidement les profils qui correspondent à ce qu'on recherche.
Clémence : Tu as des viviers peut-être par postes ou par situations géographiques ?
Sandrine : Les deux en même temps ! Comme on fonctionne en multi-sites, généralement un candidat qui postule à Périgueux ne va pas forcément être intéressé par un poste en Picardie. Donc généralement on fait un vivier pour tel poste sur telle zone par exemple pour nous faciliter la tâche.
Clémence : Suivez vous des statistiques liées aux sources des candidats ?
Sandrine : Oui complètement, c'est vraiment un bon indicateur pour nous. Ça nous permet de comprendre les comportements des candidats, d'évaluer si nos offres sont adaptées à nos cibles, et de pouvoir mieux s'y adapter finalement. On peut suivre les sources des candidatures mais aussi le taux de transformation (le nombre de candidatures versus le nombre de vues sur nos offres) par exemple.
Clémence : J'enchaîne sur un sujet un peu d'actualité. Comment Taleez te permet de sécuriser les données de tes candidats ?
Sandrine : Taleez supprime automatiquement les données des candidats après deux ans sans aucun contact avec eux via l'outil. Ce qui nous permet de rester en conformité RGPD naturellement et dans certains cas où les candidats nous font la demande, de supprimer leurs données grâce à la fonction d'anonymisation des fiches. Elle est très facile à utiliser et nous permet rapidement d'accéder à la demande des candidats qui le souhaitent.
🎙️Sandrine : “ Taleez supprime automatiquement les données des candidats après deux ans sans aucun contact avec eux via l'outil. ”
Clémence : Pour clôturer cette partie, quelles sont tes trois fonctionnalités préférées sur Taleez ?
Sandrine :
📆 J'adore les liens de prise de rendez-vous, ça nous permet de gagner beaucoup de temps et de trouver le bon moment pour joindre la personne. Avant on fonctionnait avec des messages vocaux interposés où finalement la personne n’était plus disponible, ou alors elle nous rappelle quand nous sommes en réunion... Cette fonctionnalité nous a vraiment apporté une vraie valeur ajoutée dans notre quotidien et elle est appréciée des candidats qui se sentent finalement pris en considération.
✏️ Une autre fonctionnalité (qu’on est en train de mettre en place), c’est les modèles d'offres d'emploi. On a certains métiers qui reviennent assez souvent, je pense notamment aux postes en agence, en relation client téléphonique ou à des postes administratifs par exemple.
Le fait de créer des modèles types nous permet déjà d'aller assez vite dans la publication de nos annonces et puis vraiment d'être constant dans la qualité de nos offres d'emploi.
✉️ Une fonctionnalité que j'aime beaucoup aussi et qui nous a beaucoup apporté, ce sont les modèles d’e-mails. On peut créer des e-mails types pour différentes situations : pour inviter un candidat à un entretien ou encore pour lui confirmer qu'on a bien reçu sa candidature spontanée ; tout au long de la vie de la candidature finalement. Ça nous permet d'avoir des messages qu'on peut personnaliser aussi en fonction de la situation. C’est à la fois un gain de temps et à la fois ça nous permet d'apporter des réponses qui sont travaillées. Et ainsi rester en phase avec notre marque employeur et la considération qu'on souhaite apporter aux candidats !
Clémence : On va passer à notre petit jeu, un peu, beaucoup, passionnément, pas du tout, les sujets clivants du recrutement.
Je vais te citer des sujets qui sont assez clivants dans le recrutement et tu vas pouvoir me dire quel est ton avis
Le recrutement à distance, est-ce qu'on l'aime ou est-ce qu'on ne l'aime pas ?
Sandrine : Un peu, pour les managers. C'est-à-dire que dans nos processus de recrutement, on fait en sorte dès lors que c'est possible, que le manager puisse recevoir le candidat ou la candidate en présentiel. C'est important autant pour nous, pour réaliser un entretien qualitatif et valider les éléments, mais aussi pour les candidats, pour mieux se projeter dans le poste et dans son futur rapport à son manager.
Et ma deuxième réponse c'est passionnément, pour nous le pôle recrutement. Comme je le disais tout à l'heure, nous sommes basés à Carcassonne et on recrute sur tous les sites de l'entreprise. Ça nous permet de faire le matin un entretien à Amiens, l'après-midi un entretien à Périgueux et en fin de journée, un entretien à Perpignan sans se déplacer, donc c'est très bien ! 😊
La transparence des salaires dans les offres d'emploi, est-ce qu'on aime ou est-ce qu'on n’aime pas ?
Sandrine : Je dirais beaucoup, dès lors que c'est possible évidemment ! Indiquer dans l'offre d'emploi des informations sur le package qui comprend une fourchette de rémunération si on le peut, mais aussi les avantages dans l'entreprise qui sont complètement complémentaires.
Et si ce n'est pas possible dans l'offre d'emploi, c'est toujours un sujet qui est évoqué lors du premier contact téléphonique avec le candidat. Dans tous les cas, on est toujours en mesure de donner à minima une fourchette. Si ce n’est pas possible d'indiquer un salaire précis, c'est l'occasion aussi de demander au candidat ses attentes, pour voir si on est en phase sur ce point.
Le recrutement au feeling pour choisir sa nouvelle recrue, est-ce qu'on l'aime ou est-ce qu'on ne l'aime pas ?
Sandrine : Un peu, puisqu'il faut être prudent sur le feeling. Chez nous c'est très important de garder cette part d'humanité dans le processus de recrutement, on ne mettra pas en place les entretiens fait par des robots par exemple, comme on peut le voir en ce moment.
On a mis en place un processus de recrutement qui nous permet d'être complémentaires dans l'évaluation des compétences, l'appréciation du profil professionnel de la personne et la compréhension de son parcours au travers des entretiens. Tout en laissant quand même une part d'humain, de relationnel, c'est quelque chose qui compte autant que les compétences.
Clémence : Sur ce sujet, je t'invite à lire un article de Pierre-André Fortin qui parle justement du questionnement de l'intuition dans le recrutement. Parce qu'on ne peut pas complètement se débarrasser de l'intuition, il faut accepter qu'il y ait un peu ce facteur-là dans le recrutement.
Les processus de recrutement en dix étapes, est-ce qu'on aime ou est-ce qu'on n’aime pas ?
Sandrine : Un peu. Alors chez nous il n'y a pas dix étapes puisqu'on fait en sorte de rendre le processus dynamique et participatif. On fait un entretien avec le RH et le manager ensemble, là où dans certaines entreprises ça peut être deux entretiens séparés. Ça nous permet de gagner en efficacité.
On s'adapte aussi aux besoins du recrutement. Une fois l'entretien passé, on peut être amenés à rajouter une étape suivante comme un entretien avec un N+2, ou un questionnaire de personnalité professionnelle qui est suivi d'un échange. Sans aller jusqu'au dix étapes, il est parfois nécessaire quand même de prendre le temps de valider tous les éléments pour que ça soit un choix étayé.
Clémence : Je rebondis sur ce sujet avec l'une de nos ressources internes qui est le carnet de route de Hélène Ly. Elle présente le recrutement en reprenant les 4 grandes étapes classiques d'un projet et elle les applique au recrutement. Elle va plutôt mettre l'accent sur le rôle de chacun et les actions que chacun doit prendre pour se repérer au mieux dans le process de recrutement.
L’IA dans le recrutement est-ce qu'on l'aime ou est-ce qu'on ne l'aime pas ?
Sandrine : Je serais tentée de dire pas du tout. Mais disons entre un peu, et pas du tout. Aujourd'hui les outils, notamment Taleez, se sont bien perfectionnés et sans forcément parler d'IA, nous permettent de gagner du temps dans certaines étapes et de rendre plus dynamique le processus par exemple.
Ce qu'on ne fera pas chez VIASANTÉ Mutuelle, c'est remplacer le rôle du recruteur dans son analyse, la façon dont il anime l'entretien, dont il questionne le parcours professionnel, ça reste vraiment pour nous un exercice humain. On est dans les ressources humaines, donc on remplace pas notre analyse du candidat par des algorithmes. 😇
On espère que cet épisode vous a plu !
Et si, à vous aussi, ça vous a donné envie de découvrir Taleez, n’hésitez pasà nous contacter.
À bientôt. ✌️
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